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Les 16 commandements de la com’interne

Nous avons récemment publié une infographie de qualité réalisée par enplug sur les bonnes pratiques à adopter en communication interne. Retrouvez leurs bons conseils sous forme de commandements, assortis des citations des grands influenceurs de notre époque.

1. Tu définiras un plan, une vision, une stratégie

Les bonnes idées nécessitent une bonne stratégie pour réaliser leur potentiel* – Reif Hoffman, fondateur de LinkedIn

Quel impact doivent avoir vos actions sur vos équipes, votre entreprise ? Comment y parvenir ? Quels sont vos axes d’amélioration ? Dans quels délais souhaitez-vous atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés ? Avant toute chose, commencez par répondre à ces questions avant de créer un plan ou de définir une stratégie de communication interne.

2. Tu utiliseras les bons outils

Je suis intimement convaincu que l’usage d’outils de communication efficaces influe fortement sur la manière dont nous pouvons apprendre les uns des autres*. –Bill Gates

Facilitez la communication interne avec des outils numériques efficaces comme :

  • Slack pour le chat interne (utilisé et approuvé par Madmagz), Yammer ou HipChat
  • Google Drive pour le travail collaboratif (également utilisé et approuvé par Madmagz)
  • des plateformes pour les emails, l’agenda, les documents, etc. (e.g. Google, Apple, Microsoft, etc.)

Lire aussi les outils 2.0 au service de la com’interne

3. Tu utiliseras le visuel

Les images permettent de transmettre des idées « faciles à consommer ».* –Kim Garst, PDG de Boom Social

Selon les statistiques, 65% de la population aurait une mémoire visuelle (“visual learners”). Pour les 35% restant, il est difficile de nier le fort impact des images. Bien utilisés, elles transmettent l’information de manière digeste et restent plus longtemps dans les esprits que le texte.

4. Tu (t’) amuseras

Le divertissement est central dans la manière dont je conçois les affaires. il a été essentiel dans tout ce que j’ai fait depuis mes débuts*–Richard Branson

Selon une étude menée en 2013 par PGi found, 88% de la génération Y veut travailler dans un environnement de travail social et sympa (“fun”). Des petites choses simples peuvent être mises en place. Chez Madmagz par exemple, nous avons intégré dans notre outil de chat interne un channel qui s’appelle “workwithmusic” où chacun peut partager ses titres préférés.

5. Tu mesureras dès que tu pourras

Tout ce qui est mesuré et surveillé s’améliore*–Bob Parsons, Fondateur de GoDaddy

Vous devez être capable de quantifier la performance de votre entreprise. Les chiffres doivent renseigner les employés sur la situation actuelle et passée de l’entreprise, la tendance sur le long terme, les objectifs atteints, les progrès réalisés pour y parvenir. Vous pouvez par exemple publier ces chiffres sur les panneaux d’affichage dynamique dans l’open space ou donnez à vos équipes un accès à ces données en ligne.

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6. Tu ne perdras pas de vue l’objectif global

Viser haut aide les gens à s’unir ; à mieux travailler ensemble*. –Fran Maier, fondateur de Match.com

C’est bien de communiquer sur des points spécifiques, mais cela ne doit pas se faire au détriment de la communication sur les grands objectifs, la mission globale de l’entreprise. Assurez-vous que vous communiquez bien sur ces points-là, en plus des sujets du quotidien.

7. Tu prévoieras des espaces d’expression pour les collaborateurs

Notre arme secrète pour construire la meilleure culture qui soit, c’est de donner les moyens de s’exprimer de façon transparente et honnête. Tous les membres de l’équipe contribuent à ce qu’est HelloSign, au quotidien. Il est donc essentiel à nos yeux de savoir ce qui marche et surtout ce qui ne marche afin que nous puissions progresser en permanence.* – Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Quelle est la valeur d’une idée jamais exprimée ? Mettez en place des dispositifs pour que vos équipes fassent des retours, expriment leurs idées, qu’il s’agisse du lieu de travail, de vos produits actuels et futurs, ou encore de l’entreprise dans son ensemble. Forum, chat, wiki, groupes sur le RSE, etc. Tout est bon à prendre !

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8. Tu encourageras la communication inter-services et la collaboration

Une communication efficace est indispensable pour réussir professionnellement, que ce soit au niveau interpersonnel, interne, organisationnel ou externe.* – Mike Myatt, fondateur et président de N2Growth

Si l’un des objectifs que vous vous êtes fixés est de permettre à vos employés d’apprendre les uns des autres, alors ne négligez pas la communication inter-services avec des réunions ou des sessions de Q/R.

9. Tu ne noieras pas le collaborateur sous un flot d’informations

Une communication interne efficace, c’est non seulement connecter les gens entre eux mais c’est surtout le faire avec la bonne information et au bon moment.* – Marijn Deurloo, PDG d’imgZine.

Restez simple, concis, et allez droit au but. Envoyez moins de newsletters internes mais communiquez les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Votre équipe vous en remerciera.

10. Tu ne te contenteras pas d’informer, tu susciteras une action

Les entreprises qui veulent rester compétitives et performantes doivent s’assurer qu’elles impliquent, motivent et inspirent leurs collaborateurs.* – Viktoria Tegard, Responsable communication interne de Virgin Atlantic Airways

Il est nécessaire d’informer ses équipes mais vos actions doivent donner lieu à du concret. Comme le dit Viktoria Tegard de Virgin Atlantic, la communication interne doit impliquer, motiver, inspirer les équipes pour aller plus haut, plus loin.

Pensez notamment à :

  • Intégrer des calls-to action dans vos messages,  
  • Partager des citations motivantes, la mission et les objectifs de votre entreprise,
  • Récompenser les personnes ou les équipes pour leurs réussites et leurs accomplissements.

11. Tu laisseras la porte de ton bureau ouverte

La communication ne peut pas toujours suivre une approche top-down. Au vu de la fluidité de l’information aujourd’hui, les dirigeants doivent être d’une écoute hors pair, ils doivent être capables de recevoir comme d’envoyer.* – Joseph Badaracco, Professor of Business Ethics, Harvard Business School

Lorsque l’on parle de “politique de la porte ouverte”, cela ne doit pas se limiter à l’espace physique. Chacun doit pouvoir communiquer facilement dans l’entreprise, même avec le top management. Et ce, que vous soyez une startup ou un grand groupe.

12. Tu resteras transparent(e)

La transparence commence par un changement d’état d’esprit–Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Pour Kevan Lee, plus qu’une politique, la transparence est un état d’esprit. Cette transparence est essentielle en communication interne. Elle génère confiance, responabilisation et dialogue ouvert.

13. Tu encourageras l’usage des réseaux sociaux dans le cadre professionnel

Ne pas utiliser les réseaux sociaux au travail commence à avoir aussi peu de sens que ne pas utiliser le téléphone ou l’email–Ryan Holmes, Fondateur et PDG de Hootsuite

Encouragez vos équipes à partager des photos d’eux au travail sur Facebook, Twitter, Instragram ou toute autre plateforme afin d’augmenter la visibilité de votre entreprise. Pensez notamment à des plateformes comme Sociabble qui favorisent le partage d’informations sur l’entreprise par les collaborateurs, clients, partenaires. 

14. Tu partageras des infos, actualités et tendances sur le secteur  

Si vous ne donnez pas l’information aux gens, ils l’inventeront pour combler le vide– Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Vos collaborateurs ne font pas simplement partie de l’entreprise, ils appartiennent à un secteur. Tous les membres de l’équipe doivent être à jour sur les dernières tendances du secteur, du PDG au webdesigner. Encouragez-les à partager des infos, tendances, articles sur le secteur.  

15. Tu valoriseras les collaborateurs et les succès de l’entreprise

La reconnaissance n’est pas une ressource rare. Vous ne pouvez pas l’épuiser.* – Susan M. Heathfield, HR Expert, About.com

Selon une étude sur le bonheur au travail réalisée en 2015 par Deloitte et Cadremploi auprès de 1 800 salariés, tous secteurs d’activités confondus, la reconnaissance du travail est considérée comme premier facteur d’influence de la qualité de vie au travail, alors que 7 salariés sur 10 ne se sentent pas reconnus à leur juste valeur.

16. Tu inculqueras une culture « client » 

La meilleure façon d’aider les employés à penser client ? Donner vie à ces clients !* – PDG & Fondateur d’Alison Davis, Davis & Company

Créez des profils de clients types, avec leur photo, ce qu’ils aiment et n’aiment pas, y compris leur série TV préférée et le genre de gateaux apéritifs dont ils raffolent ! Ainsi, vos clients deviennent réels, tangibles. Ils restent dans l’esprit des collaborateurs. Faites vivre ces « personas » avec l’équipe, au cours de conversations, dans des newsletters, ou encore sur l’affichage dynamique du bureau.

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Citations en anglais

  • Good ideas need good strategy to realize their potential.” – Reid Hoffman, Founder, LinkedIn
  • I’m a great believer that any tool that enhances communication has profound effects in terms of how people can learn from each other. » – Bill Gates
  • “Visuals express ideas in a snackable manner.” – Kim Garst, CEO, Boom Social
  • Fun is at the core of the way I like to do business, and it has been key to everything I’ve done from the outset.” – Richard Branson
  • Anything that is measured and watched, improves.” – Bob Parsons, Founder, GoDaddy
  • Appealing to a higher purpose helps everyone coalesce and work better together.” – Fran Maier, Founder, Match.com
  • Our secret weapon for building the best culture is open & honest feedback. Every team member contributes to our life at HelloSign, every day, so it’s crucial for us to know what’s working and more importantly, what’s not working so we can constantly improve.” – Gina Lau, Team Operations, HelloSign
  • Effective communication is an essential component of professional success whether it is at the interpersonal, inter-group, intra-group, organizational, or external level.” – Mike Myatt, Founder and Chairman, N2Growth
  • Effective internal communication not only connects people with one another, but also with the right information at the right time.” – Marijn Deurloo, CEO, imgZine
  • Companies who want to remain competitive and successful need to ensure they involve, motivate and inspire colleagues.” – Viktoria Tegard, Head of Internal Communications, Virgin Atlantic Airways
  • Communication can’t always follow the top-down model. With the fluidity of information in business today, leaders need to be masterful listeners; they need to be able to receive as well as send.” – Joseph Badaracco, Professor of Business Ethics, Harvard Business School
  • Transparency starts as a mindset change.” – Kevan Lee, Content Crafter, Buffer
  • Not using social media in the workplace, in fact, is starting to make about as much sense as not using the phone or email.” – Ryan Holmes, Founder and CEO, Hootsuite
  • If you don’t give people information, they’ll make up something to fill the void.” – Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center
  • Recognition is not a scarce resource. You can’t use it up or run out of it.”– Susan M. Heathfield, HR Expert, About.com
  • The best way to help team members focus on customers? Bring customers to life.” – Alison Davis, CEO & Founder, Davis & Company

 

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