Espace d’information et de partage, l’intranet est un outil essentiel pour la productivité comme pour l’engagement des salariés. Mais le vôtre dispose-t-il de toutes les fonctionnalités nécessaires pour être efficace ? Le site Ragan propose dans cet article cinq critères pour passer en revue votre intranet.
Au-delà d’un design bien pensé, d’une interface fonctionnelle et d’une gestion précise des contenus, votre intranet devrait disposer de ces cinq fonctionnalités utiles, voire indispensables au quotidien à l’ensemble des employés.
1) Un annuaire à jour : un annuaire de vos salariés, incluant leur photo et leurs coordonnées professionnelles, est primordial. Chacun d’eux peut ainsi trouver facilement des collègues, travaillant sur un même projet par exemple (surtout si votre société est très vaste), mais cette fonctionnalité aide aussi à l’intégration des nouvelles recrues. Compléter cet annuaire par un organigramme est également utile.
2) Un outil de recherche efficace : des dizaines de documents pertinents auront beau être à disposition, ils seront inutiles si les employés ne les trouvent pas. Et il ne suffit pas d’une arborescence logique et d’une interface intuitive : les salariés n’ont pas la même connaissance de l’intranet que vous, et surtout ils n’ont pas forcément le temps d’en explorer les différents niveaux. Tous les documents, articles et vidéos utiles devraient donc pouvoir être trouvés en quelques instants, grâce à un moteur de recherche efficace.
3) Des contenus engageants : votre intranet est aussi un espace de publication. Articles d’actualité, vidéos, infographies devraient y figurer en bonne place, et traiter de sujets variés, allant de l’évolution d’une réglementation à des témoignages clients. Des présentations simplifiées du fonctionnement de process internes peuvent aussi être appréciés ; cela permettra à chacun de mieux comprendre le travail de son voisin.
4) Un espace de reconnaissance : votre intranet doit également servir à fédérer vos salariés autour des valeurs de votre entreprise et de sa mission. Pour cela, rien de tel que de mettre en avant des projets ayant réussis, des employés méritants ou encore de nouvelles perspectives de business. Laissez aussi à chacun la possibilité de s’exprimer et d’échanger, par exemple grâce aux commentaires ou à des espaces de discussion.
5) Un centre de ressources : en plus d’un outil de recherche efficace, votre intranet devrait aussi disposer d’un espace de documentation, où les salariés peuvent retrouver rapidement comptes-rendus de réunions, documents sur les possibilités de formation ou encore brochures RH concernant les avantages offerts par l’entreprise.
