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5 minutes avec Stéphanie Pasquet, Responsable Communication interne de l’Afnic

Dans cette rubrique du blog, nous partons à la rencontre de professionnels de la communication interne. L’objectif : partager leur expérience et leurs bonnes pratiques. Aujourd’hui, rencontre avec Stéphanie Pasquet, Responsable Communication interne de l’Afnic.

L’Afnic est l’association française pour le nommage internet en coopération. Créée en 1997, elle est en charge de la gestion des noms de domaine en « .fr ». Cette gestion du .fr lui est confiée par l’État, suite à un appel d’offres renouvelé tous les cinq ans. Comme le résume Stéphanie Pasquet, Responsable Communication interne : « Si le .fr marche, c’est grâce à nos serveurs et à nos développeurs ».
L’Afnic est également opérateur technique de registres d’entreprises et collectivités ayant choisi d’avoir leur propre extension, telles que .paris, .bzh, .corsica, .alsace, .mma, .ovh, .leclerc ou .sncf
L’association compte 85 collaborateurs, implantés à Saint-Quentin en Yvelines. Les deux tiers ont des profils techniques et les autres exercent des fonctions diverses : commercial, marketing, communication, juridique, ressources humaines, finance, etc.


Stéphanie Pasquet, comment fonctionne la communication interne de l’Afnic ?

Nous disposons de plusieurs canaux de communication interne, écrits et oraux.
Nous avons ainsi une newsletter mensuelle, qui traite d’actualités chaudes. Le journal interne, qui paraît une fois par trimestre, se concentre sur les informations froides. Nous venons également de créer une newsletter spécifique, dédiée au projet de déménagement de l’Afnic. Et nous envoyons des mails sur des sujets divers (shooting photo, organisation de quiz/jeu-concours, visuels des événements organisés…)
Et depuis le Covid, il y a deux ans, nous développons de plus en plus d’événements internes.

 

Pouvez-vous nous en dire plus sur la communication interne événementielle de l’Afnic ?

Nous avons d’abord des événements récurrents, comme notre réunion plénière trimestrielle. Quatre fois par an, tous les collaborateurs viennent sur site pour écouter et échanger avec la Direction, les managers et les chefs de projet sur des sujets d’actualité. Nous partageons ensuite un repas sur place.
Il y a ensuite les « séminaires ateliers Afnic », ou « SAAF ». Ils se tiennent en principe une fois par mois et permettent de présenter le métier d’un collaborateur, l’activité d’un service ou un projet spécifique. Ils durent environ une heure et sont ouverts aux collaborateurs qui le souhaitent. Le dernier SAAF, par exemple, présentait la Fondation Afnic pour la solidarité  numérique (l’Afnic reverse 90 % des bénéfices du .fr à la Fondation). En général, ces événements réunissent une trentaine de personnes en présentiel. Mais, lorsque le format est mixte, beaucoup de collaborateurs se connectent à distance.
Nous organisons aussi des points d’information plus informels, en mode light, les « cafés gourmands », pour fêter un événement (par exemple les 35 ans du .fr en septembre dernier) ou à l’occasion d’une prise de parole (comme la présentation de notre CSE).
Et une fois par an, nous organisons le séminaire Afnic. L’édition 2022 a eu lieu au mois d’avril, après deux ans d’interruption due à la crise sanitaire.

Pendant le Covid, nous avons organisé les événements internes 100 % en distanciel. Nous avons ensuite évolué vers un format mixte. Aujourd’hui, nous revenons au présentiel.

Quels sont les principaux défis de la communication interne dans votre organisation ?

En tant que Responsable Communication interne, je m’adresse à tous les salariés. Il faut donc que les supports écrits soient compréhensibles aussi bien par les ingénieurs que par les juristes ou les Ressources Humaines.
Mais comme l’activité de l’Afnic est très technique, il y a un gros travail de vulgarisation à effectuer. C’est l’un de mes défis. Pour rédiger une news issue du service R&D, par exemple, il faut que je comprenne les informations données par les ingénieurs, que je les transcrive et qu’elles soient compréhensibles.
Je dirais aussi que l’un des plus grands défis de la communication interne est de parvenir à écouter, à anticiper, à sentir l’arrivée des nouveaux sujets. Il ne faut pas hésiter à mettre de côté ce qui n’est pas important pour privilégier les actualités chaudes, celles qui vont intéresser le plus de monde en interne. Il faut se fier à son instinct et être agile pour s’adapter rapidement.

 

Selon vous, quelles sont les principales caractéristiques d’une stratégie de communication interne réussie ?

Si ma stratégie de communication interne est réussie, je vais le savoir grâce aux statistiques. Toutes mes opérations sont très cadrées, avec des objectifs et des bilans.

Je regarde le taux de lectorat pour la newsletter interne, le nombre de participants et les résultats des enquêtes de satisfaction pour l’événementiel…
Même le journal interne est digital donc je vois ses statistiques. Pour notre édition spéciale du mois de décembre, à l’occasion du n°100, il y a ainsi eu 80 visiteurs uniques sur 85 employés.
Et nous avons  également des retours plus qualitatifs grâce aux mails de remerciements informels et à nos échanges avec les salariés, par exemple.

 

D’après votre expérience, quel média a été le plus efficace pour atteindre les employés ?

 

Le journal interne est le média auquel nos salariés sont le plus attachés. C’est aussi notre support le plus ancien. Il a été créé en 2006 et comporte entre 4 et 8 pages. L’une des rubriques les plus lues est le portrait de collaborateur. J’y mets en avant une personne dont je présente le métier ou le parcours.
Je suis assez autonome dans le choix des sujets. Je propose un sommaire, qui est validé par ma responsable, puis la Direction générale rédige l’édito à partir de ce sommaire.
Notre communication interne est assez ascendante, elle part souvent d’échanges avec les salariés. C’est en général sur cette base que je propose des sujets à ma hiérarchie. Nos événements récurrents comme la plénière trimestrielle ou le séminaire sont demandés par la Direction, mais pour les points d’info, et parfois les SAAFs, ce sont les collaborateurs qui suggèrent des idées.

 

Quels ont été les impacts de la crise sanitaire sur la communication interne de l’Afnic ?

 

Jusqu’en mai 2020, le journal interne était le seul canal écrit. Mais le contexte nous a poussés à créer une newsletter mensuelle : nous avions besoin de maintenir un lien avec les collaborateurs.
Au début, c’était un format court. L’un des premiers numéros contenait des photos des locaux déserts. Puis, avec le retour au bureau, nous avons publié des photos de collaborateurs masqués. Depuis, la newsletter interne s’est épaissie.
La crise sanitaire a aussi fait émerger une réelle demande en interne pour célébrer les choses en présentiel. Les collaborateurs ont besoin de se voir, de créer du lien, d’autant plus que l’Afnic a beaucoup recruté en deux ans. Lors du séminaire annuel, début avril, certaines personnes se sont rencontrées pour la première fois.

 

Avez-vous des conseils pour les professionnels de la communication interne ?

 

Je dirais qu’il faut être très vigilant sur la formulation et l’orthographe. Si je fais une faute de français, il en va de l’image de la communication interne et de la Direction. Bien relire et faire relire tous ses écrits est donc primordial.
Il ne faut pas hésiter non plus à se renouveler, à tester de nouvelles idées, de nouveaux formats, pour éviter que les collaborateurs ne se lassent.
Il faut également soigner ses mails de communication interne. Ils doivent être courts, synthétiques. Et l’objet du message a une importance capitale. Tout le monde reçoit de plus en plus de mails et a de moins en moins de temps pour les lire. 

Plus les communicants seront clairs et synthétiques, plus ils feront gagner du temps à leurs destinataires et plus ils seront compris

L’équipe Com’in remercie grandement Stéphanie Pasquet pour avoir accepté notre demande d’interview !