La communication interne a aujourd’hui largement dépassé sa fonction première de simplement informer les collaborateurs d’une organisation. La notion d’engagement est désormais sur toutes les lèvres : elle nous rappelle que la communication interne doit aussi générer de la motivation, soutenir une culture d’entreprise, et rayonner en externe. Cela dit, comment engage-t-on ? Ou plus précisément, pourquoi n’arrive-t-on pas toujours à générer de l’engagement ? Le site anglophone Employee Channel a listé 6 situations courantes où la communication interne fait défaut.

1- Vos collaborateurs sont noyés sous une quantité écrasante d’informations

Mails, chats en groupes, rendez-vous téléphoniques, et réunions interminables… Vos équipes sont très sollicitées, et les messages envoyés par la communication interne tombent souvent dans la catégorie “j’essayerai de lire ça plus tard”. C’est pourquoi il est indispensable de concevoir des messages concis et efficaces, avec des call-to-action explicites pour chaque message.

Pour faire encore mieux : l’information peut se trouver sur une plateforme (intranet, site d’actualité interne…) disponible sur ordinateur et mobile : vos collaborateurs n’auront qu’à s’y rendre pour retrouver ce dont ils ont besoin dès qu’ils le souhaitent, et depuis n’importe quel device. Vous n’aurez plus qu’à pousser les informations les plus essentielles avec une newsletter. Et pour rendre l’information plus digeste, pensez à travailler le design de vos articles et de vos newsletters : créez des templates, et diffusez des informations plaisantes à lire en gagnant du temps.

2- Votre communication interne n’est pas ciblée

Ce point va de paire avec le premier : vos collaborateurs sont submergés par une grande quantité d’informations. Si en plus, l’information n’est pas ciblée, vous risquez de les ennuyer, et de les perdre. Avec une information personnalisée, vous délivrerez une expérience bien plus qualitative, qui se rapproche davantage de celle offerte par la communication externe.

Vous vous dites que vous n’avez pas le temps ? C’est avant tout un problème méthodologique. Pour vos newsletters, créez des listes de destinataires très précises. Chaque mail pourra ainsi être envoyé à un, plusieurs, ou tous les groupes. Vous pouvez également créer une application mobile d’actualité interne, au travers de laquelle vous enverrez des notifications à telle ou telle catégorie de personnes (selon leur fonction, leur statut, etc.). Cela ne vous prendra pas plus longtemps que de cocher des cases…

3- Vous ne communiquez pas avec le bon canal

L’impact de la communication interne dépend de sa capacité à toucher chaque personne via le canal adapté. Il faut pour cela bien connaître votre cible – pourquoi pas faire une enquête interne pour demander à vos collaborateurs ce qui leur plaît le plus ? – Une fois les besoins et les habitudes de chacun identifiés, vous pouvez imaginer les outils les plus adaptés (il faut souvent mettre en place plusieurs outils car un seul ne suffit pas à satisfaire toutes les équipes !).

Par exemple, les mails ne seront certainement pas le meilleur canal pour toucher des collaborateurs n’ayant pas d’ordinateur ni d’adresse mail professionnelle : pensez plutôt au mobile et/ou à l’affichage !

Parfois, certains outils conviennent sur le principe, mais leur potentiel n’est pas exploité. C’est souvent le cas des intranets qui offrent une expérience utilisateur plus que médiocre. Dans ce cas, il convient de se demander si l’on veut “sauver le soldat intranet” et l’améliorer au maximum, ou s’il n’est pas préférable de créer un vrai site d’actualité personnalisé.

4- Votre communication n’est visuellement pas assez attractive

Mettre en forme l’information, cela prend du temps, et demande de la créativité. Mais c’est indispensable ! En effet, en produisant une information visuellement attractive, vous montrer à votre cible la considération que vous lui portez – tout comme une publicité montre aux clients de l’entreprise qu’ils sont estimés.

Vous êtes sur le point de diffuser un article un peu long ? Pourquoi ne pas en faire une infographie ou une vidéo en motion design ?

Vous voulez que l’on se souvienne d’une information en particulier ? Accompagnez-la d’un GIF humoristique !

Canva, Powtoon, Piktochart, Giphy… il existe un grand nombre de ressources ou d’outils gratuits pour vous aider ![LIRE : Les outils 2.0 gratuits au service de la communication interne]

5- Vous manquez d’authenticité et ne travaillez pas l’humain

L’objectif ultime de la communication interne est de créer du lien, un lien humain. Tout comme les RH, dont l’objectif est d’aider des personnes à atteindre leurs objectifs à tous niveaux.

Malheureusement, la communication interne peine parfois à travailler ce lien, et les salariés n’ont pas l’impression de vivre une expérience humaine et authentique. Pensez donc à mettre des personnes derrières vos messages : soyez chaleureux, demandez aux équipes comment elles vont, signez vos mails… Bref, vous n’êtes pas une machine, soyez A-U-T-H-E-N-T-I-Q-U-E !

[…et laissez les tâches automatisables aux robots pour vous concentrez sur l’humain ! LIRE : L’intelligence artificielle apporte plus d’humain en communication interne]

6- Vous ne mesurez pas l’impact de vos actions

Mesurez-vous la pénétration de l’information que vous diffusez au sein des équipes ? Connaissez-vous leur impact sur leur engagement ? Remplissez-vous vos objectifs ?

Commencez par définir vos objectifs et associez-les à des KPIs mesurables. Vous pourrez ainsi créer un dashboard visuel pour piloter vos actions en fonction de leur impact.