Alors que le télétravail se pérennise, la circulation fluide des informations en interne devient plus que jamais un impératif. Nous vous proposons aujourd’hui 7 pistes pour briser les silos en entreprise.
De nombreuses sociétés font face à une même problématique : le fonctionnement en silos. Les différentes branches travaillent de manière cloisonnée, sans communiquer suffisamment avec le reste de l’organisation.
Dans ce contexte, les salariés ignorent souvent ce que font leurs collègues des autres entités. Et, petit à petit, le sentiment d’appartenance à une structure commune disparaît, tout comme la volonté de travailler ensemble pour atteindre un objectif global.
Ce cloisonnement mène parfois à la rétention d’informations. Cela entraîne aussi une perte d’efficacité, car certaines actions deviennent redondantes. Tout cela complique le quotidien de chacun, faisant naître un sentiment de frustration, voire de mal-être au travail.
Comment briser les silos en entreprise
1) Identifier la cause de ces silos
Pour remédier à cette situation, il faut commencer par en identifier l’origine. Les silos peuvent provenir par exemple :
- d’un manque initial de communication transverse, qui n’a fait que croître
- d’une organisation trop verticale : les salariés sont encouragés à échanger avec leur hiérarchie, mais pas avec le reste de l’entreprise
- des longues périodes de télétravail, qui ont limité les discussions informelles entre collègues et compliqué les échanges
Pour identifier les causes profondes, menez un audit et créez des groupes de discussion avec des salariés représentant toutes les facettes de l’entreprise. Ce faisant, vous connaîtrez aussi l’ampleur de la situation et ses effets sur le quotidien des employés.
2) Inscrire la démarche dans la stratégie de l’entreprise
Une fois les causes identifiées, définissez un plan d’action, en lien avec les différentes parties prenantes.
Gardez en tête qu’il s’agit d’un processus assez lent : c’est toute la culture interne qu’il faut faire évoluer. De plus, une telle démarche n’est efficace qu’à l’échelle globale. Si certaines équipes ne sont pas assez impliquées, elles ne changeront pas leurs façons de faire.
Briser les silos devrait être un objectif de premier plan, inscrit dans la stratégie de l’entreprise et mesurable.
3) Impliquer les managers pour briser les silos à tous les niveaux
Il est important d’impliquer les managers dans la mise en œuvre du plan d’action. Ils doivent comprendre la nécessité de briser les silos et montrer l’exemple.
Ils peuvent aussi agir au quotidien, en repérant les situations où le partage d’informations avec une autre équipe serait pertinent. Aborder régulièrement ce sujet lors des points d’équipe aide aussi à faire évoluer petit à petit les habitudes de travail.
4) S’appuyer sur la communication interne pour diffuser les objectifs et la vision de l’entreprise…
Pour parvenir à briser les silos en entreprise, il faut que chaque salarié soit convaincu d’œuvrer dans le même but que tous ses collègues. C’est là qu’intervient la communication interne. L’un de ses objectifs devrait être de s’assurer que les employés connaissent la vision et les objectifs de leur société.
Cela passe par :
- la publication de dossiers de fond dans le journal interne (sur les grands défis du marché, la stratégie à moyen-terme, etc.)
- des prises de parole régulières des dirigeants pour présenter les objectifs de court-terme et les grands projets
- la mise en avant des salariés qui participent à ces projets
- le choix des angles pour traiter les différentes actualités
5) … et pour en présenter régulièrement les différentes facettes
Dans les grands groupes, il est parfois compliqué de connaître toutes les activités et tous les métiers qui coexistent en interne. Un fonctionnement en silos est alors inévitable.
Pour permettre à chacun de savoir ce que font les autres, la communication interne peut aussi :
- publier des articles présentant les différentes activités, filiales et sites
- faire des portraits de salariés et de métiers
- proposer des journées « Vis ma vie » pour permettre aux employés de découvrir de l’intérieur les autres activités et leur importance dans le fonctionnement global
6) Faciliter les rencontres entre les salariés des différentes branches
Le décloisonnement passe aussi par l’humain : il est plus facile d’échanger avec ses collègues lorsqu’on les connaît. Cet aspect est d’autant plus important aujourd’hui, alors que le télétravail se pérennise.
Les communicants internes et les RH devraient donc :
- organiser des événements transverses, regroupant par exemple tous les juristes ou tous les commerciaux. Les employés feront ainsi facilement connaissance avec leurs homologues ;
- proposer des séances de team-building, pour contribuer à créer une ambiance conviviale ;
- instaurer un système de parrainage, par exemple pour les nouveaux arrivants ;
- veiller, lors des formations internes, à mélanger des salariés de différents horizons.
Encouragez aussi les moments de détente conviviale, dans l’entreprise ou en-dehors. Ces échanges informels aideront aussi les employés à voir qu’ils partagent les mêmes problématiques. Ils adopteront alors plus facilement les actions mises en place pour y remédier.
7) Briser les silos en entreprise en proposant de nouvelles manières de travailler
La communication interne ne peut pas tout. Il faut aussi donner concrètement aux salariés les moyens de fonctionner autrement, surtout s’ils sont souvent en télétravail.
Pour cela, envisagez des actions telles que :
- l’harmonisation et/ou la refonte des différents process, afin que tous les employés disposent de bases communes
- la mise en place d’outils collaboratifs, structurés par projet plutôt que par équipe, et de groupes de travail pluridisciplinaires
- l’utilisation d’outils facilitant le partage d’informations, comme un réseau social d’entreprise ou encore une application de chat
- l’organisation de concours d’innovation participative, pour encourager la collaboration de métiers différents autour de problématiques communes
Briser les silos en entreprise implique de changer en profondeur les habitudes de travail. Mais, en montrant aux salariés les bénéfices apportés par le partage fluide des informations et le travail en commun, vous devriez assurer à la fois la réussite et la pérennité de cette démarche.
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