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Advans Group mise sur un support mi-journal, mi-newsletter pour informer ses différents collaborateurs

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Pour un groupe implanté dans plusieurs pays, l’un des meilleurs moyens de tenir ses collaborateurs informés sur l’actualité des différentes filiales reste encore le journal ou la newsletter interne numérique. De nombreuses entreprises hésitent néanmoins toujours entre le journal interne et la newsletter. Témoignage de Xavier Mongaboure, Responsable Marketing & Communication d’Advans Group, sur The ADVANSER, la nouvelle publication interne du groupe, à mi-chemin entre le journal et la newsletter, envoyée chaque trimestre au millier d’ingénieurs répartis dans 4 sociétés, 7 filiales et 6 pays.

Présentation de The ADVANSER, la nouvelle publication interne d’Advans Group

A mi-chemin entre l’e-newsletter et le journal interne numérique, The ADVANSER est la nouvelle publication interne d’Advans Group, un acteur européen de la sous-traitance en projets complexes et innovants. Un modèle hybride qui se caractérise et se justifie sur tous les plans :

  • Son objectif : “The ADVANSER a pour objectif de couvrir l’actualité des différentes sociétés qui forment Advans Group, mais aussi de leurs filiales respectives”.
  • Son format : une dizaine de pages
  • Son mode de diffusion : The ADVANSER est envoyé chaque trimestre par mail au millier d’ingénieurs du groupe, avec quelques copies imprimées.
  • Son contenu mixte : un mélange d’informations “métiers” sur les projets en cours dans les sociétés du groupe, “corporate”, sur les mouvements internes au niveau des managers et les événements internes, et enfin des “news” moins formelles mais tout aussi intéressantes, avec une interview “passion” d’un salarié.
  • La langue : Groupe international oblige, The ADVANSER est rédigé en anglais

Défi : créer une unité, sans jamais perdre de vue le positionnement de spécialiste de chaque société

Pour mieux comprendre le challenge de l’équipe de communication et le succès de cette nouvelle publication interne, revenons sur la structure du groupe. Advans Group est composé de 4 sociétés (ELSYS Design, AViSTO, MECAGINE et TES) et de 7 filiales, réparties dans 6 pays. Chaque entreprise a son domaine d’expertise : l’électronique pour ELSYS Design et TES, le logiciel applicatif pour AViSTO, la mécanique pour MECAGINE.

Dans un groupe international où l’expertise est ainsi répartie à travers le monde, “le défi de notre communication groupe est de créer une unité, sans jamais perdre de vue le positionnement de spécialiste de chaque société”, explique Xavier Mongaboure.

En interne, nous nous étions aperçus que les ingénieurs connaissaient l’activité de l’entreprise dont ils étaient salariés, mais nettement moins celle des autres entités. Mi-2012, nous avons donc décidé de mettre en place The ADVANSER, dans l’idée de mieux les informer de l’actualité de toutes les sociétés du groupe.

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Secret de fabrication ? Un modèle hybride entre journal et newsletter

Chaque numéro est composé d’une dizaine de pages. Il comprend un édito des fondateurs, la présentation de projets majeurs récemment réalisés, les recrutements/promotions au niveau des managers, quelques photos d’événements internes et enfin l’interview d’un salarié qui présente sa passion en dehors du travail – par exemple, Jérémy, passionné de chant lyrique, est revenu dans le numéro d’avril 2014 sur sa participation à la dernière saison de The Voice, sur TF1.

Avec The ADVANSER, nous souhaitons faire découvrir à nos collaborateurs toute la richesse du groupe.

Modernisation, internationalisation, généralisation

« Avant 2012, une newsletter interne était envoyée 2 à 3 fois par an aux ingénieurs français du groupe. Nous avons décidé de prendre cet existant pour base, d’enrichir son contenu, d’utiliser désormais la langue anglaise et de le diffuser 4 fois par an à tous nos collaborateurs.” La langue ne constitue-t-elle pas un frein? Non. Xavier Mongaboure argumente : “Nous sommes un groupe international, donc le choix de l’anglais était naturel. De plus, toutes nos équipes techniques et opérationnelles sont exclusivement composées d’ingénieurs, qui sont au minimum habitués à lire de la documentation technique en anglais”.

Une création semi-collaborative

Contrairement à la newsletter classique, souvent considérée comme un support de communication descendante, The ADVANSER est élaboré par le responsable de la communication, en consultation avec les différentes sociétés.

Un mois et demi avant la date de diffusion, je définis le sommaire du nouveau numéro en concertation avec les responsables des différentes sociétés du groupe. Je prends ensuite contact avec les personnes susceptibles d’êtres interrogées en vue de la préparation des articles ou des interviews.

“Une fois prêt, une semaine au plus tard avant sa date de diffusion, The ADVANSER est envoyé aux directeurs de toutes les sociétés ainsi qu’à la direction générale pour relecture”, ajoute Xavier Mongaboure.

Diffusion : mail, extranet, accueil

Puis il est diffusé en pièce jointe d’un email envoyé à tous les ingénieurs du groupe. Une copie est également déposée sur les extranets des différentes sociétés. Exclusivement numérique ? Non. Abandonner le papier reste difficile pour la plupart des entreprises. Xavier Mongaboure explique “on en imprime quelques exemplaires papier et on les met à disposition à l’accueil de nos différents centres”.

Ce support écrit vient en complément des différentes réunions de centres et séminaires que nous organisons chaque année. Nos ingénieurs font également des points réguliers avec leurs responsables d’affaires, qui les tiennent informés de l’actualité de leur société et de celle du groupe.

Résultats et évaluation : plus de 80% des 140 répondants se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits de son contenu

Les retours spontanés sont assez rares et ceux des lecteurs de The ADVANSER ne font pas exception. Néanmoins, précise Xavier Mongaboure “Quand je croise l’un de mes collègues, j’en profite souvent pour l’interroger sur le dernier numéro, pour savoir ce qu’il/elle en a pensé”.

Le groupe mène de façon plus formelle une enquête de lectorat. Fin 2013, l’étude de satisfaction menée auprès des ingénieurs français du groupe, qui représentent près des 2/3 des salariés, a révélé que “plus de 80% des 140 répondants se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits de son contenu”. Fin 2014, cette enquête sera élargie à tous les ingénieurs du groupe.

Les résultats attendus par le management ?

“Le management a des exigences essentiellement d’ordre qualitatif”, explique Xavier Mongaboure. “The ADVANSER doit mettre en valeur toutes les sociétés ainsi que leurs équipes. Montrer le groupe dans toute sa richesse et sa diversité : activités de services, développement de solutions technologiques (R&D) et soutien à des start-ups (ex : sociétés Wildmoka et Codlight)”.

Logo advans group

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