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[Ask Youssef !] Je réalise ma newsletter interne sur Outlook. Je n’ai aucune statistique. Comment faire ?

Dans cette série d’articles, Youssef Rahoui, fondateur et dirigeant de Madmagz Com’In, répond à des questions pratiques posées par des communicants internes.

Je réalise ma newsletter interne sur Outlook. Je n’ai aucune statistique. Comment faire ?

Il y a 5-6 ans, à notre grande surprise, nous nous sommes aperçus que la majorité des communicants internes que l’on rencontrait n’avaient pas d’outil pour leur newsletter interne. Donc c’était un peu du bricolage, par exemple un pdf envoyé sur Outlook.

Cela posait essentiellement 2 problèmes :

  • l’affichage sur mobile n’était pas optimal
  • il n’y avait aucune statistique sur la réception de cette newsletter, c’était vraiment une bouteille à la mer

Notre philosophie, c’est qu’il faut pouvoir justifier et mesurer l’impact de ses actions. Tant que la communication interne ne le fait pas, elle sera toujours un peu sous-estimée par la Direction générale : elle sera plutôt perçue comme un poste de coûts ou de production de contenus, et non comme une activité ayant un vrai impact sur la culture de l’entreprise.

Choisir une solution adaptée

Pour cela il existe plusieurs outils, dont le nôtre, qui est utilisé par un certain nombre de grands groupes.

 Il y a beaucoup d’autres outils d’emailing sur le marché, mais attention : ce sont souvent des solutions plus dédiées au marketing qu’à la communication interne.

Ce n’est donc pas l’idéal, notamment pour des raisons de sécurité :

  • les données sont souvent mélangées avec celles d’autres clients (ce que les DSI n’aiment pas)
  • si vous choisissez un outil américain, il ne respectera pas les règles du RGPD
  • et, si vous ne passez pas par la DSI, l’envoi massif d’emails depuis un serveur externe risque d’être bloqué

Ce sont donc des outils faciles à utiliser, mais qui posent des problèmes de sécurité et de délivrabilité.

Dans tous les cas, mieux vaut utiliser un outil professionnel. Ce n’est pas qu’une question de design, mais aussi de mesure de performance.

Cela vous permet aussi de segmenter les envois ou de faire des séquences programmées d’email : pour l’onboarding par exemple, le nouveau collaborateur reçoit pendant 5 jours un email quotidien qui lui présente les valeurs de l’entreprise, les outils utilisés, etc.

Ce sont autant de choses que l’on ne peut pas faire de manière artisanale avec Outlook.

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