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[Ask Youssef !] Quelles sont les étapes de la refonte d’un intranet ?

Dans cette série d’articles, Youssef Rahoui, fondateur et dirigeant de Madmagz Com’In, répond à des questions pratiques posées par des communicants internes.

Il y a plusieurs volets à prendre en compte.

La partie technique

D’abord la partie technique : qu’est-ce qui est faisable ou non, quels sont les souhaits de la DSI, ceux de la Direction, quelles sont les fonctionnalités dont les métiers ont besoin, comment adapter l’outil aux aspects juridiques du traitement des données…

Connaître la vision des collaborateurs

Puis il faut connaître la vision des collaborateurs. C’est le bon moment pour faire une enquête interne. Elle devrait porter sur la communication interne dans son ensemble et pas uniquement sur l’intranet. Posez des questions telles que :

  • Est-ce que vous vous sentez bien informés ?
  • Comment vous informez-vous ?
  • Quels sont les supports que vous privilégiez pour vous informer ?
  • etc.

Analysez ensuite les réponses selon les profils des collaborateurs, notamment l’ancienneté, l’âge ou encore le type de métier.

Le cahier des charges

À l’intersection de ces deux volets, vous arriverez à votre cahier des charges. C’est très important d’en avoir un, même s’il n’a pas besoin d’être très détaillé. Mais il faut avoir les idées très claires sur l’objectif de l’intranet et sur sa cible.

L’intranet est l’outil du collaborateur, donc il faut vous mettre à sa place. Comment est-ce qu’il arrive sur l’intranet, est-ce qu’il aura des difficultés de connexion…

Le sujet de la connexion est très sensible. La DSI vous dira toujours que ça marche, mais quand on fait les enquêtes internes les collaborateurs disent souvent qu’ils ont des problèmes, surtout en télétravail.

C’est donc le point sur lequel il faut challenger la DSI autant que possible. Ils auront tendance à mettre le curseur au maximum sur la sécurité. On peut le comprendre, mais ce n’est pas toujours justifié et ça détruit complètement l’expérience utilisateur : si l’accès à l’intranet est trop complexe, les salariés vont perdre patience et ils n’auront pas envie d’y retourner.