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Comment accompagner les collaborateurs dans la transformation digitale ? Retour d'expérience de la CCI Paris Ile-de-France

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Kering, Danone, Axa, Allianz, Orange… Alors que la transformation digitale des entreprises bat son plein, elles sont de plus en plus nombreuses à ouvrir leur académie digitale pour insuffler une culture digitale en interne et accompagner leurs collaborateurs dans cette transition. La dernière organisation à avoir franchi le pas : la CCI Paris-île-de-France. Retour d’expérience de Sybile Lavelle-Girault et Catherine Andrieu-Sabatier, respectivement responsable communication interne et chef de projet, sur ce dispositif ambitieux monté en un temps record.

Chiffres-clés de la CCI Paris IDF

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  • Entreprise : CCI Paris IDF
  • Activité : La CCI Paris Ile-de-France représente et accompagne au quotidien les 800 000 entreprises de la région capitale. Avec ses 24 écoles, elle forme également chaque année 31 600 jeunes dont 15 500 apprentis et 30 000 adultes en formation continue.
  • Nombre de collaborateurs :  5 200.

Contexte : un vaste programme de changement numérique

 La CCI Paris Ile-de-France lance en mars 2015 une Académie numérique à destination de l’ensemble des employés. Un dispositif porté par le réseau social interne “TELA”, lancé simultanément. Le lancement de cette Académie entrait dans le cadre d’un “vaste programme de changement numérique”. Pour la CCI Paris-Ile-de-France, explique Sybile Lavelle-Girault, c’était “un enjeu majeur dans un environnement financier de plus en plus contraignant ».

Cette transformation numérique passe notamment par une démarche collaborative et transversale. “Très rapidement, il a été décidé avec la direction de lancer ce programme de transformation numérique et d’embarquer le plus grand nombre via un programme de sensibilisation au numérique et une collaboration via le RSE. Objectif : que chacun acquiert un minimum de connaissances sur le numérique. C’est avant tout un changement culturel de passer au tout numérique pour des collaborateurs qui ne sont pas des “digital natives” » et ce, dans une entreprise de services, insiste Sybile Lavelle-Girault.

« Ce programme de transition numérique a été lancé par trois directions : la direction de la Communication, la direction de l’Informatique et la direction des Ressources Humaines”, précise Catherine Andrieu-Sabatier.

« Il s’agissait aussi de s’appuyer sur les talents numériques de la CCI Paris IDF que ce soit dans le personnel interne, chez les étudiants de nos écoles ou dans les start-ups incubées ».

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Source : CCI Paris Ile-de-France

L’Académie numérique : sensibilisation et partage de compétences

L’Académie numérique, c’est quoi ?

L’Académie de la CCI Paris Ile-de-France est un programme de sensibilisation, à l’issue duquel est délivré un « passeport numérique ». Concrètement, il s’agit d’un parcours en ligne, basé sur de courtes vidéos et quiz, permettant au plus grand nombre d’acquérir les fondamentaux du vocabulaire numérique et les bonnes pratiques d’usage à la CCI Paris Ile-de-France.

Durée de l’Académie

« L’Académie a démarré début mars et se terminera fin août », indique Sybile Lavelle-Girault. “Au total, la formation dure 5 heures environ, soit une heure par mois”.

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Provenance des contenus

« Pour les deux premiers épisodes (voir ci-dessous), c’était surtout de l’information brute », explique Catherine Andrieu-Sabatier. « Nous avons donc fait appel à nos partenaires, Orange et La Poste, et utilisé des contenus publics proposés par la CNIL et Transition Numérique. Nous avons récupéré des modules pré-existants et nous en avons aussi développé grâce à l’Echangeur PME. Les deux derniers épisodes – plus opérationnels – ont été réalisés en interne avec des collaborateurs ».

Quatre épisodes du plus général au plus opérationnel 

Catherine Andrieu-Sabatier insiste sur le fait qu’il fallait “que ce soit très rythmé par des publications fréquentes de contenus”. “Il y a au total quatre épisodes (entre mars et juin). On va du plus général au plus opérationnel ».

  • 1er épisode : « Le numérique qui nous entoure », qui reste très généraliste ;
  • 2e épisode : « Le numérique dans les entreprises et le monde éducatif », avec un focus sur les secteurs d’activité de la CCI Paris IDF, notamment la pédagogie numérique (MOOC, SPOCE, etc…) ;
  • 3e épisode : « Comment faire pour… ? Maîtriser l’usage professionnel des outils digitaux mis à disposition des collaborateurs par la CCI Paris Ile-de-France » ;
  • 4e épisode : « Comment faire pour … La suite ? ».

« Ces deux derniers modules sont beaucoup plus opérationnels : comment faire une conférence vidéo avec Hangout, comment partager un document sur le Drive, etc. »

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Fonctionnement et déroulement de l’Académie

Pour finaliser un épisode, il faut visionner 5 vidéos qui durent entre trois et dix minutes et qui débouchent sur un quiz d’une dizaine de questions qui permet de tester l’acquisition des connaissances. “Lorsqu’on échoue à un quiz”, précise Catherine Andrieu-Sabatier,”on a la possibilité de le repasser. Les questions changent au bout de la troisième fois. Nous avons essayé d’être le plus flexible possible”.

“En juillet et août, les collaborateurs ont la possibilité de passer leur passeport digital, qui repose sur une vingtaine de questions piochées au hasard sur l’ensemble des épisodes. On peut passer ce passeport autant de fois qu’on veut. Les modules aussi sont visionnables à volonté et quand les collaborateurs le souhaitent. Ce passeport sera inscrit dans le parcours formation des collaborateurs. Nous allons même délivrer un certificat et une bannière à mettre dans sa signature”.

A côté des 5 vidéos “obligatoires” de l’épisode, “nous avons mis du contenu qui permettait d’approfondir sur certains thèmes. Il y avait aussi des choses qui visaient telle ou telle population de l’entreprise”, explique Catherine Andrieu-Sabatier.

Tous les 15 jours, une conférence était également organisée. “Ces conférences étaient accessibles en présentiel et diffusées le lendemain sur “TELA”. Elles ont eu beaucoup de succès, notamment sur le réseau social interne de la Chambre de Commerce et de l’Industrie de Paris Ile-de-France. Nous avons fait appel à des intervenants externes comme par exemple Benoît Thieulin, responsable du Conseil National Numérique”.

Déroulement du projet

Logique numérique

”Sur ce projet couplé d’Académie et de RSE, nous étions vraiment dans une logique digitale”, raconte Sybile Lavelle-Girault, “à savoir lancer le projet dans un temps record. Nous n’étions pas dans une logique de développement lent, sur 3 ans, avec des batteries de tests… mais dans une démarche agile qui consiste à améliorer l’outil en continu ».

« Le projet à démarré à l’automne 2014 et l’Académie Numérique et le RSE ont ouverts en mars 2015. C’est donc un projet qui s’est déroulé dans des délais courts ».

 

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Source : CCI Paris Ile-de-France

 

Sponsoring interne

Pour ce double projet, la CCI Paris Ile-de-France a bénéficié d’un sponsor interne de taille. “Le directeur général adjoint, qui était alors en charge du programme de transition numérique, nous a beaucoup aidés. Nous avons pu prendre des décisions assez rapidement. Il était très disponible, vraiment investi”, explique Catherine Andrieu-Sabatier. “Oui, heureusement que nous avions ce soutien fort en interne”, renchérit Sybile Lavelle-Girault, avant de poursuivre : “J’essaye pour ma part de promouvoir le RSE comme un véritable outil de travail”.

Le DSI a également été très impliquée dans le lancement de l’Académie. Catherine Andrieu-Sabatier  raconte : “Le DSI – donc mon supérieur hiérarchique – a lui même fait sa révolution numérique et il a été porteur du projet. Il a compris les nouveaux enjeux et qu’il fallait être dans une logique d’expérimentation. Il a été un réel soutien dans nos projets”.

Communication, événementiel, gamification

Accent mis sur la pédagogie

”Nous avons axé notre communication sur la pédagogie – via des tutoriels. Il y avait aussi un groupe “aide” sur le RSE – sur lequel nous étions très réactifs », explique Sybile Lavelle-Girault.

Communication

“Pour communiquer sur notre Académie, nous avons utilisé notre newsletter interne qui est envoyée tous les 15 jours. La radio interne a aussi relayé l’information”. « Avant de lancer l’Académie, nous avons créé une petite web-série en 3 épisodes pour faire du teasing. Ces teasers ont remporté un vif succès d’autant plus que des collaborateurs étaient mis en scène. Il y a eu un buzz très positif ».

Gamification

La CCI Paris Ile-de-France a également eu recours à la gamification dans le cadre du lancement du RSE et de l’Académie : il y avait deux jeux. “Un jeu consistait en des points, que les collaborateurs gagnaient en réalisant des actions sur le réseau social. L’idée est de les pousser à utiliser les différentes fonctionnalités du réseau social. Un concours photo a également été lancé. Une condition pour y participer : avoir fait deux quiz. Il faut ensuite poster une photo sur le thème “tous numériques””.

Bilan

Chiffres-clés sur le RSE et l’Académie Numérique au 25 juin 2015

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Source : CCI Paris Ile-de-France 

Recommandations

  • Veiller à l’homogénéité des contenus.
  • Préférer des vidéos de courte durée (3’).
  • Soigner les quiz qui ont aussi une portée pédagogique.
  • Faire adhérer le top management à ce type de programme.
  • Importance del’exemplarité.
  • Inscrire l’académie numérique dans le plan de formation.
  • Intégrer une dimension incitative pour capter un large public.

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