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Comment assurer la réussite de votre événement interne digital ?

La digitalisation des événements s’est imposée lors du confinement, elle semble aujourd’hui devoir perdurer. Alors comment favoriser la réussite de votre événement virtuel ?

Alors que beaucoup espéraient un retour progressif à la normale après le confinement, la situation actuelle montre que nous devons plutôt nous habituer à vivre d’une autre manière pour limiter la propagation du virus.

Pour les entreprises, cela signifie aussi trouver des alternatives pour réunir leurs collaborateurs.

La première étape a bien sûr été la digitalisation des événements internes, que nous vous présentions dans cet article. Voici aujourd’hui quelques conseils pour assurer la réussite de votre événement virtuel.

Réussir son événement virtuel en 8 étapes 

 

1) Faire le point sur les outils disponibles

Organiser un événement virtuel, c’est d’abord choisir des outils informatiques adéquats. Prenez le temps de passer en revue les différentes solutions existantes. Espaces de réalité virtuelle, canaux de networking, conférences vidéo classiques… Le choix est vaste. Tout dépend de la nature de l’événement, des compatibilités avec votre système informatique et peut-être de votre budget.

Pensez aussi à mettre à jour les outils parallèles, comme la page de l’intranet concernant l’événement, par exemple.

2) Opter pour un événement virtuel interactif

Comme le rappelle le site Ragan, l’interactivité est essentielle lors des événements virtuels. Chaque participant sera seul devant son ordinateur. Son attention ne sera donc pas la même que s’il était présent dans la salle.

Intégrer de l’interactivité permet de maintenir son intérêt dans la durée. Sondages, quizz, espaces de chat, séances en petits groupes sont autant de moyens d’y parvenir. Pensez aussi à la gamification ou à l’organisation de mini-jeux concours.

3) Vérifier l’accessibilité

Si vous organisez un rendez-vous en ligne pour une partie de vos employés, comme les nouveaux embauchés par exemple, assurez-vous que toutes les personnes concernées pourront bien participer. 

La distance et le coût du voyage ne sont plus un problème, mais les fuseaux horaires peuvent le devenir si vos salariés travaillent dans différentes régions du monde. Assurez-vous de choisir un créneau qui convienne à la majorité d’entre eux. Et ce, sans déborder sur les horaires de travail classiques. Lorsque ce n’est pas possible, organisez plusieurs sessions.

Envisagez aussi des alternatives pour les employés non-connectés. Proposez-leur par exemple d’utiliser leur smartphone ou ordinateur personnel.

 

 

4) Anticiper la communication autour de l’événement virtuel

Pour que votre événement virtuel soit bien suivi en interne, prenez le temps de développer un plan de communication ad hoc. Article sur l’intranet, vidéo de présentation, rappels et teasing dans la newsletter sont autant de moyens d’attirer l’attention de vos salariés.

Si votre événement était physique, les participants auraient libéré du temps dans leur agenda pour s’y rendre. Offrez-leur cette possibilité, en vous appuyant notamment sur les managers pour faire passer le message.

Le jour J, prévoyez aussi d’utiliser le RSE et l’application interne pour communiquer en temps réel et inciter les employés à rejoindre l’événement virtuel.

5) Tester les outils bien en amont

Lors d’un événement physique, vous êtes sur place pour régler les éventuels problèmes techniques. Pour un rendez-vous virtuel, chaque participant et chaque organisateur est seul avec son ordinateur. Vérifiez donc à l’avance que :

  • les formats des présentations sont homogènes et compatibles avec la solution informatique choisie pour la diffusion
  • les différents éléments interactifs, comme les sondages, fonctionnent avec la majorité des navigateurs internet
  • chaque intervenant a bien une connexion efficace

Il s’agit de passer en revue, et de tester, l’ensemble des éléments susceptibles d’affecter l’expérience des participants.

6) Faire des répétitions avec les intervenants

Pour un événement physique, vous auriez probablement organisé une répétition avec les intervenants, ou au moins un briefing. Il en va de même ici.

Vérifiez qu’ils ont bien reçu, et lu, les différentes consignes. Vous devez vous assurer que :

  • leurs présentations auront la durée prévue
  • leur matériel informatique fonctionne, notamment leur casque et leur micro
  • la pièce où ils s’installeront a une bonne acoustique et une bonne luminosité

En parallèle, fournissez-leur un template pour le support visuel de leur présentation. Insistez aussi sur le fait qu’elle ne doit pas comporter trop de texte. Ce point est valable aussi pour les événements physiques, mais a une importance accrue pour le digital. Si les participants s’ennuient, ils vont se déconnecter et ne reviendront probablement pas.

7) Prolonger l’événement

Une fois l’événement virtuel terminé, pensez à prolonger l’expérience pour les participants. Envoyez des vidéos récapitulatives, mettez à disposition les principales présentations en replay… Organisez aussi des courtes réunions pour inciter les groupes de discussion à poursuivre leurs réflexions.

Plus votre événement virtuel sera complet et agréable, plus il favorisera le succès des suivants.

8) Penser aussi à l’organisation parallèle

Une fois l’événement virtuel lancé, les organisateurs auront sûrement besoin de communiquer entre eux. Pour leur faciliter la tâche, mettez en place un espace de communication dédié, sur une application de chat par exemple.

Prévoyez plusieurs fils de discussion pour les différents sujets, comme les problèmes informatiques éventuels, la gestion des contenus ou encore la communication. Assurez-vous que toutes les personnes concernées connaissent bien l’outil mis en place… Et testez-le en amont.

Réussir son événement virtuel, c’est donc aussi faire évoluer l’expérience employé. L’entreprise montre ainsi à ses salariés qu’elle a à cœur de maintenir un lien fort avec eux, et entre eux, tout en participant à l’effort commun pour limiter la propagation de l’épidémie.

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