Élément central de la communication interne, l’intranet d’hier n’est pourtant plus adapté aux usages d’aujourd’hui. Dans le cadre d’une refonte, voici comment sélectionner les fonctionnalités de l’intranet.
Encore simple site d’informations il y a peu, l’intranet devient un incontournable dans l’entreprise. Il est à la fois un espace de communication interne et un outil destiné aux salariés.
Cette évolution a été plus ou moins fluide selon les organisations. Certaines se retrouvent parfois avec un intranet tentaculaire et peu agréable à utiliser. Une refonte s’impose alors pour l’optimiser et améliorer l’expérience de navigation.
Définir son besoin pour bien adapter les fonctionnalités de l’intranet
Il y a presque autant d’intranets que d’entreprises. Chacune a ses besoins propres, ses particularités qui façonnent la structure de son site interne.
Pour savoir quelles fonctionnalités adopter pour le vôtre, il faut donc commencer par une définition précise de votre besoin. Ou plutôt, des différents besoins. Notamment :
- quelles sont les informations à diffuser (émanant de la communication interne, mais aussi des autres départements)
- quelles sont les informations dont les employés ont le plus besoin, auxquelles ils doivent pouvoir accéder rapidement
- et quels sont les impératifs liés à l’organisation de l’entreprise (donc le nombre de langue, l’accessibilité sur mobile, la présence d’espaces collaboratifs, l’accès à l’intranet groupe par les différentes filiales, etc.)
Tout cela impacte à la fois le design du front-office, mais aussi l’organisation du back-office.
Fonctionnalités de l’intranet et objectifs de communication
Ces besoins sont ensuite à mettre en parallèle avec l’objectif assigné à l’intranet. À vous de déterminer s’il doit être :
- un lieu de diffusion des actualités
- une bibliothèque améliorée où rassembler les différentes informations « froides »
- un point d’accès aux différents outils informatiques de l’entreprise, comme l’annuaire, le RSE, le catalogue de formation, les outils RH… L’intranet se fait alors digital workplace
- mais aussi un lieu d’échanges entre les collaborateurs
Ces objectifs peuvent parfois cohabiter. L’essentiel est que l’intranet soit un outil agréable et intuitif à utiliser. Sachant que certains critères devraient être communs à tous les types d’intranet.
Concrètement, pour quelles fonctionnalités de l’intranet faut-il opter ?
Une fois les grandes lignes définies, vous pouvez détailler plus précisément les différentes fonctionnalités de l’intranet. Ce sont elles qui vont ensuite former sa structure.
Ainsi, si votre intranet comporte plusieurs niveaux de navigation, n’oubliez pas d’y ajouter un fil d’Ariane. De la même manière, le fait d’opter pour un intranet en plusieurs langues a des impacts sur le back-office. Faut-il partager les bibliothèques d’images afin d’optimiser l’espace de stockage ? Si oui, une même bibliothèque peut-elle être accessible en plusieurs langues ?
De très nombreuses options émergent lorsque l’on passe en revue l’ensemble des fonctionnalités de l’intranet. Inspirés par le blog Cholab, nous vous proposons une liste d’éléments à envisager :
1) Pour la communication :
- la possibilité, pour chaque intranaute, de se créer des favoris pour accéder rapidement à certaines pages
- un organigramme interactif
- des mini-sites pour mettre en valeur certains événements ou projets
2) Les fonctionnalités de l’intranet en faveur de l’engagement collaborateur :
- l’accès à des blogs, alimentés par le top management ou selon des thèmes d’actualité
- des modules pour réaliser des sondages rapides
- un lien vers les offres d’emploi internes
3) Concernant la gestion des contenus
- l’archivage automatisé des documents
- la définition d’alertes pour la mise à jour des documents
- la traçabilité concernant les mises à jour et la publication des contenus
4) La recherche, au cœur des fonctionnalités de l’intranet
- une fonction d’auto-complétion lorsqu’une requête est tapée
- des filtres pour faciliter la recherche
- la prévisualisation des résultats de recherche selon leur typologie
5) Pour le e-learning
- un calendrier des formations
- un module d’inscription en ligne
- une bibliothèque des webinars accessibles à tous
6) Les fonctionnalités de l’intranet dédiées à son administration
- un accès rapide aux statistiques, téléchargeables en pdf ou sous Excel
- la gestion des droits utilisateurs et contributeurs
Le choix des différentes fonctionnalités dépend aussi de votre budget. Refondre un intranet a un coût qui, bien évidemment, augmente en fonction de la complexité du projet.
Afin d’être certains d’opter pour les bonnes fonctionnalités de l’intranet, pensez à organiser des groupes de travail composés de métiers variés, afin de bien recueillir les différents points de vue sur l’outil. Vous obtiendrez ainsi un intranet adapté à ses différents usages et à la diversité des profils qui l’utilisent.
