Outil qui permet d’atteindre l’ensemble des salariés, la newsletter doit avant tout être attractive. Voici comment bien construire sa newsletter interne.
Parce qu’elle arrive directement dans leur boîte mail, la newsletter interne doit immédiatement susciter l’intérêt des employés. S’ils ne prennent même pas la peine de l’ouvrir, elle devient inutile. Cet outil doit donc se différencier des autres canaux de diffusion interne.
Construire sa newsletter interne : quelques incontournables
Avant même de penser au contenu, il convient de réfléchir à l’objectif de la newsletter interne. Est-elle une lettre d’informations à part entière, concerne-t-elle un thème précis, ou sert-elle de substitut ou de supplément numérique au journal interne ? La réponse à cette question va définir l’ensemble des paramètres de votre newsletter.
La culture de l’entreprise est aussi à prendre en compte. Selon la liberté de ton dont vous disposez, vous pourrez être plus ou moins créatif. À vous donc de trouver le bon équilibre entre l’attractivité de la newsletter, et son alignement avec votre ligne éditoriale.
Opter pour la cohérence
Vous devez tout d’abord donner des repères aux lecteurs, afin de créer un rendez-vous. Si vos salariés sont impatients de découvrir le prochain numéro, le pari est gagné !
Le titre a alors son importance. À la fois attractif et facilement reconnaissable, son rôle est d’inciter les employés à ouvrir la newsletter. L’originalité du titre est d’ailleurs le premier de nos 9 conseils pour une newsletter interne efficace.
De la même manière, conservez d’une fois sur l’autre la même structure pour votre newsletter. Vos lecteurs s’y retrouveront ainsi plus facilement.
L’attractivité, maître-mot pour construire sa newsletter interne
Votre newsletter interne ne pourra être attractive que sous la forme d’un mail bien construit. Si c’est un pdf en pièce jointe, vous perdrez d’emblée une partie de vos lecteurs. Ce mail doit également être responsive. Construire sa newsletter interne uniquement pour un écran d’ordinateur, alors qu’une partie des employés l’ouvrira sur smartphone, est un écueil facilement évitable.
La longueur est un autre point essentiel à prendre en compte. Vous ne pouvez pas partir du principe que les salariés vont scroller jusqu’en bas. Il vous faut absolument optimiser la mise en page. Surtout que des blocs de texte trop importants risquent de décourager les lecteurs. Au contraire, l’image et la vidéo attirent l’œil. Jouez donc sur l’aspect visuel pour inciter les employés à s’intéresser aux différents contenus proposés.
Construire sa newsletter interne… Une fois pour toute
Selon la fréquence de votre newsletter (hebdomadaire, mensuelle,…), sa réalisation peut être assez chronophage. Disposer d’un template établi vous permet alors d’optimiser votre temps. Il est également plus simple de construire sa newsletter interne lorsque les différentes rubriques sont clairement établies à l’avance.
Une ou des newsletters ?
En tant qu’équipe de communication, vous créez sans doute la newsletter diffusée à l’ensemble des salariés. Mais gardez à l’esprit que d’autres directions ont sûrement leur propre newsletter pour informer leurs équipes.
N’hésitez pas à recenser tous ces outils. Cela vous permettra de :
- connaître leur nombre, pour vous assurer que certains employés ne sont pas ensevelis sous les newsletters (au-delà de 2-3 par semaine, ils ne les ouvriront plus) ;
- veiller à ce que ces lettres d’informations respectent bien la charte graphique et la ligne éditoriale de l’entreprise.
Vous pouvez tout à fait fournir des templates aux autres directions, ainsi que des consignes de réalisation, pour harmoniser et maîtriser l’ensemble de ces envois en interne.
Ces templates devraient à la fois être cohérents entre eux tout en se démarquant par certains éléments. L’objectif est que les employés puissent différencier visuellement ces newsletters.
Structure de la newsletter interne
Prendre en compte tous ces éléments vous permet d’optimiser l’organisation de votre newsletter. Sa structure de base peut être par exemple :
- un édito : un paragraphe suffit. Veillez à le confier à des personnes variées au sein de l’entreprise ;
- une photo de la semaine (ou du mois) et/ou un chiffre-clé : il s’agit d’attirer l’attention du lecteur par une information visuelle et marquante ;
- des éléments sur la vie de l’entreprise : portrait d’employé, présentation d’un site ou d’un métier, anecdote ;
- quelques actualités business ;
- éventuellement une rubrique plus ludique pour finir : jeu-concours, énigme, élément du type « Le saviez-vous »… Tout ce qui peut inciter les lecteurs à scroller jusqu’en bas de la page.
L’originalité peut ensuite être apportée par la mise en page. Vous pouvez également vous inspirer de ces 5 contenus pour continuer à dynamiser votre newsletter interne. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à préparer sa diffusion, et mesurer son efficacité pour en faire un outil toujours plus apprécié !
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