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Comment digitaliser les événements internes ?

Depuis le confinement, l’événementiel change de visage. Digitaliser les événements internes semble être une alternative, mais comment la mettre en œuvre ?

Loin d’être une simple solution de repli, la digitalisation des événements internes ouvre de nombreuses opportunités. Elle permet de renouveler le visage de ces rendez-vous, parfois encore un peu figés.

Digitaliser les événements internes, mais lesquels ?

Le terme « événements internes » regroupe une large variété de rassemblements. Ils peuvent concerner :

  • les vœux annuels
  • le séminaire d’une fonction (commerciaux, managers, experts…)
  • les journées d’intégration des nouveaux embauchés
  • la cérémonie annuelle d’innovation participative

Si certaines de ces occasions ont été annulées ou reportées du fait de la crise sanitaire, il est essentiel de maintenir les prochaines. Entre les deux mois de télétravail et les mesures sanitaires dans les locaux, les relations entre les employés ont été mises à rude épreuve. Plus que jamais, il faut donc maintenir et entretenir les liens humains.

L’événement, nouvelle forme de l’entreprise ?

D’autant plus qu’avec le télétravail prolongé, le sentiment d’appartenance à l’entreprise peut faiblir. Certains salariés ne sont pas encore revenus dans les locaux. Éloignés de leurs collègues et de leur bureau, ils ont besoin d’un réel contact avec leur entreprise, et pas simplement d’un fil de discussion sur un projet en cours.

Pour les nouveaux embauchés, ces problématiques prennent même une autre ampleur. Discuter autour de la machine à café n’est plus forcément possible et reconnaître des nouveaux collègues alors qu’ils portent un masque n’est pas évident. Pouvoir participer à des événements internes leur permettra donc de créer leur réseau professionnel et de rencontrer d’autres employés en-dehors de leurs cercles de travail.

L’événementiel à distance

La meilleure manière de respecter les règles sanitaires et de distanciation physique reste encore de ne pas regrouper tous les employés au même endroit. Il ne s’agit donc plus d’apporter un pan numérique à un événement, mais de le digitaliser entièrement.

Quels outils pour digitaliser les événements internes ?

Pour les événements les plus simples, ou en petits comités, les outils classiques de visioconférence peuvent suffire, comme :

  • Microsoft Teams, très répandu
  • Zoom, qui permet aussi de faire des sondages en live auprès des participants
  • Houseparty, pour des afterworks à distance

Mais ces outils ne permettent pas de proposer une expérience immersive aux salariés. De nouvelles solutions commencent à émerger pour cela, qui utilisent notamment la réalité virtuelle. Chaque employé, représenté par un avatar, peut se déplacer et engager la conversation avec les autres personnes qu’il rencontre. C’est cette option qu’a choisi le salon Sustain 2020, ce qui lui a permis d’augmenter le nombre de visiteurs par rapport à son édition physique de 2019.

Tout dépend de votre budget, du nombre de participants attendus et des fonctionnalités souhaitées.

Digitaliser les événements internes pour mieux les réinventer

Mais créer la version numérique d’un événement ne se limite pas au choix de l’outil. C’est l’ensemble du processus qui doit être repensé :

  • invitations
  • modalités d’accès
  • identification des participants
  • durée de l’événement
  • présentation des intervenants

Toutes les facettes de l’événement sont concernées.

Le public au centre des événements digitaux

Mais ce sont surtout les contenus qui sont impactés. Lors d’un événement physique, surtout en entreprise, les spectateurs n’osent généralement pas quitter la salle, même s’ils s’ennuient. Mais derrière leur écran d’ordinateur, ils pourront s’absenter sans que personne ne le remarque.

C’est donc à la communication interne d’élaborer un contenu captivant. Cela passe aussi par une sensibilisation à l’égard des intervenants. Ce n’est pas parce qu’untel est directeur de telle filiale que les employés vont l’écouter. Il ne doit plus se contenter de ce qu’il veut dire, mais doit tenir compte des attentes du public. L’art d’écrire un bon discours devient donc une compétence indispensable.

Digitaliser les événements internes pour mieux les animer

Pour les principaux événements, n’hésitez pas à créer des espaces numériques dédiés. Vous pourrez y mettre à disposition de nombreux éléments, comme :

  • les vidéos des interventions
  • des contenus complémentaires comme des vidéos et des podcasts
  • des liens pour approfondir les sujets abordés
  • un forum de discussion

L’événement continuera ainsi à vivre pendant quelque temps. Les retardataires et les absents ne perdront plus d’informations, les moments forts pourront être partagés et commentés… Des communautés de salariés intéressés par les mêmes thèmes peuvent également se créer.

Cette nouvelle manière d’envisager l’événementiel interne pourra se prolonger après la crise sanitaire. Tant qu’il n’a pas vocation à remplacer entièrement les contacts humains, l’événement digital offre une expérience nouvelle, parfois plus enrichie. Il facilite également le regroupement des employés en un même endroit, et ce, quelle que soit leur situation géographique.

Assurez-vous simplement d’opter pour une ergonomie simple et intuitive, afin de ne pas décourager les salariés les moins à l’aise avec les outils informatiques !

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