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Comment faire pour préparer un entretien annuel collaborateur

L’entretien d’évaluation est LE moment privilégié pour faire le point sur les compétences de chacun. Voici comment bien préparer un entretien annuel.

L’entretien annuel est avant tout un moment de communication. Au-delà de l’évaluation du travail accompli et des compétences, c’est une discussion qui s’engage. Elle donne à chaque salarié l’occasion d’aborder les sujets qui lui tiennent à cœur. La réussite de ce rendez-vous est donc essentielle au maintien de l’engagement des employés envers l’entreprise.

Préparer un entretien annuel, pour quoi faire ?

L’entretien annuel, ou entretien d’évaluation, permet de revenir sur l’année écoulée. Il pose également les bases pour préparer l’avenir professionnel de chacun au sein de l’entreprise, à court et moyen terme. Il doit être constructif pour le collaborateur ET le manager, afin que chacun puisse progresser.

S’assurer du bon fonctionnement de son équipe

Pour le manager, l’entretien annuel est l’occasion d’évaluer chacun des membres de son équipe. Quels sont les points forts et les axes d’amélioration, la réussite par rapport aux objectifs fixés… Il lui faut valoriser le travail fourni et fixer, en accord avec le salarié, ses objectifs pour l’année à venir.

Son rôle est aussi de s’assurer que son équipe peut répondre aux besoins de l’entreprise, actuels et à venir. Il doit donc se renseigner sur les formations existantes et proposer les plus adaptées à chaque personne. Il s’agit de faire monter les employés en compétences, en adéquation avec les souhaits de chacun.

Chaque employé prépare également son entretien annuel, et fait son auto-critique. Il a probablement des souhaits d’évolution, et de formation. Parfois, il aborde la question de l’augmentation salariale au cours de l’entretien. Le manager doit avoir anticipé ces différents points pour pouvoir y répondre. S’il doit éluder une question, ou n’y répondre que quelques jours plus tard, le salarié risque de se sentir frustré, et avoir l’impression de n’être pas écouté.

La relation managériale peut également être évoquée lors de l’entretien. Le manager doit accepter d’entendre les éventuelles remarques de son équipe, et reconnaître le fait qu’il a, lui aussi, des points à améliorer.

Se préparer à l’entretien annuel, mode d’emploi

La préparation tient en deux parties. Et la première commence dès le début de l’année. Il s’agit de noter régulièrement les forces, les réussites et les échecs des membres de l’équipe, ainsi que les pistes d’amélioration qui émergent. Ainsi l’entretien annuel sera un reflet plus exact du travail fourni par chacun, et ne sera pas biaisé par l’impression laissée lors du seul dernier projet réalisé.

La grille d’évaluation, base de la discussion

La plupart des grandes entreprises ont élaboré un document qui sert de support pour l’ensemble des entretiens annuels. Cette grille d’évaluation comporte les différents points à aborder lors de la discussion (forces et faiblesses, atteinte des objectifs, souhaits de formation, etc.). Manager et employé la remplissent chacun de leur côté, puis en discutent ensemble.

Mais elle doit rester un outil. Il ne faut pas s’empêcher d’aborder des sujets qui n’y figureraient pas, comme la relation managériale ou l’organisation de l’équipe. Pour bien préparer un entretien annuel, il faut donc garder en tête son objectif intrinsèque : s’assurer du bien-être au travail du salarié, afin qu’il continue à être motivé et à s’impliquer dans ses missions.

Pour que l’appréciation des compétences soit la plus juste possible, certaines entreprises ont mis en place une évaluation par les pairs. Le travail de chacun n’est pas jugé uniquement par son manager, mais également par les personnes avec qui il interagit au quotidien.

La check-list de l’entretien annuel

Pour résumer, la préparation de l’entretien annuel collaborateur passe par plusieurs phases :

  • tout au long de l’année, noter les succès et les échecs, les forces et les points d’amélioration de l’employé ;
  • puis, relire le compte-rendu du précédent entretien pour voir quelle a été l’évolution du salarié ;
  • sur ces deux bases (et en fonction des besoins de l’entreprise), élaborer des objectifs pour l’année à venir, se renseigner sur des formations possibles, et les proposer à l’intéressé lors de l’entretien ;
  • noter les points d’amélioration, de manière argumentée, afin d’être dans une posture d’accompagnement et non de critique ;
  • faire sa propre auto-évaluation, pour pouvoir en discuter plus librement si votre équipe vous suggère également des pistes d’amélioration.

Enfin, la date de l’entretien annuel doit être fixée en accord avec le salarié concerné. Déterminer le créneau au moins 2 semaines à l’avance permet d’avoir le temps de bien préparer l’évaluation.

Il faut réunir toutes les conditions pour faire de l’entretien annuel un moment privilégié, qui ne soit pas interrompu par des coups de téléphone ou abrégé par d’autres obligations qui auraient pu être anticipées. Car une écoute attentive reste l’élément indispensable pour la réussite d’un entretien annuel !

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