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Comment onboarder massivement ?

Les premiers jours d’un employé dans une entreprise sont essentiels à son engagement durable. Mais dans un contexte de fort recrutement, comment onboarder massivement ?

La façon dont chaque nouvel employé est accueilli dans l’entreprise est déterminante. Cela joue dans sa décision de rester au-delà de sa période d’essai, et dans son implication sur le long terme.

Onboarder pour fidéliser

L’onboarding désigne la phase d’intégration dans une société. C’est un processus essentiel qui doit être préparé soigneusement. Il concerne :

  • l’arrivée proprement dite du nouveau salarié
  • son intégration dans l’équipe
  • sa découverte de la culture d’entreprise…

L’onboarding dure donc le temps que le nouvel arrivant prenne ses marques.

Un processus très personnel

Intégrer un nouveau collaborateur implique de lui porter une attention particulière. Il s’agit de le guider, de l’accompagner dans les différentes démarches administratives… Et d’être disponible pour répondre à ses questions.

Chaque personne arrive avec son expérience, ses attentes et pour une mission spécifique. L’onboarding est donc nécessairement un moment de discussions et d’écoute.

Des étapes obligatoires

Pour autant, tous les nouveaux salariés passent par les mêmes phases. Ils doivent remplir les mêmes démarches, disposer des mêmes informations générales sur l’entreprise…

Pour onboarder de façon optimale, une société doit donc trouver le bon équilibre entre normaliser le processus et permettre sa personnalisation. Il faut que chacun se sente accueilli et pris en compte.

Onboarder massivement et efficacement

Pour les grandes entreprises qui recrutent beaucoup, ou les startups en pleine croissance, un même problème se pose alors. Comment accorder suffisamment d’attention à chacun de ces nouveaux salariés ?

Formaliser l’onboarding

La première étape est de rédiger le processus d’onboarding. Il s’agit de s’assurer que les nouveaux arrivants aient tous la même expérience. Cela facilite également la tâche des managers : ils peuvent se laisser guider et suivre les différentes étapes.

De la même manière, réalisez un livret d’accueil pour les nouveaux salariés. Ainsi, ils disposeront tous de l’ensemble des informations nécessaires à leur bonne intégration.

Onboarder en préservant l’aspect humain

Vous pouvez aussi mettre en place un dispositif de parrainage. Les nouveaux employés doivent avoir un référent à qui poser leurs questions et qui va les accompagner. Et les managers ne sont pas toujours suffisamment disponibles pour jouer ce rôle. Vous pouvez alors demander à vos salariés de longue date de devenir les interlocuteurs privilégiés des nouveaux arrivants.

Disposer d’un pool de parrains permet de conserver un côté humain et personnalisé à l’onboarding, même lorsqu’il concerne des dizaines de personnes en peu de temps.

Vous pouvez également créer un pack de bienvenue qui attendra chaque nouvel employé sur son bureau. Mug, casquette ou encore sac en tissu aux couleurs de l’entreprise représentent une petite attention, mais sont aussi une marque concrète de bienvenue.

Mettre en place des outils dédiés

Lors d’un onboarding massif, les tâches administratives sont démultipliées. Et même si un nouvel arrivant est bien entouré, son sentiment d’être bien accueilli est également lié à des aspects concrets : signature des différents documents, création de ses accès informatiques, découverte des formations proposées… Autant d’éléments qui peuvent être digitalisés.

Plusieurs acteurs proposent ainsi aujourd’hui des plateformes dédiées à l’onboarding, comme Talentsoft ou HeyTeam, par exemple. Ces solutions regroupent les formalités RH, les contacts des différents interlocuteurs, des formations en e-learning, des boîtes à idées… Certaines intègrent aussi des forums de discussion entre nouveaux arrivants.

Onboarder par l’événementiel

Lorsque de nombreux salariés arrivent en même temps dans l’entreprise, celle-ci doit aussi s’assurer de la bonne diffusion de ses valeurs et de sa culture. Pour cela, elle peut organiser des événements dédiés.

Journées d’intégration

Inviter vos nouvelles recrues à des journées d’intégration leur permet de découvrir à la fois l’entreprise et leurs collègues.

Cet événement doit être à la fois chaleureux et utile. Il devrait permettre aux employés d’en apprendre plus sur :

  • l’entreprise elle-même, et ses éventuelles filiales et/ou maison-mère
  • sa stratégie et ses objectifs de moyen et long-terme
  • l’équipe dirigeante, qui peut venir se présenter en personne
  • les possibilités de carrière offertes

Des ateliers et activités de team-building permettent aussi de faire connaissance avec les autres nouveaux arrivants. Cela facilite la création des réseaux de chacun, tout en accélérant l’intégration dans l’entreprise.

Encourager les rencontres

Un employé qui noue des liens amicaux avec ses collègues se projette plus durablement dans une société. Son quotidien et la poursuite de ses missions s’en trouvent également facilités, car il sait vers qui se tourner en cas de besoin. Afterworks, tournois sportifs, activités régulières de teambuilding prennent alors leur importance.

Car pour onboarder massivement et efficacement, il s’agit surtout de permettre à tous ces nouveaux arrivants de trouver leur place dans l’entreprise.

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