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Comment réussir l’accueil à distance des nouveaux collaborateurs ?

La vie de l’entreprise reprend son cours, mais le retour dans les locaux n’est pas encore la norme… Dans ce contexte, comment réussir l’accueil à distance des nouveaux embauchés ?

Depuis la mi-mars, de nombreux embauchés découvrent leur nouvelle entreprise… depuis chez eux. C’est alors toute l’expérience employé qui est remise en cause. Or, la façon d’accueillir un nouvel arrivant joue un rôle majeur dans son engagement et sa motivation.

L’accueil à distance des nouveaux collaborateurs doit donc devenir un process à part entière, afin que leurs débuts dans la société se déroulent dans les meilleures conditions possibles.

Accueil à distance des nouveaux salariés : modalités pratiques

Comme dans un processus classique, il convient d’abord de s’assurer que les différentes formalités administratives ont bien été réglées. Elles aussi peuvent se faire à distance, notamment grâce aux solutions de signature électronique.

Faire venir l’entreprise au salarié

Comme le salarié ne peut pas venir dans l’entreprise, c’est à l’entreprise de venir à lui. Avant le jour J, il est ainsi nécessaire de lui faire livrer le matériel informatique nécessaire, ainsi que les règles de sécurité liées.

En parallèle, le manager devrait également lui envoyer un « Welcome pack », contenant notamment :

  • ses nouvelles coordonnées professionnelles et ses différents codes d’accès
  • un planning présentant le déroulé de l’onboarding
  • les liens vers les principaux outils internes (solutions utilisées par l’équipe, SIRH, intranet, site du CE…)
  • les coordonnées des personnes à contacter (le manager, le parrain ou « buddy » éventuel, le RH référent…) et un organigramme de l’équipe
  • et les documents facilitant son intégration (le livret d’accueil, différents contenus de présentation de l’entreprise, guide du télétravail…)

Ce « Welcome pack » digital peut également avoir un volet physique. Recevoir chez soi quelques goodies avec le logo de la société et un mot de bienvenu, par exemple, permet de concrétiser son entrée dans sa nouvelle entreprise.

Cette première phase fait donc intervenir à la fois les RH, le service informatique et le manager. Pour optimiser le process et ne rien oublier, mieux vaut le formaliser. C’est ce que propose par exemple Trello, dans un tableau dédié.

L’accueil à distance d’un nouvel embauché : côté manager

Le manager a un rôle essentiel dans la réussite de l’accueil d’un nouveau salarié. En principe, le premier jour commence par un accueil physique, une visite des locaux et une présentation de l’équipe.

À distance, le premier jour devrait donc démarrer par une conversation (vidéo) entre le nouvel arrivant et son manager, à un horaire convenu à l’avance. Cela permet d’entamer concrètement la collaboration.

Cette discussion a notamment pour but de :

  • rappeler le rôle et les objectifs de l’équipe, ainsi que sa composition
  • présenter en détails le poste du nouvel arrivant
  • et expliquer le déroulé concret de la mission, avec les premiers objectifs, les tâches attendues et le calendrier global.

Un accueil à distance et en plusieurs étapes

Lors du premier jour dans une entreprise, on est souvent submergé d’informations à retenir. C’est encore plus vrai à distance, où il faut se concentrer sur son écran en faisant abstraction de ce qui se passe autour de soi.

Le manager devrait donc être attentif à prévoir des points courts, répartis sur les 2-3 premiers jours, afin que son nouveau collègue ait le temps d’assimiler les flux d’informations sur :

  • les principaux outils utilisés par l’équipe, pour la réalisation des missions comme pour les échanges informels
  • le ou les documents regroupant les différents process
  • la réalisation concrète des missions (ces éléments peuvent être transmis via une passation à distance avec le prédécesseur sur le poste)
  • mais aussi les autres aspects de l’entreprise, comme l’offre de formation (notamment en e-learning), le fonctionnement du CE…

Certaines problématiques émergent spontanément lors d’un onboarding classique, il faut donc penser à les aborder malgré la distance. Ainsi, le manager devrait s’assurer que son nouveau collaborateur est à l’aise avec les outils numériques. Un jeune âge n’est pas forcément synonyme de familiarité avec l’informatique, et inversement !

Prendre le temps d’accueillir

Ce qui est vrai en présentiel l’est encore plus à distance. Le nouvel arrivant aura probablement beaucoup de questions, auxquelles il est nécessaire d’apporter des réponses. Cela peut être le rôle du manager comme du parrain, ou « buddy » (un membre de l’équipe qui accompagne et guide son nouveau collègue lors de ses débuts dans l’entreprise).

L’un comme l’autre peuvent proposer des points réguliers au nouvel arrivant, et le rassurer sur leur disponibilité. Dans un contexte d’accueil à distance, il faut absolument éviter que le nouveau collaborateur se sente seul et livré à lui-même.

L’accueil à distance réussi, un travail d’équipe

Le nouvel arrivant doit se sentir accueilli par son manager, mais aussi par sa nouvelle équipe. Ainsi, la prise de contact avec le manager, en vidéo, devrait être suivie par celle avec le buddy.

Pour rencontrer le reste de l’équipe, il convient de programmer des cafés ou déjeuners à distance, avec une ou deux personnes à la fois. Tous devraient également souhaiter la bienvenue à leur collègue via la messagerie instantanée, en se présentant en quelques mots.

Il est également important d’inclure rapidement le nouvel arrivant dans les canaux de discussion informels, les afterworks digitaux, ainsi que les quizz ou autres animations mises en place dans l’équipe.

  

L’accueil à distance, première étape vers l’accueil physique

Un jour ou l’autre, le nouveau collaborateur viendra dans les locaux de l’entreprise. Le manager devra alors être là pour l’accueillir et le guider, et lui présenter les différences par rapport au travail effectué à distance.

En attendant, il faut que le nouvel arrivant puisse s’intégrer dans l’entreprise au-delà du cercle (parfois restreint) de son équipe. Pour cela, il est possible de créer sur la messagerie instantanée un canal de discussion dédié aux jeunes embauchés. Ils pourront ainsi s’entraider et commencer à construire leur propre réseau. Ils auront ainsi en main tous les atouts pour réussir leur intégration dans l’entreprise !

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