Une faute de frappe ou le manque de créativité dans des propos n’est pas un problème insurmontable lorsqu’on communique. Cependant, à long terme, une mauvaise communication peut ternir la crédibilité d’une personne, d’un service, de l’entreprise elle-même et nuire au moral des employés.
De même, une communication « mal équilibrée » peut engendrer de la méfiance de la part des équipes et créer par conséquent un manque d’engagement et de productivité. Comme le dit le site Ragan : « qui veut travailler pour une entreprise qui diffuse régulièrement des messages étranges ou confus ? »
Partant de ce constat, le site a donc publié un article mentionnant cinq règles à respecter pour favoriser une communication interne efficace. Voici ce qu’il faut retenir !
Confiance et maîtrise
Votre communication doit refléter une certaine maîtrise de soi. Vous devez clairement être sûr de vous et avoir confiance dans ce que vous écrivez ou dites. Pour cause, si vous manquez de confiance dans vos échanges et plus globalement dans votre communication, si vous ne fournissez pas d’instructions claires et précises, de commentaires et/ou d’explications sur l’orientation de la société (par exemple), vous perdrez l’intérêt de vos collaborateurs et réduirez leur motivation.
Selon le site, la transparence et la confiance sont primordiales autant pour les bonnes que les mauvaises nouvelles. Une communication basée sur la transparence témoigne en effet d’une certaine confiance envers les collaborateurs. Cela peut les rassurer.
Cohérence
Selon PoliteMail, les emails envoyés chaque semaine, le même jour et à la même heure, ont tendance à générer des taux d’ouverture beaucoup plus élevés. Une cohérence au niveau « timing » qui doit également être présente dans le ton du courriel ou de tout autre message diffusé quel que soit les canaux utilisés.
N’oubliez jamais que le silence a tendance à susciter l’inquiétude, explique le site Ragan. Vos messages réguliers doivent donc être rassurants, encourageants, informatifs et constructifs pour les salariés.
Brièveté
Vidéos, emails, articles, réunions, résumés…. Rien ne doit être trop long. Être concis traduit le respect. Une communication efficace repose donc sur une bonne sélection des informations à transmettre.
Compassion
Communiquer en ayant une compassion sincère permet aux employés de savoir qu’ils sont précieux pour l’entreprise et respectés. La personnalisation en fonction des collaborateurs est également un bon moyen de créer une communication attrayante.
Dynamisme
La forme est aussi importante que le fond. Le site Ragan préconise donc d’utiliser des visuels, de raconter des histoires amusantes et engageantes sur des collaborateurs ou des équipes. L’idée est d’apporter un peu de « peps » à des sujets parfois monotones.
Pour conclure, gardez en tête que chaque échange avec les employés est une occasion de renforcer leur confiance et leur engagement envers l’entreprise.
