Appuyer sur "Entrée" pour passer au contenu

Construire sa campagne de communication pour un événement interne digital

La date et les contours de votre prochain grand rendez-vous interne sont fixés, et vous devez désormais en informer les employés ? Voici comment élaborer une campagne de communication pour un événement interne digital.

Dans l’organisation de votre événement interne, la campagne de communication est une étape primordiale. Il vous faut bien sûr informer les salariés de ce qui se prépare, mais surtout leur donner envie d’y participer. Pour cela, nous vous proposons aujourd’hui cette check-list.

Les 6 étapes de la campagne de communication pour un événement interne digital

 

1) Construire une identité visuelle et éditoriale

Comme la campagne de communication va concerner un événement en ligne, il faut que les contenus soient très rapidement identifiables. En un coup d’œil, les employés doivent pouvoir reconnaître le thème.

Déclinez donc l’identité graphique de votre événement sur les différents supports de communication. Ainsi, les contenus donneront un aperçu de l’ambiance du rendez-vous digital. De la même manière, reprenez le ton éditorial et le corpus d’éléments de langage qui seront utilisés le jour J.

2) Tirer des leçons de la précédente édition de l’événement interne digital

Le meilleur moyen d’optimiser votre campagne de communication pour un événement interne digital, c’est d’examiner les chiffres de la précédente édition. Ou, à défaut, d’un ancien rendez-vous interne ayant à peu près la même ampleur.

Vous aurez ainsi des données concrètes sur le taux de participation, la durée moyenne de connexion, le taux de clics dans les mails d’invitation… Et vous pourrez vous appuyer sur les commentaires laissés par les salariés. Avaient-ils tous eu connaissance à temps de l’événement ? Les explications sur les modalités d’accès en ligne étaient-elles suffisamment claires ? Autant d’aspects qui vous permettront d’ajuster la pertinence de vos contenus et la durée de la campagne.

3) Établir un rétroplanning précis pour la campagne de communication

Avant même de vous lancer dans la création des contenus, faites un calendrier précis de votre campagne. À quelle distance de l’événement allez-vous commencer à communiquer ? Très en amont, vous risquez de créer de la lassitude. Et à proximité du jour J, vous n’aurez peut-être pas le temps de convaincre beaucoup de salariés de participer…

Définissez donc des dates-clés pour :

  • le lancement
  • les différentes publications pour présenter l’événement plus en détails
  • les relances pour l’inscription
  • et les derniers rappels, par exemple 48 heures avant puis le jour même

D’une manière générale, pour un événement de grande ampleur vous devriez communiquer plusieurs semaines avant le jour J. Cela permettra aux salariés intéressés de s’organiser pour dégager du temps dans leur planning.

4) Soigner l’annonce… et l’ensemble des contenus

Le premier contenu publié va donner le ton pour le reste de la campagne de communication. Selon le thème de l’événement (et la culture interne), vous pouvez même opter pour un teasing assez court, suivi quelques jours plus tard d’une publication plus explicative. Pensez à intégrer le bouton d’inscription dès ces premiers contenus.

Ensuite, rappelez-vous que les salariés ne liront probablement pas vos contenus en entier. Assurez-vous donc de produire des textes courts, où les principaux éléments seront bien visibles. Variez les informations à chaque fois, par exemple en dévoilant certains moments-clés de la journée à venir : le nom de quelques intervenants, le fait que l’événement se déroulera dans un espace virtuel… Vous pouvez aussi prévoir des contenus plus ludiques, comme un quizz dont les résultats seraient dévoilés le jour J.

5) Utiliser différents canaux pour toucher un public interne large

En construisant sa campagne de communication pour un événement digital interne, il est logique d’inclure les canaux classiques tels que l’intranet, la newsletter ou l’application interne. Ces outils sont effectivement incontournables pour toucher le plus grand nombre possible d’employés.

Mais prévoyez également d’envoyer des mails dédiés, notamment lors des moments-clés de la campagne, par exemple :

  • un premier « Save the date »
  • un mail annonçant l’ouverture des inscriptions
  • et un mail de rappel quelques jours avant

En parallèle, créez un fil de discussion dans l’application interne pour échanger de manière plus informelle avec les salariés intéressés (qui pourront à leur tour vous poser leurs questions). Vous pouvez aussi demander aux managers de relayer l’information, voire d’encourager les membres de leur équipe à participer.

Au fur et à mesure de la campagne, assurez-vous que le bouton d’inscription, puis les modalités d’accès à l’événement, apparaissent dans l’ensemble des contenus (et sont bien visibles).

6) Créer une page dédiée à l’événement digital interne sur l’intranet

Comme votre campagne de communication va durer plusieurs semaines, et utiliser plusieurs canaux, il est important de prévoir une page fixe, où les salariés pourront facilement venir s’informer. Elle doit bien sûr reprendre les codes (graphiques et éditoriaux) du reste de la campagne. Vous pouvez aussi l’enrichir au fur et à mesure que le jour J approche.

Cela peut être la page d’accueil de l’événement lui-même, ou un espace dédié sur l’intranet ou le RSE. Dans tous les cas, les salariés doivent pouvoir y trouver :

  • l’ensemble des informations pratiques (liens et codes d’accès notamment)
  • le nom de l’éventuel fil de discussion dédié sur l’application interne
  • le bouton pour s’inscrire
  • et éventuellement un compte à rebours.

Et dès le lendemain de l’événement, vous pourrez aussi utiliser cet espace pour publier des vidéos replays, des podcasts ou des contenus additionnels. Vous pourrez ainsi prolonger la durée de votre rendez-vous interne digital, et poursuivre la conversation sur le sujet avec les employés qui le souhaitent