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Créer un Intranet au moyen de Google Sites

Connaissez-vous JotSpot ? Crée en 2003 par les brillants fondateurs de feu Excite, c’était une solution avant-gardiste de travail collaboratif fondée sur des wikis et destinée aux entreprises. Je me rappelle avoir été parmi les deux premiers Français à la tester.

Acheté par Google en 2006, gelé durant plus d’une année, JotSpot a reparu début 2008, profondément modifié et sous un nouveau nom : Google Sites. C’est l’application nous utilisons pour gérer le projet, et j’en suis plus que satisfait.

Mais tout d’abord, pourquoi un Intranet projet ? Nous n’avons pas de bureaux physiques, aussi me semble-t-il important de disposer d’un espace de travail commun virtuel. Un Intranet, c’est également un espace de communication où, pour ma part, je publie informations, consignes, ressources… Enfin, l’Intranet a pour vocation d’être la mémoire du projet. Un projet est une œuvre en progression, et pas seulement des messages et des pièces jointes éparpillés dans des boîtes e-mails. Il est important que chaque membre de l’équipe le constate et que la société en garde la trace.

Il n’y a pas d’applications de Google dont je me passerais plus difficilement que Google Sites. Si en effet Gmail ou Google Agenda sont d’excellents produits, ils sont remplaçables alors que Google Sites est unique. Je ne vais pas en détailler les fonctionnalités – vous les trouverez sur la page ad hoc de Google – ni le défendre des critiques qu’il a reçues ici ou : je vais simplement présenter l’usage que nous en faisons.

L’Intranet est pour la plupart en anglais et chaque membre de l’équipe peut y accéder, l’éditer et l’enrichir à loisir.

La page d’accueil présente les nouvelles du projet (réalisation du logo, victoire à un concours…), sa feuille de route et un compte à rebours vers la mise en ligne. Elle présente également les informations essentielles de la société (coordonnées, numéro de SIRET, numéro de TVA…).

Il y a une rubrique par métier : IT, ergonomie, graphisme, marketing… Chaque rubrique concentre documents, ressources, briefings, débriefings, compte-rendus de réunion, etc. Il y a également un carnet d’adresses des membres de l’équipe et des principaux prestataires. La rubrique « Université » regroupe des ressources classées par thèmes (marketing, ergonomie…) : livres, livres blancs, articles, études… La rubrique Tools dresse la liste des outils que nous utilisons (Skype, Remember The Milk…) ainsi que les pseudos de chacun. Enfin, dans Corporate files on retrouve les documents d’entreprise tels que logo, formulaire de note de frais, modèle de présentation Powerpoint…

Bien entendu, l’outil est perfectible. Je regrette qu’on ne puisse intégrer des objets tiers à ceux de Google comme par exemple une présentation Scribd. La duplication de page ou l’export d’une page d’un site vers un autre font défaut. Un système de flux RSS par page et par rubrique manque cruellement. Enfin, la politique de confidentialité de Google nous posera à terme problème.

Toutefois, l’outil est une souplesse et d’une facilité d’usage fantastiques, bien supérieurs à JotSpot. Pour la première fois, le wiki est plaisant à utiliser. L’intégration avec les autres applications Google, dont Google Documents, est simple. Les options de personnalisation sont satisfaisantes. Last but not least, c’est gratuit !

J’ai bien envisagé l’utilisation d’outils de gestion de projet comme Basecamp mais je me suis rendu compte que je préférais employer plusieurs outils accomplissant chacun une tâche spécifique mais sachant dialoguer plutôt qu’un outil tout-en-un, si souple fût-il. Google Sites est pour nous l’outil idéal car il apporte à la fois structure, souplesse, élégance et facilité d’usage.