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Digital workplace : essai de définition en 5 points

Je me rappelle une discussion avec une ancienne collaboratrice laquelle, employant régulièrement ce terme de digital workplace, j’invitai à me le définir : ce n’était, à dire vrai, pas très clair pour moi. Cela m’avança peu hélas et tout au plus en suis-je sorti avec l’idée que la digital workplace est une notion un peu fourre-tout.

Ce terme est récemment revenu plus d’une fois chez nos clients (souvent comme synonyme d’Intranet) et je me suis à nouveau mis en tête d’en chercher la définition, cette fois avec l’aide d’un célèbre moteur de recherche. Las ! Il y a autant de définitions que d’articles ! Je décidai donc d’y aller de la mienne.

La digital workplace est un environnement de travail numérique sécurisé permettant au collaborateur de travailler en tout lieu et tout moment autorisés.

L’angle que j’ai adopté pour cette définition est celui du collaborateur, ce qui paraît naturel : il est le principal concerné. Pour autant, quand on se place du point de vue de l’organisation qui en prend l’initiative, la digital workplace s’appuie sur cinq piliers.

Pilier n°1 : l’identité

Le système informatique doit me reconnaître et me permettre d’accéder de façon unifiée à tous mes services. Chez les grands groupes, la solution repose bien souvent sur l’Active Directory de Microsoft.

Il faut ici noter qu’une solution moderne doit me permettre de gérer les collaborateurs non salariés : indépendants, salariés d’ESN

Pilier n°2 : les outils et les services

J’entends par outils un smartphone, une tablette, un objet connecté… Idéalement, c’est l’organisation qui en équipe ses collaborateurs afin de piloter le déploiement des services et de contrôler la sécurité (mobile device management).

Quant aux services, ce sont ceux dont j’ai besoin pour travailler et varient bien sûr suivant mon profil : Sharepoint, Google Agenda, Workplace by Facebook…

Ces services sont aujourd’hui généralement ergonomiques,  accessibles en mobilité et collaboratifs. Les plus avancés, savent analyser mes usages et me prodiguer des informations, me recommander des documents, des actions, etc. (machine learning et intelligence artificielle).

Pilier n°3 : l’interconnectivité

Du point de vue de l’utilisateur, les services sont reliés de manière à ce qu’il puisse passer de l’un à l’autre confortablement : ajouter en deux clics un document Office 365 sur le réseau social d’entreprise, un tableau de son document Google se met à jour quand il le modifie dans Google Spreadsheet, etc.

Cela signifie que les services, en  coulisse, proposent API, SDK ou encore webhooks.

Pilier n°4 : la mesure

Digital Workplace et People Analytics

Je ne parle pas vraiment ici des statistiques au niveau du collaborateur (qui peuvent toutefois lui apporter un éclairage intéressant sur ses usages) mais bien plutôt à celles au niveau de l’organisation.

La startup britannique Status Today, qui a récemment levé 3,5 millions d’euros, promet à ses clients (avec là encore force algorithmes,  machine learning et intelligence artificielle) de comprendre leurs employés : nombre moyen d’e-mails reçus (par métier, fonction et même par personne), temps de réponse, usages hors des temps de bureau, comparaison par rapport aux entreprises du même secteur, etc.

Bienvenue au temps du people analytics ! Google pratique cela depuis plusieurs années et est même ainsi capable de prédire les départs de collaborateurs… 

Pilier n°5 : la sécurité

Last but not least, dans un temps où les organisations subissent tant d’attaques et de menaces, ce point est bien sûr critique. Pour autant, c’est le devoir des services informatiques de ne pas sacrifier l’expérience utilisateur sur cet autel.

On comprend ainsi pourquoi, suivant notre observation, tant de clients sont en retard sur le sujet : le déploiement d’une digital workplace est complexe et demande, au-delà des investissements, une volonté partagée au plus haut niveau et des équipes informatiques pointues et soucieuses de l’expérience collaborateur.

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