Contenu, horaire d’envoi, ratio image-texte… Le site Ragan s’est intéressé à l’étude 2018 de PoliteMail portant sur l’utilisation des emails internes. Une étude de plus ? Pas vraiment puisque celle-ci a analysé 200 millions d’emails internes envoyés à l’aide de la plateforme « PoliteMail for Outlook ». Des données conséquentes qui ont permis de faire émerger 6 bonnes pratiques capables, selon Ragan, de garantir l’ouverture de vos emails par vos collaborateurs et de booster leur lecture. Décryptage.
Règle n°1 : envoyez des emails concis
Les emails plus courts ont un meilleur rendement en matière de lectorat et d’engagement. En pratique, un email court permet d’obtenir de meilleures performances à tous les niveaux : taux d’ouverture, d’attention, de lecture, d’engagement, de clic… L’étude révèle que les messages de moins de 2 minutes (environ 400 à 500 mots) ont donné les meilleurs résultats. Les chiffres parlent d’eux-mêmes :
– Les emails de moins de 4 minutes ont un taux de lecture de + 47% et un taux de clics de + 38% par rapport aux emails qui se lisent en plus de 4 minutes.
– Les emails de moins de 2 minutes ont un taux de lecture de + 24% et un taux de clics de + 51% par rapport aux emails qui demandent entre 2 et 4 minutes de lecture. À noter que les entreprises les plus performantes envoient près de 20% de messages de moins de 2 minutes et quasiment 90% moins d’emails de 8 minutes et plus.
Règle n°2 : évitez les adresses mails partagées
Les emails nominatifs attirent davantage l’attention que les emails envoyés via des adresses de messagerie partagées telles que newsletter@ ou communications@, etc. Les taux d’ouverture sont 2% plus élevés et les taux d’ignorance 2% plus faibles.
Règle n°3 : envoyez vos emails plus tôt dans la journée et la semaine
Vous augmenterez vos pourcentages de lecture et de liens cliqués si vous faites le choix d’envoyer vos emails avant le début de la journée de travail ou pendant les trajets du matin. Pour cause, l’étude démontre que tous les résultats d’engagement diminuent à mesure que la journée et la semaine progressent. D’ailleurs, les entreprises les plus performantes envoient la plupart de leurs emails les lundis, mardis et mercredis tandis que les moins performantes envoient l’essentiel de leurs emails les jeudis et vendredis.
Règle n°4 : utilisez un langage simple
« Le choix des mots est plus important que vous ne le pensez » souligne à juste titre le site Ragan. Pour preuve, les messages qui affichent le meilleur pourcentage de lecture sont ceux écrits avec un langage très facile à comprendre (niveau 5e).
Règle n°5 : inclure plus d’image
Les messages qui ont plus d’image que de texte sont 10% plus lus. Mais attention, l’étude révèle également que les emails qui ne contiennent que du texte sont plus lus que ceux composés principalement de texte et de quelques petites images. Il est donc inutile d’ajouter un visuel si les trois quarts de votre email est en texte !
Règle n°6 : créez une routine
L’analyse des 200 millions d’emails internes montrent que l’envoi régulier d’email augmente le lectorat et l’engagement. Concrètement, les personnes qui envoient à leurs collaborateurs des emails à intervalles réguliers (à partir de la même adresse, à la même personne, à la même heure, le même jour, la même semaine et le même mois) obtiennent des taux d’ouvertures supérieurs de 4%, gagnent 20% de lecteurs en plus et 2% de taux de clics par rapport aux emails envoyés de manière aléatoire.
