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Internal newsletter: What do employees want to read?

Although it has usually been in place for many years, the internal newsletter must reinvent itself in order to survive in the presence of other internal communication channels.

Whether it is sent via email or as a print version, the newsletter is a way to reach all of the employees, according to a predefined schedule. It is completely part of the relation between the employees and the company: it contributes to the making, and the development of a common culture.

This tool must then be able to meet 2 objectives, one serving the other. It aims to inform and spark interest, in order to promote the values and the culture of the company in the background. But in order to achieve this, the newsletter must first be read.


A structured and well-designed newsletter 

In order to be appealing, your newsletter must be built in the right way. Indeed, even if it is filled with very interesting content, remember one thing:  the employees do not have much time to allocate to it. They have their own tasks and responsibilities, so you must ensure that your content is easily accessible.


Get the reader’s attention


Here are a few check points for this:

  • Offer short content
  • Transform your titles into punchlines
  • Bring the best information to the top of the page
  • Insert beautiful images, they are essential to catch the reader’s eye and attention
  • Avoid any jargon or technical terms

If some topics need to be developped further, then give a summary with a “Read More” button. This way all the readers will have the most essential part of the information.

How many people read a newsletter also depends on the frequency of the sending. The time it is sent out is also important!


Vary the formats within the newsletter


Offering several types of content within one newsletter will help to keep the reader’s attention. So remember to alternate texts, videos, photos with descriptions… You have lots of options! Infographics is also a great way to synthesize lots of information into a visual that is clear and easy-to-read.


Alternating the formats is even more important when it comes to newsletters that are printed out, and especially if those are intended for the non-connected staff. If this document is one of the only ways for them to keep up to date with the news and values of the company, then it is even more important to make it as attractive as possible so as not to loose that precious link with them.


The themes of the newsletter

Les salariés ne vont pas lire votre newsletter par principe, simplement parce qu’elle est la voix officielle de l’entreprise. Ils doivent se sentir concernés ou intrigués par les informations mises en avant.

Une ou des newsletters ?

Les sujets à aborder dépendent en fait du public ciblé. Les employés non-connectés ont besoin d’être informés de l’actualité de l’entreprise, quand les managers doivent connaître les grands jalons à venir pour y préparer leurs équipes. Vous pouvez donc avoir besoin de mettre en place plusieurs documents distincts. Pour vous y aider, le site Ragan propose 10 objectifs possibles pour une newsletter interne.

Tout dépend de la taille de votre entreprise, de la façon dont les informations y circulent, et de l’accessibilité des différents canaux de communication pour l’ensemble des salariés.

Faire en sorte que le lecteur se sente concerné

L’ essentiel est donc que la newsletter soit pertinente pour celui qui la lit. Et même si vous devez tenir vos employés au courant des principales actualités de l’entreprise, ce ne sont pas ces sujets qui vont les pousser à lire l’ensemble du document.

Pensez donc aux contenus utiles pour le lecteur, concernant par exemple l’épargne salariale ou encore l’ouverture de nouveaux services sur un site. Privilégiez également les informations mettant en avant le rôle d’un département, d’une équipe dans la réussite d’un projet. Les employés verront ainsi l’importance de leur rôle au sein de l’entreprise.

D’une manière générale, vous pouvez transposer à la newsletter les principes de la création de contenus.

Mettre l’humain en lumière

Les employés attendent aussi d’une newsletter qu’elle leur offre un autre regard sur l’entreprise. Vous pouvez donc y proposer des portraits, des reportages sur des sites implantés à l’autre bout du monde, des dossiers sur des actions caritatives ou sportives menées par des salariés…

Le format de la newsletter vous permet de vous affranchir (un peu) du ton corporate demandé par les autres supports, et peut être l’occasion de proposer des contenus plus originaux. Vous pouvez même dédier un espace à des contenus créés par les salariés eux-mêmes (reprise des réseaux sociaux par exemple).

Et pour améliorer en permanence votre newsletter, une seule solution : mettre en place des indicateurs chiffrés, qui vous permettront d’adapter vos contenus et leurs formats aux attentes de vos lecteurs.