Rendez-vous incontournable, cet échange entre le manager et le salarié permet de revenir sur l’année écoulée et de préparer la suivante. Mais en cette période, beaucoup vont opter pour l’entretien annuel à distance.
Dans de nombreuses entreprises, l’entretien annuel est devenu un moment essentiel du parcours RH. Il permet, chaque année, de faire le point sur les performances du salarié lors des derniers mois, de fixer les objectifs pour l’année suivante, mais aussi de l’accompagner dans la construction de son parcours professionnel.
L’entretien annuel se tient généralement entre les mois de janvier et mars. Alors, en 2021, il est probable que cet échange entre l’employé et son manager devra se faire en visioconférence. Il faut donc ajuster la manière de se préparer à cette échéance, en prenant conscience des problématiques liées à un entretien annuel à distance.
Nos 7 conseils pour réussir son entretien annuel à distance
1) Bien choisir le créneau de l’entretien annuel à distance
Habituellement, l’entretien annuel se déroule dans les locaux de l’entreprise. Il convient de le prévoir à un moment qui aille au salarié comme au manager, afin que chacun puisse se consacrer entièrement à la discussion.
Mais c’est encore plus vrai pour un entretien annuel à distance. Les deux interlocuteurs doivent concilier leurs agendas professionnels et personnels pour trouver un moment où ils seront au calme, sans risquer une interruption par un enfant, leur conjoint ou des impératifs domestiques.
2) Être dans une posture d’écoute
Lors d’un entretien annuel à distance, la communication est un peu plus complexe que dans une discussion en face à face. Les deux personnes perçoivent moins bien le langage corporel de l’autre : tout passe donc par les mots. Chacun doit faire attention à ne pas couper la parole à son interlocuteur, à s’assurer d’être bien clair. Il ne faut pas hésiter à revenir plusieurs fois sur les points importants, car il sera moins facile de dissiper un éventuel malentendu.
Pour ces raisons, mieux vaut réaliser l’entretien en visioconférence plutôt que par téléphone. Les expressions du visage, même par écrans interposés, aident à montrer que toute l’attention est portée sur la conversation.
3) L’entretien annuel à distance, un moment de transparence
L’année 2020 s’est écoulée dans des circonstances inédites et imprévues, qui ont bouleversé le fonctionnement habituel de l’entreprise. La façon dont l’employé a compris et vécu ces changements doit être abordée au cours de l’entretien. Il doit pouvoir exprimer son ressenti, ses inquiétudes, ses réflexions sur la gestion de la crise.
De son côté, le manager se doit d’être transparent sur les problématiques rencontrées et la manière dont elles ont été analysées. À lui d’éclairer le salarié sur son avenir et ses perspectives d’évolution dans l’entreprise.
La communication interne en 2020 a évolué vers une plus grande transparence, qui doit s’étendre également à la communication managériale.
4) Soigner la forme comme le fond du discours
Ce point découle des deux précédents. L’employé attend sans doute beaucoup de cet entretien annuel à distance, où il pourra exprimer à la fois son ressenti et ses interrogations. Pour le manager, être à l’écoute et dans la transparence signifie donc aussi choisir précisément ses mots.
Cela concerne notamment la manière dont il va présenter son analyse des performances du salarié. Si celui-ci se vexe ou ne comprend pas une remarque, la reprise du dialogue ne sera pas évidente. Encore plus que d’ordinaire, le manager doit donc réfléchir à la manière dont il va présenter les choses.
L’inverse est vrai également, dans le cas où l’employé a des remarques ou des suggestions à faire à son interlocuteur sur sa façon de travailler. Le manager doit faire l’effort de ne pas se vexer, mais au contraire rester dans une posture de dialogue.
5) Changer la manière d’évaluer les performances
L’entretien annuel est un rendez-vous institutionnalisé qui permet de faire le point sur l’année écoulée et de préparer la suivante. Mais en 2020, l’environnement de travail comme les missions ont brusquement évolué pour les employés en télétravail. Il n’a peut-être pas été possible d’atteindre tous les objectifs fixés lors de l’entretien précédent.
L’évaluation des performances devrait donc aussi tenir compte des soft skills du salarié, notamment ses capacités d’adaptation aux changements survenus. En préparant l’entretien, le manager doit donc revenir à la fois sur le travail accompli et sur la manière dont l’employé l’a effectué.
6) Bien cadrer l’entretien annuel à distance
Lorsqu’un entretien annuel se déroule en visioconférence, il est encore plus important que d’ordinaire de disposer d’une base claire et objective pour accompagner la discussion. L’entreprise devrait donc fournir, aux managers comme aux managés, une trame d’entretien.
Si un tel document est déjà en usage habituellement pour les entretiens annuels, il faut cependant s’assurer qu’il contienne bien une partie dédiée aux soft skills. Il devrait également encourager l’employé à parler de sa vision du travail accompli, notamment la prise d’initiatives ou les suggestions apportées pour améliorer le travail de son équipe lors des confinements.
7) Concevoir l’entretien annuel à distance comme un moment d’introspection pour le manager
Cette conversation est donc aussi pour le salarié l’occasion d’exprimer ses éventuelles remarques ou suggestions concernant son manager. C’est un moment attendu lors de l’entretien annuel classique. Mais il est d’autant plus précieux cette année. Pour le manager aussi, les conditions de travail étaient inédites et il lui a fallu s’adapter rapidement.
Comme le télétravail semble se pérenniser dans le quotidien des entreprises, il lui faut donc s’appuyer sur les feedbacks de son équipe pour s’améliorer dans ce nouveau rôle de manager à distance.
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