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Flex office : avantages et inconvénients

Le flex office : une nouvelle organisation du travail

Désireuses de prendre le virage d’une nouvelle organisation du travail plus flexible, agile et digitale, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à sauter le pas du “flex office” ou “desk sharing”. Exit les postes fixes, qui font place à des espaces de travail collaboratifs, du coin calme à l’espace plus animé, dans lesquels les collaborateurs s’installent chaque jour où ils le souhaitent, et rangent leurs affaires dans des casiers sécurisés à la fin de la journée.

Engie, Sanofi, Bouygues Telecom, PwC ou encore Axa ont fait le pari de proposer des espaces de travail nomades à leurs collaborateurs. Les salariés seraient entre 25% et 35% à en bénéficier aujourd’hui en France. Les espaces de co-working, ambassadeurs du modèle flex office, explosent dans les grandes villes comme Paris, Lyon ou Bordeaux et accueillent des start-ups désireuses de construire le monde professionnel de demain.

Alors, gagner entre 30% et 50% de surface et proposer un cadre de travail plus “cool” à leurs employés, est-ce une stratégie gagnant- gagnant pour les entreprises et les collaborateurs ? Nous illustrons le sujet avec avec les grands changements qu’introduit le flex office dans l’univers de bureau.

Liberté, autonomie, flexibilité !

 

 Le flex office encourage le télétravail 

Tandis que les entreprises passées au flex office proposent à leurs effectifs 0,8 poste de travail par collaborateur, elles encouragent le télétravail, des jours où le travail s’effectue à distance depuis le domicile. Gain de temps de trajet, cadre personnalisé, organisation plus simple de la vie familiale, les atouts du télétravail sont nombreux.

Des espaces de travail repensés

Cependant, cet aménagement du temps de travail ne se substitue pas aux bureaux, aménagés en véritable écosystème du bien-être au travail, et étendard d’une nouvelle liberté : besoin d’un endroit pour discuter avec les collègues ? Des salles sont dédiées au travail collaboratif et à la créativité. Besoin de calme ? Une “bulle de concentration” est agencée, téléphone et discussions non autorisés. Besoin de passer un coup de fil ?  Allez dans l’une des « phonebox », des cabines fermées.

Créer de nouveaux réflexes de travail et stimuler l’esprit d’équipe

 

 

Un impact positif sur la productivité 

La tendance du nomadisme est propice à la création de nouveaux réflexes de travail. Selon une étude du cabinet JLL, 70 % des collaborateurs qui pratiquent le flex office estiment être plus productifs, et 56 % assurent que la collaboration avec leur équipe s’est améliorée.

Un esprit d’équipe stimulé

Les collaborateurs ont la possibilité d’être mobiles et vont plus facilement à la rencontre d’autres collaborateurs dans leur cadre de travail. Ces nouveaux échanges stimulent l’esprit d’équipe, et la capacité à trouver de nouvelles solutions en groupe.

Le flex office : vers l’innovation organisationnelle et managériale

 

 

Un espace de travail digitalisé pour le flex office

Cette tendance du “desk sharing” met en lumière une réflexion plus large sur le thème du Future of Work et du digital workplace, l’espace de travail entièrement digitalisé, pour permettre aux employés de travailler où ils veulent comme ils le souhaitent.

De nouveaux outils de travail

En outre, le flex office nécessite la mise à disposition de nouveaux outils de travail indispensables à ce nouveau fonctionnement. Une excellente couverture wifi, Skype en remplacement des téléphones fixes, et de nombreux autres outils de collaboration informels comme Slack ou Hangouts ou encore une application mobile interne pour faciliter le quotidien. 

La place du manager repensée

Le flex office change aussi l’expérience managériale, et remet en question la place du manager : “Nous n’avons plus besoin de voir nos consultants collés à leur bureau pour s’assurer qu’ils avancent, souligne un partner chez PwC.

On avance vers une culture de la confiance, qui est ressentie et appréciée par la nouvelle génération de collaborateurs, “C’est sympa de parler à son chef sur Hangouts, confie un consultant. On se débarrasse du côté formel du mail”.

La perte de repère et l’absence pour les collaborateurs d’un “espace à eux”

 

 

L’impact sur le sentiment d’appartenance

“Alors, j’ai appris que ton entreprise était passée au flex office ! C’est comment d’être sans bureau fixe ?” Le flex office a ses sceptiques, et la première raison partagée par beaucoup de collaborateurs est la perte de l’espace personnel au bureau.

En effet, l’absence d’appropriation de l’espace est la première crainte associée au flex office.

Et c’est une donnée importante lorsque l’on sait que le sentiment d’appartenance et les repères organisationnels sont essentiels pour la motivation… Et la productivité

L’attachement au lieu de travail redéfini par le flex office

Toutefois, la diminution du nombre de postes de travail se fait au profit d’autres espaces, plus collectifs. Ils seraient d’ailleurs multiplier par trois dans les entreprises ayant adopté le flex office, selon une étude du cabinet JLL. Une bonne manière de redécouvrir son attachement à son lieu de travail.

Ainsi, les employeurs sont de plus en plus séduits par le flex office, un modèle d’ouverture, de transparence et de décloisonnement qui reflètent bien les attentes d’une nouvelle génération de collaborateurs ultra connectés et nomades. Et vous, vous sentez-vous prêts à faire embarquer vos collaborateurs dans cette aventure intra muros ?

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