Le bon déroulé d’un projet dépend aussi de la pertinence des outils utilisés par l’équipe. Nous vous présentons ici quelques applications qui facilitent la gestion de projets.
Gérer un projet peut vite s’avérer très chronophage si l’on ne dispose pas des outils appropriés. C’est d’autant plus vrai dans un contexte de télétravail généralisé, où la circulation fluide des informations devient essentielle.
Nous vous avions présenté dans cet article un panel d’outils qui facilitent la collaboration au sein d’une équipe en télétravail. Aujourd’hui, nous vous proposons un focus sur quelques solutions entièrement dédiées à la gestion de projets.
Panorama d’applications de gestion de projets
Comme l’explique Zappier, le choix d’une application de gestion de projets dépend surtout de la manière dont l’équipe a l’habitude de travailler. Nous nous sommes appuyés sur leurs évaluations de différentes solutions pour vous proposer cette sélection.
Les applications présentées ici permettent :
- la collaboration entre les membres d’une équipe et/ou avec les clients
- l’intégration d’autres outils de travail (comme Slack ou Gmail, par exemple)
- l’attribution de différents rôles et le paramétrage de différents niveaux d’autorisation
Toutes disposent également, bien sûr, d’une version mobile afin de préserver l’agilité dans la gestion de projets.
Asana, l’une des solutions leaders de la gestion de projets
Asana est un outil incontournable lorsque l’on parle de suivi de projet. Cette application a en effet la particularité d’être très flexible et personnalisable. Il est donc facile de la paramétrer de manière à l’adapter précisément à vos attentes et besoins.
L’interface est assez intuitive et permet de visualiser clairement l’ensemble des informations. Il existe plusieurs possibilités pour la mise en page, du format « liste » à la frise chronologique en passant par le tableau de bord ou le calendrier.
Chaque projet comporte des tâches, qui sont elles-mêmes composées de sous-tâches. Le système de workflow est efficace, ce qui permet de passer facilement la main à la personne suivante une fois sa part de travail effectuée sur une tâche.
Airtable, pour les inconditionnels du tableur
Airtable fonctionne selon le principe d’un tableur, tout en offrant les fonctionnalités nécessaires à une gestion de projets fluide.
À chaque projet correspond une base de données. Pour la créer, il est possible de choisir parmi les templates proposés, d’importer un tableur ou de la paramétrer entièrement. Airtable offre ensuite une vue d’ensemble claire et organisée. Plusieurs formats d’affichage sont possibles : le tableur classique bien sûr, mais aussi le tableau kanban ou le calendrier.
Trello, une organisation très visuelle de la gestion de projets
Trello propose d’organiser un projet, et les différents éléments qui le composent, sous la forme de tableaux kanban. Il s’agit d’une présentation très visuelle, où chaque tâche est représentée par une carte. Cette carte est placée dans la colonne correspondant à son statut, par exemple « À faire », « En cours » ou « Terminé ».
Trello est un outil facile à prendre en main et à utiliser. Son fonctionnement est autant adapté au suivi de projet qu’à la conceptualisation d’idées ou de processus. Certaines entreprises l’utilisent par exemple pour formaliser leur process d’onboarding. En revanche, Trello n’est pas forcément l’outil optimal pour les projets les plus complexes.
Yodiz, pour les utilisateurs des méthodes Agile et Scrum
Yodiz est l’outil idéal pour les équipes qui fonctionnent selon les méthodes Agile et Scrum. Il permet d’intégrer, et de visualiser, l’ensemble des étapes et tâches à effectuer dans les différentes phases de ces méthodologies.
Cependant, Yodiz est moins intuitif qu’Asana ou Trello. Sa prise en main demande également un peu de temps car il offre de très nombreuses fonctionnalités.
Basecamp, un outil dédié aux équipes en télétravail
Basecamp est une solution pensée pour faciliter la collaboration des équipes en télétravail. Son objectif est d’optimiser leur temps en leur permettant de s’affranchir des mails, réunions et « pings » destinés à suivre les avancées dans un projet.
Pour cela, le chef de projet peut programmer une question à poser (par exemple « Sur quoi as-tu avancé aujourd’hui ? ») en définissant ses destinataires, sa fréquence ou encore ses moments de publication. L’ensemble des réponses reçues apparaît ensuite dans un même fil, ce qui permet d’avoir facilement une vue d’ensemble.
Comment choisir la solution la plus adaptée à son équipe
Il est possible de découvrir toutes ces applications grâce à des démonstrations ou des versions gratuites, disponibles via leur site internet. Vous pourrez ainsi en tester plusieurs avant de fixer votre choix.
Pour cela, n’hésitez pas à récolter les avis et impressions de vos collègues. Cela vous permettra d’opter pour l’outil qui convient le mieux, tant à vos besoins qu’aux habitudes de travail de l’équipe. L’essentiel est de trouver la solution qui sera un réel atout pour votre gestion de projet.
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