Le rôle des communicants en entreprise ne se limite pas à diffuser des informations et créer des contenus : il s’agit aussi de conseiller les autres directions pour les aider à faire passer leurs messages de manière adéquate. Le site Alive with Ideas propose quelques conseils pour cela, et nous les résumons ici.

Les équipes de communication le savent : il n’est pas rare que des représentants d’autres départements viennent les trouver avec « un article déjà rédigé, qu’il n’y a plus qu’à publier sur l’intranet », ou encore avec « un mail tout prêt, qu’il faut juste envoyer à l’ensemble du personnel ». Et il n’est pas toujours facile de leur faire comprendre que leur texte n’est pas diffusable en l’état, ou pourquoi un autre canal de communication serait plus approprié.

Si votre collègue a rédigé lui-même l’article qu’il veut diffuser, il sera sans doute froissé que vous ne le trouviez pas adapté à votre charte éditoriale. Il vous faut donc adopter une méthode précise et rationnelle, pour trouver ensemble la meilleure façon de faire passer son message.

Avant la forme, le fond

Plutôt que de refuser d’emblée sa demande, ou de lui proposer tout de suite une autre manière de faire, présentez-lui l’ensemble des points à passer en revue lors de l’élaboration de tout message :

• quelle est l’origine de cette communication, et quel est son but
• à qui s’adresse-t-elle
• quels sont les principaux points que le public ciblé doit retenir
• dans quel contexte s’inscrit-elle
• quels sont les risques
• quels sont les délais, et pourquoi

Sur la base de ses réponses, expliquez-lui rationnellement pourquoi son intention initiale n’était pas la plus pertinente. Il devrait ensuite être plus réceptif à vos suggestions d’amélioration : réécriture, proposition d’un autre canal de diffusion, message à fusionner avec un autre pour qu’ils aient plus d’impact, report de la publication pour attendre le moment opportun…

Mettre en avant votre expertise

Au-delà d’un message particulier, il s’agit aussi de mieux faire comprendre les enjeux de la communication interne, et le contexte global dans lequel elle intervient. L’actualité du moment, les autres communications en cours, la stratégie d’entreprise sont autant d’éléments à prendre en compte au moment de diffuser un message, et vos collègues n’en ont pas forcément conscience.

Guider les autres employés pour les aider à optimiser leurs messages vous permet aussi de démontrer votre expertise et celle de votre équipe, et ainsi de renforcer votre légitimité au sein de l’entreprise.

Et plus votre réputation sera bonne, plus vos collègues seront enclins à suivre vos conseils pour mieux communiquer.