La tendance consiste à se plaindre des mails et de l’infobésité qu’ils créent. Pourtant, la première chose que nous faisons le matin en arrivant au bureau, c’est bien de consulter notre boite de réception. Alors, le mail est-il vraiment néfaste pour notre productivité ? Retour sur un article du site Our Social Times, qui s’est penché sur la question…

Le mail, cause de l’infobésité ?

Le mail est un outil indéniablement puissant. Il est flexible, vous pouvez l’utiliser pour parler d’à peu près tous les sujets. Il est instantané, et très facile à utiliser. En effet, il est a priori inutile d’être “formé” à l’email. Il n’est pas cher à mettre en place, ni dans la durée. En outre, il peut se conserver dans le temps, et se classer soit par date, soit dans des dossiers thématiques. Bref, il n’existe certainement pas d’outil aussi facile à utiliser, économique et rapide que l’email.

Mais l’email a pris une très grande importance dans nos vies. Parce qu’il est instantané, il appelle souvent à une réponse rapide. Et c’est ainsi que l’une des grandes qualités de cet outil est devenue source d’oppression et de stress. Nous nous sentons désormais esclaves de nos mails, comme une mauvaise habitude dont il est difficile de se détacher.

Certains diront que les emails sont à l’origine du phénomène d’infobésité, que leur traitement nous prend un temps précieux, et qu’il nous fait perdre, au final, du temps, de l’argent, et de la productivité. Cette théorie est soutenue par des acteurs très puissants : une étude Microsoft affirmait par exemple qu’il nous fallait 16 minutes pour nous reconcentrer sur notre travail après la lecture d’un mail. Or, nous recevons en moyenne 300 emails par semaine, vérifions nos mails 36 fois par heure, et passons en moyenne 2h par jour à les lire et à y répondre. Difficile de vérifier ces chiffres, et pourtant notre expérience quotidienne semble bien les vérifier. Imaginez la productivité perdue…

La tendance va donc à la réduction du volume de mails échangés en entreprise. Bien entendu, cette tendance est positive, car elle permet de réduire la surcharge de mails dont nous sommes les victimes. Mais, le mail est-il véritablement la cause de l’infobésité ? Ne s’attaque-t-on pas à un symptôme plutôt qu’à une cause réelle ?

Utilise-t-on l’email correctement ?

Peut-être avons-nous associé l’email à des fonctions pour lesquelles il n’était pas prévu. En effet, il permet avant tout d’envoyer des messages. Il n’a pas été conçu comme un stock de connaissances, un outil de collaboration ou un moyen de s’assurer que les choses sont faites.

Le problème serait donc un problème d’usage. En effet, si votre collègue vous envoie, ainsi qu’à votre équipe, un email pour dire qu’il aura 10 minutes de retard en réunion, et que tous les destinataires lui répondent indépendamment que ça n’est pas grave, ce sont plusieurs mails alors envoyés pour rien.

L’email est aussi devenu une manière de se repasser une patate chaude. On met “tout le monde dans la boucle” pour se protéger. Et le “je n’ai pas reçu le mail” est également devenu un moyen d’assurer ses arrières ou de se justifier. Or il est impossible, en dehors des newsletters mesurables, de savoir si un mail a véritablement été reçu ou ouvert. La culture de l’email a donc engendré un vrai problème de responsabilité. Pris dans cette question de la responsabilité justement, nous avons mis les emails au coeur de la vie d’entreprise. Nous entretenons une pression à les lire et à y répondre (même le soir, même dans son lit, même en vacances).

Dernier problème du mail : il peut être ambigu. Car l’écrit pose systématiquement un problème d’interprétation. Or un mail mal compris peut avoir des répercussions catastrophiques sur une entreprise. Bref, le mail peut être un outil de productivité, mais c’est bien la culture de l’email qui pose problème.