Dans une récente interview accordée au média IT PRO, Bola Rotibi, analyste IT et fondatrice de Creative Intellect Consulting, explique comment la collaboration permet de déverrouiller le savoir en entreprise.

bola rotibi

Pourriez-vous définir la collaboration en une phrase ?

Il s’agit d’interagir, de communiquer et de travailler avec des personnes ou des groupes dans le but d’améliorer la productivité.

A quelle point une communication efficace est-elle essentielle à la réussite d’une entreprise aujourd’hui ? 

C’est fondamental… et stimulant !

Quels sont les principaux bénéfices d’une bonne stratégie de collaboration ?

Le premier bénéfice réside dans la transparence, et donc la visibilité qu’elle offre. En effet, elle doit permettre à chacun de connaitre les décisions qui sont prises et les raisons pour lesquelles elles sont prises au sein de l’entreprise. En outre, elle garantit un certain degré de rigueur et d’engagement de la part des collaborateurs dans la mesure où il savent désormais à qui s’adresser et ce qui est dit sur les projets. Les décisions sont non seulement mieux partagées et comprises, mais en plus, chacun peut, à son niveau, les influencer.

A l’inverse, quels sont les risques si l’on ne parvient pas à mettre en place une bonne collaboration ?

La lenteur : le manque de collaboration a des conséquences sur l’agilité, la vitesse et la qualité d’exécution. Cela pénalise l’entreprise car le savoir s’y perd. L’accès aux connaissances est fragilisé si les collaborateurs ne comprennent pas à qui s’adresser, et où aller chercher l’information. Par ailleurs, un autre risque est de créer un climat de méfiance, et des barrières entre les personnes.

Quelle est la tendance actuelle en termes de collaboration et de communication ?

La chose la plus importante est que les personnes reconnaissent aujourd’hui que la collaboration et la communication sont directement liées à la notion de productivité, et font donc partie intégrante du business. La collaboration est un outil pour garantir la cohérence de l’entreprise et anticiper les problématiques à venir.

Mais la collaboration n’est pas qu’une question d’outils, c’est une question d’avoir envie de collaborer, et de mettre en place des process pour encourager cette pratique. Un simple outil ne suffit pas. Il faut par exemple mettre en place des réunions régulières durant lesquelles on pose des questions aux équipes afin d’obtenir des réponses immédiates, sans rétention d’information.

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Quels conseils donneriez-vous à des personnes qui souhaiteraient s’embarquer dans l’aventure collaborative ?

Vous devez embarquer tout le monde avec vous, et vous devez comprendre le type de collaboration qui vous correspond. Vous devez comprendre ce qui empêche vos collaborateurs de communiquer, les raisons qui vous ont amené là. Or il s’agit souvent de l’utilisation de mauvais outils et process. Tout ne doit pas être prévu à la minute, mais il est nécessaire de mettre en place des process qui encouragent la communication et la collaboration, afin de permettre aux collaborateurs de comprendre ce qu’il se passe dans l’organisation.

Le challenge que je rencontre dans mon entreprise, c’est que nous fonctionnons parfois en étoile : toute l’information arrive à une personne et pas à l’ensemble du réseau. Le danger ? Il n’y a plus qu’un seul point de défaillance.

Dans l’entreprise, qui doit être décideur quand il s’agit de choisir les bons outils et de les mettre en place correctement ?

Tout le monde. Il y a plusieurs couches de collaboration. Quand il s’agit exclusivement d’outils, le management doit prendre un certain nombre de décisions : comment les managers devraient communiquer entre eux, comment les chefs d’équipes veulent communiquer avec leurs équipes, et comment la hiérarchie souhaitent communiquer. Si le projet est mené à un niveau plus large, quelqu’un aux Ressources Humaines doit chapeauter le projet.

Je pense que tout le monde se questionne sur le rôle du service informatique : il apporte les solutions techniques. Mais ceux qui veulent l’information, ce sont les managers des différents services, ce sont donc eux les moteurs. Qu’il s’agisse d’un manager du marketing ou de l’IT, il faut simplement que l’ensemble du management s’accorde sur le mode de communication à mettre en place. Ensuite, le nombre de personnes impliquées dépend de l’objectif de la collaboration.

Quelles innovations se profilent dans ce domaine ? Ou au contraire, de quelles innovations aurions-nous besoin ?

L’Intelligence Artificielle, les analytics, et la technologie cognitive doivent bien entendu être mentionnés. Toute personne ayant une boite mail en entreprise aujourd’hui sait qu’elle a peu de temps, beaucoup d’informations à traiter et de sollicitations de collaborateurs. Le challenge pour le collaborateur est donc de parvenir à s’organiser dans ce contexte.

Des avancées aux niveaux analytique et cognitif sont en train de se mettre en place. Elles devront permettre de gérer les informations issues de différents canaux de communication, d’y injecter du sens, et de les regrouper pour faciliter à la fois leur remontée et leur diffusion.

Il y a également un grand travail qui a été accompli pour améliorer la productivité des collaborateurs sur leur lieu de travail, et ce en termes de communication quotidienne et à de collaboration d’équipe. Il s’agit d’utiliser les analytics pour aider les collaborateurs à gérer leur temps et leur productivité, et pour s’assurer que le bon mode de collaboration est en place.

A quoi ressemblera une bonne communication corporate dans 5 ou 10 ans ?

Si vous regardez 5 ans en arrière, nous utilisions déjà la messagerie instantanée et Skype, ainsi que d’autres outils similaires. Mais en 5 ans, ces outils n’ont pas été intégrés aux process. En conséquence, peut-être les utiliserons-nous tout simplement mieux, en les intégrant correctement.

Il me semble qu’une collaboration réussie sera toujours aussi complexe car les tendances ne cessent d’évoluer. Il y a 5 ans, personne n’avait entendu parler de Slack, et aujourd’hui tout le monde l’utilise. Et la prochaine tendance arrive…

Je pense également qu’il y aura davantage de supports d’analyse, ainsi qu’une meilleure visibilité sur là où sont les collaborateurs, ce qu’ils font… afin de mieux les contacter et les toucher. Nous aurons aussi le moyen de mieux trier les informations pertinentes. Des systèmes de gestion de contenus comme Box et Sharepoint seront toujours des outils clés dans la manière de collaborer et de partager l’information.

Y a-t-il quelque chose que vous voudriez ajouter ?

Je me souviens que lorsque j’étais ingénieur, nous faisions des vidéoconférences, et c’était très désagréable. Maintenant, nous utilisons Google Hangouts et d’autres outils vidéos. Au-delà du temps que nous font gagner ces outils, le coût est réduit, et nous sommes capables de faire plus et mieux.

Enfin, le sujet ne cesse d’évoluer. Chaque génération produit de nouvelles technologies, et de nouvelles possibilités d’interactions. Rien n’est figé, il faut rester à l’écoute et ouvert au changement.

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