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Etude de cas : La collaboration au coeur du journal interne de Génopole

journal interne, communication interne

Alors qu’il apparait aujourd’hui comme une évidence que la communication interne doit contribuer à donner du sens et créer de la relation et du collectif (lire l’article de Valérie Landrieu dans Les Echos), Christian Rebollo et Anne Rohou, respectivement chargé de missions à la direction du GIP Genopole et chargée de communication chez Genopole, se confient sur la refonte de leur journal interne Forum. C’est avec Madmagz qu’ils ont relevé le défi de rationaliser, maintenir la dimension collaborative et maîtriser les coûts de leur publication interne. Témoignage.

Identification d’un besoin de rationalisation, collaborativité, maîtrise des coûts

Le journal interne du cluster Genopole, Forum, existe depuis 15 ans, mais sa fabrication façon “artisanale” demandait une rénovation du fait de la croissance constante de sa diffusion papier (de 40 à 1000 exemplaires). Anne Rohou explique : “nous avons saisi l’opportunité fournie par Madmagz car nous y avons vu un triple intérêt : rationaliser sa mise en page pour un rendu plus esthétique et plus moderne, maintenir sa dimension collaborative et maîtriser les coûts grâce à sa fabrication en interne”.

Un triple intérêt : rationaliser sa mise en page pour un rendu plus esthétique et plus moderne, maintenir sa dimension collaborative et maîtriser les coûts grâce à sa fabrication en interne

Forum, un magazine créé par ses collaborateurs

Un journal a deux visages au niveau du contenu…

Forum est un journal interne de 24 pages, assez particulier puisqu’il mêle des informations « sérieuses », scientifiques, liées à l’activité de recherche en génétique des laboratoires et entreprises de Genopole, et des informations culturelles, sportives et ludiques relatives aux animations organisées sur le site et ses alentours. Son identité est double, à la fois institutionnelle et conviviale. La rédaction en chef de Forum est assurée au sein de Genopole par Christian Rebollo, rédacteur en chef, et Anne Rohou, rédactrice en chef adjointe. Christian Rebollo établit le chemin de fer du journal qu’il diffuse chaque mois à l’ensemble des contributeurs, soit une quinzaine de collaborateurs qui rassemblent :

  • des professionnels chargées de la communication de leurs entités : l’agglomération d’Evry, l’université d’Evry, l’hôpital d’Evry, l’Association française contre les myopathies…
  • des acteurs du site, de diverses catégories professionnelles, qui prennent en charge, de manière récurrente, une rubrique d’intérêt commun.

… et de la forme : numérique et papier !

Forum est publié sur le site de Genopole, accessible à tout public (les collaborateurs sont prévenus par email de la publication de Forum), mais également tiré à 1000 exemplaires. Pourquoi le papier ? « Ces 1000 exemplaires correspondent strictement aux besoins minimums pour limiter tout gaspillage », explique Christian Rebollo. « Par exemple », poursuit-il « dans le laboratoire « Genoscope » qui rassemble 150 salariés, il est diffusé à 54 exemplaires; dans le laboratoire de l’URGV qui rassemble 90 salariés, il est diffusé à 30 exemplaires etc. ». Le journal interne est également accessible dans différents présentoirs alimentés régulièrement en fonction des besoins. « Nous avons établi que chaque numéro (version papier) est lu par un nombre de lecteurs compris entre 1 et 10. Le nombre de lecteurs est évalué à 2300 (chiffre très objectif consolidé par différentes approches), pour une potentialité de lecteurs de 2500 ». Une remarque intéressante : « alors que les génopolitains sont quasiment tout informatisés, ils restent à 80% attachés à la formule papier plutôt que sa version numérique », ajoute Christian Rebollo.

Alors que les génopolitains sont quasiment tout informatisés, ils restent à 80% attachés à la formule papier plutôt que sa version numérique

Objectif : “tisser des liens entre les différentes entités du biocluster”

L’idée, explique Anne Rohou à Madmagz Com’In, est d’intégrer le biocluster Genopole à son territoire et d’associer les acteurs, éloignés du siège du groupement d’intérêt public, au projet Genopole. Son sous-titre « le journal de la communauté des Génopolitains » montre bien cette volonté de tisser des liens entre les différentes entités du biocluster : des laboratoires, des entreprises, une université, un hôpital, des plates-formes technologiques… “Forum est un outil-clé pour dynamiser ce que nous nommons  ‘la vie de site’”, confie Anne Rohou avant d’ajouter “le succès d’un cluster intégrédépend pour beaucoup de l’interaction de ses acteurs, des échanges, des rencontres, de la simple connaissance de ce que font ses voisins … Ces liens peuvent être source de collaborations professionnelles mais concourent aussi tout simplement à agrémenter les conditions de travail”.

Forum est un outil-clé pour dynamiser ce que nous nommons  “la vie de site”. Le succès d’un cluster intégré dépend pour beaucoup de l’interaction de ses acteurs, des échanges, des rencontres, de la simple connaissance de ce que font ses voisins.

Cette collaboration est favorisée par la facilité d’usage de Madmagz qui permet à chaque contributeur de posséder un compte et de “choisir la page à sa convenance, qui peut varier d’un mois à l’autre”.

Déroulement du projet : formation, contribution, rédaction en chef

Formation des collaborateurs

“Le projet a démarré par un contact avec Youssef Rahoui, le dirigeant de Madmagz, qui est venu à Genopole nous parler du logiciel Madmagz dont nous avions eu écho dans la presse. Sa simplicité d’usage nous a vite séduits au point de projeter de l’utiliser pour Forum mais aussi pour le journal externe Genopole.mag”, explique Anne Rohou. “Nous avons ensuite organisé avec Youssef Rahoui une séance de formation pour les contributeurs. Tous sont venus, ont exprimé leurs inquiétudes, mais aucun n’a fait machine arrière”. La formation a été suivie d’une période de familiarisation par les collaborateurs. “Après une période un peu déconcertante pour certains, déstabilisés par les zones de textes et d’images imposées, les contributeurs se sont familiarisés avec l’outil et nous ne recevons plus d’appels au secours…” se réjouit Anne Rohou.

Rédaction en chef : harmonisation et relecture

La plateforme Madmagz permet à chaque collaborateur de contribuer au journal interne en se connectant à la plateforme. Il revient néanmoins au rédacteur en chef et à lui seul d’harmoniser  le journal d’entreprise tant sur le point du contenu que du graphisme ainsi que la correction. “Il nous reste  un travail de mise en cohérence des pages reçues qui ne respectent pas toujours la charte des couleurs, des titres, des chapeaux… ce long travail de correction, y compris des fautes d’orthographe ou de syntaxe, est indispensable pour aboutir in fine à un journal agréable à lire, qui s’est professionnalisé sans perdre la touche artisanale et la liberté de ton à laquelle le rédacteur en chef est attaché “ affirme Anne Rohou.

Résultats

Mesure du lectorat

A l’heure où la communication interne est encore le parent pauvre des organisations et où les dirigeants exigent un “retour sur investissement”’, la mesure de la satisfaction et du nombre de lecteurs sont devenus indispensables. Interrogé sur la question, Christian Rebollo est clair : « nous n’avons pas mis en place de dispositifs ponctuels ou récurrents pour mesurer la satisfaction des lecteurs car cela ne semble pas nécessaire. Au demeurant, nous n’appliquons pas de démarches opportunistes à leur égard comme peuvent le faire des media qui font tout pour ‘faire de l’audience' ». Anne Rohou ajoute néanmoins : “Madmagz nous permet de connaître le nombre de lecteurs mensuel, qui a augmenté depuis la nouvelle formule…”. Chez Genopole, “ce nombre varie assez fortement d’un mois à l’autre sans que nous ne comprenions toujours bien pourquoi : le sujet de Une et la date de sortie pouvant être des facteurs explicatifs”. La périodicité et le choix des sujets restent donc le facteur clé  de succès numéro 1 de votre journal interne.

Un lectorat pleinement satisfait

Christian Rebollo nous confie que « Forum est aujourd’hui un journal dont l’utilité n’est contestée par personne ». Au moins quatre paramètres le prouvent.

  • La diffusion est en augmentation constante depuis l’origine (40 lecteurs en mars 1999).
  • Le nombre de rédacteurs lui aussi augmente régulièrement.
  • Tout acteur du cluster Genopole considère Forum comme un outil naturel et évident pour promouvoir toute manifestation sur le site.
  • Des consultations organisées tous les deux ou trois ans, qui confirment à chaque fois le rayonnement du magazine et l’attachement de ses lecteurs.

Forum est aujourd’hui un journal dont l’utilité n’est contestée par personne

Facteurs-clés de succès de Forum ?

Christian Rebollo attribue l’efficacité de sa publication essentiellement à son concept « qui tient compte depuis l’origine des aspirations et expressions de leurs besoins ». Ils reposent sur trois fondements :

  • L’écoute – Etre en permanence à l’écoute des lecteurs et tenir (réellement) compte de leurs critiques, de leurs encouragements et de leur suggestions (mails, courrier des lecteurs, échanges, rendez-vous lors de grandes manifestations, etc.). Et de fait, ce magazine n’a cessé d’évoluer depuis 15 ans.
  • L’équilibre – Ce journal procède toujours d’une démarche d’ouverture en se mettant au diapason de toutes les dimensions et évolutions du biocluster. En conséquence, ces contributeurs sont à l’image de toute la diversité du site (université, laboratoire, hôpital, entreprises, dirigeants, salariés, chercheurs, techniciens, gestionnaires, etc.).
  • La liberté de ton – Ce journal n’est pas celui d’une direction, d’une institution ou d’un groupe de pression. Il tente, sans censure, de communiquer loyalement sur l’activité du biocluster, dans sa diversité.

« Cette liberté de ton est liée à l’éthique et la tolérance de la direction du GIP Genopole, établissement qui finance le journal sans directive rédactionnelle », précise Christian Rebollo.

Au final la version Madmagz est préférée par 90 % des lecteurs

Interviewé sur les points positifs de la nouvelle version créée avec Madmagz, Christian Rebollo présente au moins cinq avantages :

  • sa simplicité d’utilisation
  • sa fiabilité
  • la qualité globale de la maquette en couleur
  • la possibilité de l’alimenter en équipe
  • la réactivité remarquable de l’équipe de Madmagz, en cas de problèmes (rares)

« Au final la version Madmagz est préférée par 90 % des lecteurs, contre une fraction « d’irréductibles » qui préféraient la version précédente imprimée par simple reprographie numérique, » conclut Christian Rebollo. « Madmagz est un concept qui ressemble finalement à Forum. C’est un outil moderne, convivial et adapté, porté par des acteurs impliqués dans le succès de sa mise en œuvre ». Des voies d’amélioration possibles ? « Certainement que les améliorations concernent le formalisme du montage des contributions (version papier) ainsi que le côté interactif de la formule numérique ».

A mag created with Madmagz.

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