Appuyer sur "Entrée" pour passer au contenu

Retour d’expérience : lancement d’un Intranet et d’une newsletter interne bilingues

Le 9 avril dernier, une responsable (appelons-la Laura) d’une importante société industrielle sud-américaine (plus de 700 millions d’euros de chiffre d’affaires) pris contact avec nous (en anglais). Elle était rattachée à la division internationale de cette société, division nommée E3A pour Europe, Asie, Afrique et Australie.

L’objectif était de lancer le 6 juillet un Intranet d’information, une newsletter et produire de zéro une demi-douzaine d’articles, tout cela en anglais et en français. Ce projet était la volonté du vice president (VP) de la division. Il fallait tout livrer clé en main.

Après mise en compétition, le 1er juin dernier nous avons eu le plaisir et l’honneur d’avoir été retenus. Le compte à rebours était lancé : nous avions 5 semaines !

🎯 Définition des objectifs

Avec Laura et le VP, nous avons défini les objectifs et volontés sur les 3 volets du projet :

  • Intranet : design, mise en page, rubriquage, nom de domaine, etc. (le site étant privatif, il a fallu définir la méthode avec l’IT Europe et l’IT sud-américaine, ce qui fut fait avec un web service)
  • Newsletter : design, récupération des listes d’e-mails, white listing (afin que les newsletters arrivent à bon port), etc.
  • Production de contenu : définition de la ligne éditoriale, du ton, des sujets et des formats. Identification des contacts auprès de qui obtenir les informations pour produire les articles.

🧩 Constitution de l’équipe

Nous avons rapidement réuni les compétences nécessaires à réalisation du projet en mode « commando » : une cheffe de projet, une rédactrice bilingue, un développeur et une experte WordPress (la technologie retenue) qui allait intégrer les articles et médias dans le site et créer les newsletters.

🚥 Organisation et outils

Au vu du nombre d’interlocuteurs, de la dimension internationale (Australie, Chili, Brésil, Afrique du Sud, France…) et du peu de temps dont nous disposions, il était indispensable d’employer un espace commun et des outils web collaboratifs performants.

Nous avons employé :

  • un board Trello pour centraliser tous les aspects du projet. Parce que le board était mis à jour par tous en temps réel, il n’y avait presque pas besoin de réunions car les informations indispensables s’y trouvaient.
  • un document Google par article afin de recueillir en temps réel les modifications
  • Microsoft Teams pour les visioconférences, dont la fonctionnalité d’enregistrement s’est avérée précieuse
  • WhatsApp pour les échanges en temps réel.

⚙️ Production

Si ce fut la course contre la montre, ce ne fut jamais la panique. Notre expérience nous a aidé à bien avoir en tête en permanence ce qui compte mais nous avons pu aussi et surtout nous aider de la disponibilité, réactivité et compétence des équipes du client. Il est vrai que le fait que le dirigeant de la zone soit le sponsor du projet a pesé.

Pour le contenu, nous avons conduit des interviews orales ou écrites, récupéré les médias (photos, vidéos…), avons rédigé les articles et, après amendements et validation, nous les avons intégré à l’Intranet d’information.

Pour l’Intranet et la newsletter, nous avons travaillé avec l’IT du siège social en Amérique du Sud et celle de la France pour « privatiser » le site, white lister nos serveurs, faire en sorte que la newsletter parte au nom du VP, déterminer la règle qui va faire que l’Intranet va s’afficher en français ou en anglais, que les images dans la newsletter ne soient pas bloquées, etc.

Pour l’aspect design, nous avions les coudées franches du moment que nous respections la charte graphique.

🚀 Lancement

Le jour J, le 6 juillet dernier donc, nous avons appuyé sur le bouton envoi : 2 newsletters, une en français et une en anglais, sont parties au nom du VP auprès d’une millier de personnes : les collaborateurs de la division et le top management du groupe.

Résultats

Le succès fut éclatant :

  • pour la newsletter en français : 61% de taux d’ouverture et 11% de taux de clic
  • pour celle en anglais : 67% et 33% !

Il y a eu aussi de nombreux retours verbaux positifs.

Un projet excitant, en particulier pour sa dimension internationale (tous échanges en anglais, avec des Australiens, des Chiliens, des Argentins, etc.)

Et maintenant, à la prochaine, à la rentrée !

Un projet en communication interne ?

Nos experts sont là pour vous aider, quelle que soit votre demande. Décrivez-nous votre projet et nous reviendrons vers vous dans les plus brefs délais !

agence de communication interne
message envoyé

Restez
informé !

Recevez chaque semaine
le meilleur de l’actu com’interne