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Le journal interne de Celio ou comment gérer le passage du papier au numérique

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Fin 2014, Celio décide de digitaliser son journal interne. Une décision prise dans un double objectif : s’adapter aux habitudes de lecture et aux usages de ses collaborateurs et optimiser leur accès à l’information, “qu’ils soient basés dans nos bureaux, en magasin ou en entrepôt”. Retour d’expérience d’Aline Pihier, Responsable Communication interne du groupe Celio.

Points clés du projet

  • Entreprise : Celio est l’une des marques internationales incontournables du prêt à porter masculin.
  • Projet : digitalisation du magazine interne multilingue (sept langues)
  • Objectif : toucher l’ensemble des collaborateurs basés sur de nombreux sites à travers le monde (magasins, bureaux et entrepôts).
  • Contexte : suppression du print, équipes magasins “déconnectées” et éloignées géographiquement.
  • Cible : les 4 000 collaborateurs.
  • Format : magazine trimestriel multimédia et interactif de 16 à 24 pages.
  • Diffusion : par mail et via QR codes sur des affiches en magasins et entrepôts pour une consultation sur smartphones.

Contexte

Des équipes réparties à travers le monde

Celio est présent dans 60 pays, avec plus de 1 100 magasins. Ses 4 000 collaborateurs présentent une grande diversité, que ce soit au niveau de la nationalité et des compétences, mais “partagent les mêmes valeurs et s’engagent au quotidien pour le succès de la marque”, confie Aline Pihier, responsable communication interne du groupe Celio.

Comme la plupart des grandes enseignes de prêt-à-porter, les collaborateurs Celio sont répartis entre les fonctions corporate, les équipes magasins et les équipes logistique mais la majorité des collaborateurs, environ 3 250 personnes, travaillent actuellement en magasin. Ils sont répartis dans les différentes filiales du groupe en Europe mais également en Inde et en Asie.

La communication au sein du groupe

En termes de communication interne, Celio doit donc faire face au triple challenge de la dispersion géographique des collaborateurs, la diversité linguistique de ces derniers et leur “déconnexion” du siège, une grande partie de la main d’oeuvre travaillant en magasin ou en entrepôt.

Les collaborateurs disposent d’un certain nombre d’outils pour accéder à l’information. « Les fonctions corporate sont équipées a minima d’ordinateurs et certains de smartphones et tablettes. Les équipes magasins sont équipées de PC-­caisses et le directeur d’un ordinateur dans l’arrière boutique. Les entrepôts quant à eux disposent de quelques PC en salle de pause, qui viennent compléter les réunions d’équipe lors desquelles sont diffusées des communications ciblées via de grands écrans », précise Aline Pihier.

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Constat : “Au vu des outils à disposition chez Celio et partant du constat que les pratiques de la vie quotidienne influencent considérablement les attentes des collaborateurs en matière de “consommation” de l’information (cf. généralisation de l’usage des smartphones, information accessible rapidement et à tout moment, sélection personnalisée de l’info, le choix d’accéder à l’essentiel de l’info ou d’approfondir la lecture…), nous avons fait évoluer notre dispositif de communication interne dont le journal interne de l’entreprise”.

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Le projet : la digitalisation du journal interne

Le pari de Celio ? Passer du print au digital son journal interne dans l’optique d’optimiser l’accès à l’information au sein de son enseigne. Une transformation digitale qui présente des avantages non négligeables en termes de contenu et de production.

 

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Augmentation de la périodicité

« La transformation digitale du support s’est accompagnée d’une augmentation de la périodicité, passant d’un rythme de 4 publications par an à 5 publications par an (voire plus) et des déclinaisons ciblées ».

Augmentation des déclinaisons linguistiques

« Avec la digitalisation du support, Celio passe également de 7 déclinaisons à 7 à 12 déclinaisons linguistiques (langues & périmètres). Une augmentation facilitée par l’outil Madmagz utilisé pour la création et la publication du journal ­ qui permet de procéder en un clic à la duplication des publications. La traduction est confiée à un prestataire et la mise en ligne assurée par l’équipe interne ».

Intégration d’interactivité et de multimédia

L’un des principaux avantages de ce passage au digital pour les collaborateurs réside dans l’enrichissement du contenu. “Au-delà du texte et des visuels, les collaborateurs trouvent désormais dans leur support interne des vidéos et des liens vers l’Intranet et différents sites web. Cela permet également de créer des passerelles entre nos différents supports de communication”.

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Changement des méthodes de diffusion

“Nous sommes passés d’une distribution via nos entrepôts pour les équipes magasins et en main propre pour les autres, accompagnée d’un teasing par email, à un simple envoi par email, renforcé par des actions de teasing et surtout des affiches distribuées en magasin. Celles-ci contiennent des QR codes permettant ainsi aux collaborateurs de le scanner pour accéder à leur journal interne. Nous encourageons également les managers à relayer la parution du journal”.

Diminution des délais entre la validation et la réception

Le passage au numérique a engendré un gain de temps considérable, ne serait-­ce qu’au niveau des délais entre la validation et la réception. “Nous sommes passés d’un délai de 2 semaines (version française) à 4 semaines (pour les autres langues) à respectivement 1 et 5 jours”, se réjouit Aline Pihier.

“La transformation digitale de notre support de communication interne s’est faite à l’aide de notre prestataire technique Madmagz. L’utilisation de ce logiciel répondait bien à certaines problématiques en matière de communication interne chez Celio : le multi-­support (web, mobile, PDF) qui permet une adaptation aux usages de nos collaborateurs, qu’ils soient basés dans nos bureaux, en magasin ou en entrepôt ; l’interactivité avec les vidéos et les liens qui enrichissent d’autant plus le contenu et l’attractivité de notre journal interne ; enfin, la rapidité de la mise en ligne est un avantage non négligeable aujourd’hui lorsqu’il s’agit de diffuser des messages auprès des équipes ».

Le premier numéro digital : Celio* news n°69

Communication autour du lancement

Dans le cadre du lancement du nouveau journal interne, Celio a déployé tout un dispositif d’accompagnement et de teasing destiné aux équipes magasins :

  • Un emailing aux directeurs de magasins informant de l’arrivée du magazine digital et de son nouveau contenu numérique,­ notamment les interviews vidéo. L’email renseigne sur les modalités de diffusion du magazine, à savoir l’ordinateur au niveau des caisses et les affichettes contenant le QR code en magasin.
  • Des affichettes disposées en magasin contenant un QR code qui permet aux employés d’être redirigés vers le magazine directement grâce à leur smartphone, contribuant à l’image moderne et innovante de l’enseigne.
  • Un message posté dans “Hebdo News”, une newsletter adressée chaque semaine  aux équipes magasins.

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Bilan

“Le bilan de cette évolution du journal interne a été très positif et nous venons de renouveler notre contrat avec Madmagz pour poursuivre l’aventure digitale !”

  • Augmentation de l’attractivité du journal interne.
  • Flexibilité : le journal interne est disponible sur tous les appareils de l’entreprise, à tout moment.
  • Mesure d’audience : la plateforme que nous utilisons nous permet de mesurer notre lectorat
  • Diminution du budget : le numérique a engendré une sérieuse baisse des coûts pour un nombre  de publications illimitées.
  • Souplesse & flexibilité dans les éditions (numéros spéciaux)
  • Amélioration du ciblage : contenu extensible et adaptable selon les besoins et envies de chacun ; encadrement et accompagnement plus ciblé.

Madmagz Com’In vous est proposé par Madmagz, un site Internet qui permet aux entreprises (Celio, Vinci, Nike, L’Oréal…) de moderniser leur journal interne (liens, vidéos, statistiques…). 

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