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Les 5 étapes pour réussir le retour au bureau des collaborateurs

L’an dernier, à la fin d’une mission de conseil dans les bureaux d’un grand groupe, le directeur de la communication me retint à déjeuner. Dès les premières bouchées, je n’ai pu que louer la qualité de sa cantine d’entreprise. Il m’expliqua que c’était un des leviers qu’ils utilisaient pour motiver les collaborateurs à retourner au bureau.

Il est certain que ce sujet occupe la plupart des grandes (et moins grandes) entreprises. L’enjeu est en effet majeur : démotivation, absentéisme, démission, difficultés à recruter, cohésion d’équipe, etc.

Après plusieurs échanges avec des décideurs, lectures et réflexion, voici suivant mois les cinq étapes pour réussir le retour au bureau des collaborateurs.

Le constat

Il faut se rendre à l’évidence : les collaborateurs ont changé. Nombreux sont ceux qui ont quitté leur région de travail. Ils ont pris l’habitude de travailler à distance et, pour tout ou partie, 75% veulent du télétravail

Cela dit, les organisations ont également changé : adaptation des services informatiques (outils, sécurité, etc.), réduction des surfaces de bureau, recours à des freelances à 100% en télétravail, etc.

Dès lors, demander aux collaborateurs de retourner au bureau “comme avant”, comme si de rien n’était ou bien avec seulement quelques mesures superficielles est voué à l’échec.

Étape n°1 pour réussir le retour au bureau des collaborateurs : le pourquoi

Cela ne va pas de soi, nous l’avons vu. En premier lieu, il peut être opportun de faire le lien avec la raison d’être de l’entreprise ou le plan stratégique.

De plus, les entreprises les plus performantes comprennent l’importance du travail en présentiel et accélèrent leurs investissements en ce sens. Cela participe du succès de la réalisation des objectifs et de la mission de l’entreprise.

Autre chose, et je songe à l’expérience de mon entreprise : le télétravail intégral convient mal aux jeunes et aux recrues. Ils s’intègrent et progressent moins vite car ils ne bénéficient plus des occasions informelles, des “oreilles qui trainent” et qui permettent d’absorber insensiblement connaissance et culture d’entreprise, et aussi parce que leur manager n’a pas l’occasion de les observer.

Enfin, les avantages, s’ils ne font pas tout, ne sont pas à négliger bien sûr : la cantine, comme nous l’avons vu, créer des événements avec des invités stars (le cas de la région Île-de-France), conciergerie, etc.

Étape n°2 pour réussir le retour au bureau des collaborateurs : la communication

Ainsi que le suggère judicieusement un expert, il est de bonne politique de présenter les mesures non pas comme gravées dans le marbre mais comme une expérimentation : nous allons chercher le bon chemin ensemble, et nous ne nous interdisons pas de revenir sur nos pas, de changer de direction, etc.

Ensuite, c’est la mission classique : communiquer régulièrement, de façon transparente et concrète (témoignages…)

Étape n°3 pour réussir le retour au bureau des collaborateurs : les conditions de travail

En premier lieu, si le virus a largement reflué, rien hélas ne dit qu’une nouvelle vague épidémique ne surviendra pas demain. De plus, certains de vos collaborateurs sont peut-être plus vulnérables que d’autres vis-à-vis du virus. Il faut donc “verrouiller” la dimension de la sécurité sanitaire : nettoyage régulier des surfaces, présence de gel, masques pour qui le souhaite, affichage…

Ensuite, les bureaux. Ils doivent permettre la pluralité des circonstances de travail : salles de réunion où une partie des personnes sera en distanciel, bulle où s’isoler, mini-salles de conférence, etc. En ce sens, Bridge, le nouveau siège d’Orange à Issy-les-Moulineaux, est intéressant.

La dimension logicielle est également fondamentale : outils collaboratifs (Microsoft Teams, Slack, Office 365, etc.), applications mobiles pour pouvoir faire l’essentiel depuis n’importe quel endroit (déposer des congés, des notes de frais…), pouvoir réserver les salles de réunions suivant différents critères (date, taille, équipement, etc.), pouvoir si un collaborateur est présent ou à distance, etc.

Étape n°4 pour réussir le retour au bureau des collaborateurs : la formation

Il faut enseigner aux managers à manager des équipes qui sont tantôt au bureau, tantôt en télétravail. Il faut aussi leur apprendre à “manager” des freelances à long terme, profil qui va peser de plus en plus dans les effectifs.

Les collaborateurs doivent aussi apprendre à mieux communiquer dans ce nouvel environnement. (En ce sens, certainement, des processus, des routines, des rituels doivent être définis.)

D’autre part, les collaborateurs maîtrisent-ils les nouveaux outils ? leur usage ?

Étape n°5 pour réussir le retour au bureau des collaborateurs : l’écoute

J’aime cette devise de l’entreprise Hubspot : “enablement, experimentation, and empathy”. Tous les collaborateurs ne sont pas logés à la même enseigne, les contextes diffèrent et l’intelligence est souvent locale. Ainsi, le “100% télétravail” peut être indiqué pour certains profils (développeurs…).

Il faut laisser la main aux autorités locales et leur faire confiance dans le fait qu’elles prendront les meilleures décisions, sans s’interdire bien sûr un mécanisme de contrôle. Chose importante aussi : permettre l’expression du mécontentement, des craintes, etc.

En conclusion, le retour des collaborateurs au bureau est assurément un défi majeur pour les organisations. Pour autant, il n’est pas douteux que celles qui sauront le relever bénéficieront d’un avantage concurrentiel majeur, notamment au plan de la productivité et de l’attraction et de la rétention des talents.