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Les 7 étapes de création du journal interne

Disposer d’un magazine d’entreprise permet de compléter son éventail de canaux de communication. Voici les 7 grandes étapes de création du journal interne.

Le journal interne est un média qui a une temporalité plus lente que les autres. Il peut donc apporter un nouvel éclairage sur les sujets d’envergure comme sur les dernières actualités.

Mais c’est aussi un support qui nécessite un processus de création particulier. Il faut ainsi respecter certaines phases pour élaborer un magazine d’entreprise de qualité.

Le processus de création du journal interne

 

1) Savoir pourquoi l’on crée le journal interne

La première étape consiste à définir l’objectif du magazine. Il doit répondre à un manque dans votre dispositif de communication interne. Ainsi, est-il destiné à :

  • renforcer l’engagement des collaborateurs ?
  • informer en détails les salariés non-connectés ?
  • diffuser la culture de l’entreprise ?

Sur la base de cet objectif, vous déterminerez à la fois la ligne éditoriale, le nombre de page et la fréquence de parution. Vous pourrez également positionner le magazine par rapport aux autres médias internes, et donc assurer la cohérence de l’ensemble des contenus.

Une fois cet objectif formulé, écrivez-le. Partagez-le avec l’ensemble des personnes participant à l’élaboration du journal, afin que toutes travaillent dans une même perspective.

2) Constituer une équipe dédiée à la création du journal interne

Au sein du département de communication interne, vous savez probablement déjà qui sera en charge du magazine. Mais il convient de répartir précisément tous les rôles. Y aura-t-il une personne responsable pour toute l’entreprise ? Aura-t-elle des référents désignés dans les différentes filiales, ou pour certains sujets ? La production des contenus se fera-t-elle en interne ou en externe ?

Listez l’ensemble des rôles nécessaires, et attribuez-les. La taille de l’équipe dépend de plusieurs facteurs (notamment la structure de l’entreprise et l’ambition donnée au journal), mais l’on y trouve en général :

  • un rédacteur en chef
  • des rédacteurs
  • un ou plusieurs graphistes
  • un ou des relecteurs

Le graphisme peut être élaboré en interne, ou être confié à un prestataire externe. Les équipes de Madmagz, par exemple, vous accompagnent pour l’élaboration des maquettes, qu’elles conçoivent sur-mesure.

À cette étape, vous devriez également définir un calendrier prévisionnel. En partant de la date (prévue) de publication, faites un rétroplanning. Il vous faut estimer le temps nécessaire pour chaque étape, afin de savoir quand commencer chaque nouveau numéro.

3) Choisir l’outil de création du journal interne

Vous pouvez opter pour un logiciel de PAO, mais il existe désormais des outils, comme celui de Madmagz Com’in, qui facilitent le processus de création des magazines. Ils permettent notamment de :

  • créer votre chemin de fer 
  • intégrer vos contenus (textes, photos, vidéos, liens…) au fur et à mesure
  • définir des rôles (avec différents niveaux d’autorisation) pour les contributeurs

Avec la solution Madmagz, vous pourrez ainsi assigner des rôles d’auteurs (une page leur est assignée), éditeurs (ils peuvent voir et modifier le chemin de fer) et éditeur en chef (qui peut publier le magazine).

Quel que soit l’outil choisi, organisez une formation avec les personnes qui seront amenées à l’utiliser. Vous faciliterez ainsi son adoption, et la réalisation du journal n’en sera que plus fluide.

4) Définir votre sommaire

L’étape suivante consiste à élaborer le sommaire. En fonction des objectifs du magazine, et en cohérence avec votre plan de communication, vous allez choisir les sujets à traiter, ainsi que :

  • la place à leur accorder (une brève, un article, un dossier de plusieurs pages…)
  • leur angle
  • l’illustration éventuelle, voire l’enrichissement pour la version digitale

Sur cette base, vous allez pouvoir choisir les maquettes des pages et construire votre chemin de fer. Attribuez ensuite les sujets aux différents rédacteurs, en vous assurant qu’ils disposent des sources et/ou des contacts nécessaires.

5) Finaliser les contenus

Cette étape est parfois la plus longue, selon la culture de votre entreprise et la complexité des sujets abordés. Vous devez d’abord faire valider les contenus par les différentes personnes concernées ; cela peut vous amener, parfois, à en retravailler certains.

Vient ensuite une étape de relecture, qu’il convient de confier à un relecteur-correcteur professionnel. Il repèrera les éventuelles coquilles et fautes qui auraient pu vous échapper. Puis, une fois le magazine mis en page, relisez l’ensemble de la maquette. Vérifiez notamment que :

  • les contenus sont bien placés les uns par rapport aux autres
  • les couleurs des images sont correctes
  • la version digitale a bien été enrichie avec les contenus additionnels prévus, et qu’ils fonctionnent bien

Pour la version papier, vous répéterez cette étape juste avant l’impression, en relisant le BAT fourni par l’imprimeur.

 

6) Assurer la diffusion

Une fois le journal papier imprimé, et la version digitale prête, vous devez faire parvenir le magazine interne à l’ensemble des salariés. Plusieurs possibilités s’offrent à vous, comme :

  • une distribution à la main, en faisant parvenir le bon nombre d’exemplaires à chaque direction, puis à chaque service
  • l’envoi postal au domicile des employés (selon votre budget, et la sensibilité des informations publiées)
  • la mise en ligne de la version digitale sur l’intranet, voire sur l’application interne

Prévoyez aussi de communiquer sur la parution du journal interne, en utilisant différents canaux. L’objectif est que tous les collaborateurs apprennent la publication du magazine, et sachent où le trouver.

7) Rédiger le processus de création du journal interne

Enfin, formalisez et détaillez l’ensemble de ces étapes en un document structuré, qui sera partagé avec toutes les personnes travaillant sur le journal interne. Encouragez également les remontées d’information et les suggestions, afin d’optimiser ce process au fur et à mesure de la vie du journal.

Et, au bout d’un an d’existence, lancez une enquête interne pour recueillir l’avis des salariés sur ce média. Vous saurez ainsi s’il plaît, et quels aspects vous devez faire évoluer.