Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Septième témoignage : Europlastiques.
Europlastiques est une PME française spécialisée dans les emballages plastiques, principalement pour l’agroalimentaire. Elle se compose de 90 personnes, réparties sur trois structures : deux près de Laval, en France, et une au Québec.
Du fait de son rôle dans le process agroalimentaire, l’activité d’Europlastiques est considérée comme essentielle. Son activité se poursuit donc pendant le confinement. Éloïse Loriot, Responsable de la Communication, nous présente l’organisation de l’entreprise et sa communication interne en cette période de crise sanitaire.
Face à l’épidémie de coronavirus, quelles mesures ont été prises en interne chez Europlastiques ?
Les mesures prises rejoignent les consignes officielles. Dès la fin février, nous avons mis en place des mesures de distanciation et demandé aux employés de se laver fréquemment les mains. Ce sont des mesures connues, appliquées automatiquement chaque année pendant les épidémies de grippe saisonnières, par exemple.
Lors de l’annonce du confinement nous avons mis en place un plan de continuité d’activité et adopté des mesures complémentaires, comme :
- la limitation des réunions à trois personnes
- l’aération et la désinfection quotidienne des locaux
- la mise à disposition d’équipements comme les masques
Nous nous sommes également appuyés sur les remontées de terrain des collaborateurs pour optimiser l’application des mesures sanitaires (mise en place de signalétique par exemple).
Comment s’organise le télétravail chez Europlastiques en cette période de confinement ?
Au siège le passage au télétravail s’est fait rapidement grâce au travail du service informatique. Aujourd’hui, une vingtaine de collaborateurs sont en télétravail. Cela concerne notamment les fonctions supports et les métiers liés à la maintenance et l’industrialisation dont la présence sur site n’est pas nécessaire.
Certains des collaborateurs, comme les commerciaux, avaient l’habitude de ce dispositif. D’autres, pas du tout. Mais notre direction générale étant au Canada depuis plus d’un an, nous avons l’habitude du travail à distance (réunions en visioconférence, communication multisites…). Ce n’est pas exactement du télétravail, mais je pense que cela a facilité les choses.
Dans un premier temps, et avec le service RH, nous avons mis en place une cellule d’écoute des collaborateurs. Nous avons aussi lancé un sondage auprès des télétravailleurs pour connaître leur ressenti. Et pour l’instant, cela se passe plutôt bien.
Les managers se sont bien adaptés également. Europlastiques est une petite structure, cela rend peut-être les choses plus simples. Petit à petit, tous les rituels de l’entreprise se remettent en place, comme les réunions d’équipe. Nous proposons ainsi des pauses café quotidiennes en visioconférence.
Quels outils utilisez-vous pour faciliter le télétravail ?
Les outils se sont mis en place rapidement. Nous avons notamment déployé Teams, qui est très bien accueilli. C’est très efficace pour notre structure, et peut aussi permettre des interventions à distance pour la maintenance de certains équipements.
Nous avons aussi créé une page intranet très simple, qui nous permet d’être en relation avec les équipes de production. Elle offre un accès à tous les outils de suivi en production, à des informations et au suivi régulier de l’activité.
Dans l’ensemble, les remontées concernant ces outils sont très positives.
Quel rôle joue la communication interne d’Europlastiques dans ce contexte particulier ?
Dès les débuts du confinement nous avons mis en place un plan de continuité d’activité, avec une cellule dédiée se réunissant tous les jours. Europlastiques avait élaboré ce process au moment de la grippe H1N1. La fonction communication fait partie intégrante du dispositif.
Dans ce type de moment, c’est la confiance qui doit primer si on veut avancer tous ensemble. La communication interne a donc lancé un point d’information quotidien, qui reprend les mesures de sécurité et les nouveaux éléments. Il est envoyé par mail et affiché sur les sites. Il y a des écrans dans les lieux de production et les salles de pause, ce qui nous permet de pousser l’information à distance.
Notre objectif était de rassurer les équipes, de garder le lien et d’être les plus efficaces possible. Nous voulions à tout prix éviter les incompréhensions, ou que des informations différentes circulent. Donc nous avons centralisé la communication.
Nous nous sommes concentrés sur l’essentiel, c’est-à-dire l’information et l’écoute des collaborateurs pour être réactifs vis-à-vis des remontées terrain.
Comment la communication interne est-elle déclinée dans les sites de production ?
Sur les sites, la communication concerne surtout les mesures d’hygiène et de distanciation. De l’affichage est présent à tous les endroits stratégiques.
Nous nous appuyons également sur les managers. Tous les directeurs de service participent à la cellule de suivi du PCA, ils sont donc en première ligne pour transmettre les informations. Ils en ont aussi l’habitude, car la fonction communication interne est très récente chez Europlastiques : elle a été créée en 2017.
Des outils de communication spécifiques ont-ils été créés ?
Oui, nous commençons à mettre en place des dispositifs d’encouragement pour les collaborateurs. Nous relayons par exemple les messages de remerciement des télétravailleurs pour les équipes en production.
Nous organisons aussi un concours de dessin pour les enfants des collaborateurs. Il s’agit de dessiner des arcs-en-ciel qu’ils accrochent sur les fenêtres de leurs maisons. Cette idée vient du Québec : c’est un mouvement appelé « Ça va bien aller », qui prend beaucoup d’ampleur.
Ce sont des petites actions mais qui font du bien au moral et vont nous permettre de tenir encore quelques semaines.
Sous quelles formes maintenez-vous la communication interne en cette période particulière ?
Jusqu’ici nous étions concentrés sur la gestion de la crise, notamment via la newsletter mensuelle et les indicateurs. Depuis la mi-avril nous recommençons à traiter d’autres sujets. Nous reprenons nos rythmes de communication habituels, et nous réduisons la fréquence des points information dédiés.
La communication interne passe principalement par une newsletter, des mails et l’affichage, et nous proposons des services pour faciliter le quotidien des collaborateurs. Actuellement, nous mettons ainsi en lumière des structures telles que les services de livraisons à domicile ou les drives de producteurs locaux.
L’intranet n’est pas un lieu d’échanges, nous utilisons Teams pour cela. Il sert surtout à accéder aux outils d’entreprise et à pousser des informations, principalement les points hebdomadaires et le suivi de l’activité. Nous y publions aussi une revue de presse pour les collaborateurs : nous faisons remonter des articles montrant l’évolution du métier, la perception de la crise par nos clients et d’autres éléments sélectionnés.
Nous diffusons des messages vidéos de la direction générale et sommes en train d’organiser des rendez-vous réguliers en visioconférence. Chaque année, nous avons en principe une réunion du personnel en mars/avril. Cette année, nous l’avons annulée. Nous allons réaliser un rapport d’activité écrit et organiser des échanges en visioconférence. Nous sommes en train de revoir notre planning d’événements internes en fonction de l’évolution de la situation.
À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact durable sur le fonctionnement de l’entreprise ?
Oui j’en suis persuadée, pour plusieurs raisons. Dans notre structure d’abord il y a certainement des choses qui vont perdurer, comme certains outils et de nouveaux modes d’organisation.
La perception de notre métier change également. Nous travaillons dans un environnement qui était très bousculé ces dernières années, c’était difficile pour les collaborateurs d’y trouver du sens. Et aujourd’hui, notre métier est essentiel. C’est un changement important dans la façon dont on l’aborde. Les collaborateurs répondent présents, c’est une source de fierté pour nous de voir notre place dans la chaîne alimentaire affirmée et valorisée.
Je pense que cela va aussi changer la manière dont la communication interne est perçue, à la fois par les collaborateurs et les managers. Dans ces moments de crise, l’information et l’appui de la communication sont d’autant plus importants.
D’autres témoignages seront ajoutés régulièrement sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.
