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Les entreprises face au coronavirus : l’exemple de la Région Île-de-France

Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Quatrième témoignage : la direction de la Transformation de la Région Île-de-France.

Il y a deux ans, la Région Île-de-France a entamé une démarche de transformation et de modernisation des espaces de travail et des méthodes managériales. Ce nouveau fonctionnement facilite aujourd’hui la continuité de l’activité, malgré le confinement.

Fabienne Chol, Directrice Générale Adjointe aux Ressources Humaines nous apporte son éclairage.

Face à l’épidémie de coronavirus, quelles mesures ont été prises en interne à la Région Île-de-France ?

Dès le début de cette crise inédite liée au Covid 19, la Région s’est organisée pour répondre le plus vite possible aux demandes du gouvernement dans l’application des mesures sanitaires. La préoccupation principale a été la protection de nos agents, avec la mise en place au siège du télétravail obligatoire pour tous (1 700 agents), et la demande de ne pas se rendre dans les lycées pour nos 8 500 agents des lycées. Pour ces derniers, l’activité est arrêtée. Ceux qui sont logés sur place assurent un service minimum, notamment pour l’entretien et la préparation de la rentrée des élèves.

Au siège, la question du télétravail obligatoire s’est prise naturellement puisque nous sommes habitués depuis plusieurs années à ce mode de travail. Depuis 3 ans, plus de 80% des agents du siège télétravaillent 1 à 2 jours par semaine. Actuellement, nous sommes tous en télétravail et une vingtaine de personnes dont les missions sont essentielles en présentiel sont sur le site à Saint-Ouen. Il s’agit notamment de la sécurité, de la maintenance des bâtiments et des systèmes informatiques et certaines tâches de gestion des stocks de plusieurs millions de masques achetés par la Région à destination des personnels soignants et des associations en première ligne dans la lutte contre le Covid19.

Par ailleurs, afin de conserver une fluidité des prises de décision et l’avancée des projets, nous avons également adapté la délégation des signatures électroniques, anticipant par-là d’éventuels cas de maladie parmi les encadrants.

Comment s’organise le télétravail à la Région Île-de-France en cette période de confinement ?

Depuis 2016, la Région Ile-de-France réalise une transformation globale de ses modes de travail. Et tout a commencé lorsque l’assemblée régionale a acté, à la demande de sa présidente Valérie Pécresse, le déménagement du siège du cœur de Paris à la périphérie. Ce fut le territoire de Saint-Ouen en Seine-Saint-Denis qui a été choisi. Un point de départ qui s’est imposé comme une opportunité unique pour une transformation d’ampleur. L’objectif : construire l’administration de demain, une administration moderne, ouverte et innovante.

Pour cela, libérer le travail est essentiel. Libérer, c’est définir un cadre de travail propice au développement personnel, favorisant l’engagement et la responsabilité. Concrètement, il s’agit de redonner du pouvoir à ceux qui font et de favoriser la prise d’initiative. Pour ce faire, il est central de faire évoluer le management d’une posture de contrôle des tâches vers un rôle d’animation au service des équipes. Globalement, il s’agit de profondément renouveler les façons de concevoir et de mettre en œuvre l’action publique.

D’un point de vue RH c’est un changement de posture considérable. Il a fallu réinventer le métier, ne plus créer des règles mais bien devenir des RH facilitateurs, qui interviennent pour résoudre des problèmes. Notre état esprit est résolument orienté « utilisateurs ».

Tout cela pour vous dire que dans la période exceptionnelle que nous vivons, nous n’avons pas cédé à l’appel du formalisme systématique. Le capital de confiance bâti ces 4 dernières années, c’est notre actif le plus précieux pour faire face ensemble à cette crise. Ainsi, nous avons demandé un respect scrupuleux des gestes barrières au plus vite en amont de la crise, nous avons communiqué de façon transparente avec tous les agents et nous avons mobilisé pleinement nos managers qui sont une courroie de transmission solide pour assurer la diffusion de l’information à tous. Nous avons tous conscience de la difficulté de la situation du confinement. La garde des enfants, les logements plus au moins propices au télétravail continu, mais surtout les inquiétudes sur notre santé et celles de nos proches. C’est pour cela que la position prise a été très claire. Ce sont aux managers d’adapter le travail des équipes en fonction des réalités connues de chacun. Impossible pour les RH de connaître les situations personnelles de tous. Une règle générale n’aurait pas pu répondre aux situations particulières des uns et des autres. Pour faire ce « sur mesure » nécessaire à chacun et donc pour assurer la continuité de notre service public, la connaissance fine des équipes par les managers permet d’apporter une réponse adaptée aux différentes situations rencontrées sur le terrain. Ainsi, chaque heure de travail réalisée par un agent en télétravail constitue du travail réalisé pour le service public, et c’est aussi une charge en moins à faire pour son équipe. Nous sommes tous solidaires comme nous le sommes avec les Franciliens. C’est un principe de symétrie des attentions auquel je tiens particulièrement.

Quels outils utilisez-vous pour faciliter le télétravail ?

Nous utilisons beaucoup notre logiciel d’appel et de messagerie instantanée, la softphonie est intégrée sur les ordinateurs portables de tous les agents du siège équipés de Skype. Mais un outil, aussi efficace soit-il, ne reste qu’un outil. C’est pour cela que la transformation culturelle de notre administration commencée il y a plusieurs années porte aujourd’hui ses fruits.

Par exemple, en période de crise, un rendez-vous a émergé de façon naturelle : une réunion téléphonique hebdomadaire, voire bihebdomadaire selon les besoins, au cours de laquelle tous les managers parlent en direct avec la DRH, qui fait un « bulletin météo », transmet les messages essentiels et encourage la prise de parole spontanée. Cette conférence ouverte est l’occasion de poser librement toutes les questions du moment mais aussi de faire remonter directement, sans filtre, le ressenti du terrain.

Au niveau des équipes, plusieurs ont adopté le commencement de la journée par un webcafé. Cela permet de se voir et de discuter de manière informelle. Ces conversations sont importantes pour maintenir le collectif soudé. D’autres équipes maintiennent leur déjeuner hebdomadaire mais chacun chez soi, confiné et en sécurité.

Enfin, nous avons réalisé un guide du télétravail et un kit de management à distance. Celui-ci contient l’essentiel des bonnes pratiques et des fiches-outils, ainsi que les expérimentations de rituels d’animation du collectif. Ce guide est diffusé sur l’intranet mais également sur les réseaux sociaux en téléchargement libre pour accompagner tous les Franciliens pendant la période de confinement. C’est notre « contribution RH » au devoir de solidarité qui s’impose dans cette période. Ce guide du télétravail a fait l’objet de web conférence en live ouverte aux DRH du public et du privé pour partager l’expérience acquise par la Région en matière de nouveaux modes de travail. Ces rendez-vous d’entraide entre pairs sont importants pour partager entre nous les meilleures pratiques et aider le plus grand nombre à vivre au mieux cette période difficile.

Comment les managers gèrent-ils leurs équipes entièrement à distance ?

Avec 80 % des agents en télétravail un ou deux jours par semaine en temps normal, les managers connaissent déjà bien ce mode de fonctionnement. Et nous avons connu une première période de télétravail continu, au moment des grèves des transports de l’hiver dernier.

Cela nous avait permis d’identifier les points qui fonctionnaient et ceux à améliorer. C’est pourquoi nous avons réalisé le guide du télétravail, et le kit de management à distance. Ce dernier outil contient 26 fiches réflexes, sur des sujets variés comme les méthodes de travail collaboratives, l’autonomie, l’intelligence collective, l’animation du collectif.

L’appel collectif hebdomadaire qui rassemble tous les encadrants me permet également d’entendre les points de blocages et les difficultés rencontrées par les managers. Cette parole libre est précieuse pour moi et c’est pour cela que j’attache une attention particulière à conserver ce canal de communication ouvert à tous les sujets et bienveillant.

Un renouvellement des espaces et des méthodes de travail a récemment eu lieu à la Région Île-de-France. Ces changements vous aident-ils à poursuivre les différents projets en cette période de confinement ?

Les nouveaux espaces de travail du siège mettent fin à l’attribution hiérarchique des espaces de travail. Désormais nous sommes rassemblés dans des espaces ouverts, modernes, lumineux, nous avons fait tomber les cloisons et les barrières hiérarchiques. Tout est fait pour le travail collaboratif, l’échange et la mobilité.

Le télétravail tourne la page du management à l’horaire. Au lieu de vérifier l’heure d’arrivée des collaborateurs au bureau, le manager s’assure que chacun a des objectifs clairs et quantifiables, et qu’il a tous les moyens pour les atteindre. D’ailleurs l’installation du siège de la Région au sein d’un bâtiment conçu autour du concept de mobilité renforce cette dynamique. Salle de sport, espace café confortable, tisaneries, jardins, conciergerie, bref tout est fait pour encourager la mobilité, l’échange et l’effet de sérendipité initié par les rencontres du quotidien.

Nos études internes montrent ainsi que 98 % des managers et des agents sont satisfaits du télétravail. Ce fonctionnement améliore même le sens du collectif, car il met en avant la nécessité de s’entraider. Pendant les grèves de l’hiver dernier, et alors que de nombreux agents télétravaillaient en continu, nous avons pu constater que les équipes ont réalisé un travail formidable. C’est une situation délicate, et le télétravail en continu pose la problématique réelle de l’isolement et de l’animation du collectif. Malgré ces enjeux forts, les équipes ont réussi à maintenir leurs activités. C’est d’ailleurs à cette période même que la Région a battu le record historique des mandatements de subvention.

À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact durable sur le fonctionnement de la Région Île-de-France ?

Oui, les choses sont en train de changer. Pour tout le monde. Cette crise inédite bouleverse profondément notre société. Elle la questionne aussi. Cette crise a révélé toute l’agilité acquise par notre administration ces dernières années. Pour être au rendez-vous de ce moment historique, je suis impressionnée par l’élan de solidarité et la mobilisation exemplaire des agents. Travailler pour le service public a un sens tout particulier. C’est une conviction qui vous tient chevillée au corps. Aujourd’hui les attentes des usagers en termes de services publics sont immenses. La capacité de notre administration d’entendre les besoins concrets du terrain, de réajuster dans un temps très court ses priorités et ses efforts, bref cette réactivité c’est aussi notre légitimité auprès des Franciliens qui nous attendent.

Merci à Fabienne Chol pour son partage d’expérience. 

Découvrez aussi le rôle joué par la Communication interne de la Région Île-de-France dans la mise en place et l’accompagnement de ces différentes mesures ici.

Nous ajoutons régulièrement de nouveaux témoignages sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.

Pour aller plus loin, le blog de Madmagz Com’in vous recommande : 

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