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Les entreprises face au coronavirus : l’exemple de Madmagz Com’in

Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Neuvième témoignage : Com’in, la branche Communication interne de Madmagz.

La crise sanitaire a impacté à la fois le fonctionnement de Madmagz Com’in et celui de ses clients. Elle a également accéléré certaines tendances dans les entreprises. L’éclairage de Litzy Briscan, Directrice de l’agence.

Comment s’organise le télétravail chez Madmagz Com’in en cette période de confinement ?

Ce qu’il faut savoir, c’est que Madmagz est une digital workplace, et permet aux salariés de travailler depuis n’importe quel device, et à n’importe quel endroit. En temps normal, les personnes de mon équipe télétravaillent entre un et deux jours et demi par semaine.

Lorsque le confinement a été annoncé mi-mars, il était donc plus simple pour l’équipe de s’adapter sans soucis. Nous avions l’habitude de ne pas être tout le temps les uns avec les autres, et les managers avaient déjà les repères pour gérer leurs équipes avec les bons outils de suivi. Madmagz Com’in a donc gardé un fonctionnement efficace.

L’investissement de chacun est là et les salariés ont un vrai sens corporate, qui se renforce. Leur créativité est également plus présente pendant le confinement, c’est presque un défi qu’ils relèvent !

Les mesures mises en place vous permettent-elles de poursuivre les différents projets ?

Comme expliqué, le confinement n’a pas beaucoup changé nos modes de travail. Les difficultés d’adaptation étaient plutôt du côté de certains de nos clients et prospects. Des projets ont donc été reportés, suspendus ou arrêtés.

Toutes les entreprises ne disposaient pas d’ordinateurs portables pour leurs salariés, de serveurs sécurisés ou logiciels adaptés pour assurer cette transition vers le télétravail. Depuis le début du confinement, ces entreprises doivent apprendre en marchant. Cependant, on observe que des projets de digitalisation, qui étaient en suspens depuis des années, s’accélèrent aujourd’hui.

Lorsque chacun tirera ses conclusions, j’ai bon espoir que certaines organisations passent enfin à l’agilité concernant leur prise de décision. Il est aussi souhaitable que l’on ne s’arrête pas qu’à l’équipement en matériel et logiciels pour le télétravail. Passer du bureau à la maison implique l’acquisition de nouveaux réflexes pour tous. Du jour au lendemain, des millions de collaborateurs ont dû ouvrir les portes de leur maison à leur entreprise. Sans règles, il peut y avoir un sentiment d’intrusion très fort.

Au sein de Madmagz Com’in, sous quelles formes maintenez-vous en ce moment la communication interne et les liens entre les salariés ?

Concernant la communication interne et les réunions, nous utilisons Google Meet. Youssef Rahoui, le président et fondateur de l’agence, y organise des meetings avec les salariés environ toutes les trois semaines. Il s’adresse à eux, présente la situation de Madmagz, fait un état des lieux du business et répond à leurs questions.

Lors des réunions, nous n’imposons pas l’usage de la caméra. Avec notre habitude du télétravail, ce n’est pas forcément nécessaire. Et avec le confinement, nous pouvons comprendre que les collaborateurs ne soient pas apprêtés comme au bureau. De plus, certains gardent leurs enfants, et nous ne pouvons pas leur demander de s’isoler à chaque appel.

Pour communiquer entre nous, nous utilisons Slack. Cela fonctionne bien pour les échanges quotidiens, les interrogations pratiques… Ou simplement dire bonjour et prendre des nouvelles. Certaines entreprises maintiennent les échanges avec leurs employés, mais ne leur demandent même pas comment ils vont. Je fais donc très attention à ce point. Nous continuons également à partager sur nos différents groupes de discussions plus ludiques.

J’ai également organisé un afterwork sur Houseparty : nous avons virtuellement bu un verre ensemble, rencontré les proches de nos collègues, parlé d’autres choses… Cela a été plutôt bien apprécié par les équipes.

Quels devraient être les principaux objectifs de la communication interne des entreprises à l’issue du confinement ?

Avec le confinement, nombreuses sont les organisations qui ont enfin compris l’intérêt stratégique de la communication interne. Chez Madmagz Com’in, nous le disons haut et fort “ Il était temps !”, même si nous aurions bien évidemment préféré que cela se passe dans un tout autre contexte. A l’issue du confinement, l’un des grands enjeux sera de réussir à maintenir le sentiment d’entreprise sans les quatres murs qui l’entourent. En effet, une nouvelle typologie de collaborateurs est en train de naître sous les yeux de la communication interne car un nombre important de collaborateurs restera en télétravail. Certaines entreprises profiteront de cette transition pour faire des choix radicaux (résiliation de bail, moitié de l’effectif en télétravail à durée indéterminée…) à la fois pour des raisons sanitaires, mais aussi pratiques et économiques.

La communication interne devra accompagner les collaborateurs au “monde d’après” avec le renforcement de sa présence pour maintenir le lien. Il sera essentiel de se soucier de l’aspect humain, et de permettre aux collaborateurs de s’exprimer.

Il faudra également continuer à communiquer sur ce qui se passe dans l’entreprise et privilégier la transparence. Avec cette crise, les gens s’interrogent, à juste titre, sur le maintien de leur poste et la viabilité de leur société. Le rôle de la communication interne restera crucial pour faire redescendre des informations claires et officielles ; informer sur ce qui va arriver et ce qui n’arrivera pas. Parmi ces informations, le sujet de la sécurité prendra une place centrale. Chaque collaborateur aura besoin de savoir comment son entreprise assurera sa sécurité au quotidien.

À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact sur le fonctionnement de l’entreprise ?

J’ai l’impression que de nombreux collaborateurs pensent encore qu’il y aura un retour “à la normale” à partir du 11 mai. À l’heure où nous parlons, on s’interroge encore sur la manière dont on pourra prendre les transports, aller au restaurant ou au cinéma… Ces réadaptations vont être vécues comme un bouleversement, car il va falloir réaliser que tout cela ne sera sans doute pas provisoire.

De plus, cette date ne marquera pas la fin du télétravail. Dans certaines entreprises, une partie des collaborateurs reprendra son poste sur site, d’autres continueront à télétravailler jusqu’à nouvel ordre, dont certains, toujours avec leurs enfants. Pour ceux qui reviendront en entreprise, il y aura des périmètres de sécurité à la cantine, des lavages de mains très fréquents, des signalétiques sur le sol pour respecter la distanciation sociale. Et pour ceux qui reprendront les transports, la crainte d’être contaminé…

Il y aura donc de nombreux impacts sur le fonctionnement de l’entreprise. Mais ils ne seront pas uniquement négatifs.

En effet, certaines entreprises peuvent y gagner en continuant d’accélérer leur digitalisation, de réduire fortement leur procédure de validation et de s’ouvrir au télétravail. Maintenant, elles en ont la preuve, ça peut fonctionner !

Nous constatons également que des sujets qui préoccupaient les communicants internes avant la crise deviennent aujourd’hui prioritaires. Il y aura donc un impact positif sur la quête de sens et les valeurs d’entreprise. Mais aussi sur l’atteinte de ceux que l’on appelle les “déconnectés”. Parmi eux, les collaborateurs sans adresse email et équipement auront besoin d’un accompagnement et d’une formation adaptée.

Le défi sera grand, car il ne faudra exclure personne dans ce “monde d’après” ; mais bonne nouvelle, la communication interne sera une des grandes alliées de l’entreprise et des collaborateurs.

D’autres témoignages sont disponibles sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.

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