Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Huitième témoignage : Madmagz.
Chez Madmagz aussi, la crise sanitaire a eu des impacts sur l’organisation du travail. Notre société de 20 personnes, située à Paris, propose des solutions et outils dédiés à la communication interne et à la création de magazines scolaires. Autant de domaines dont le fonctionnement est bouleversé par la situation actuelle.
Il nous faut donc, dès aujourd’hui, commencer à anticiper les futurs besoins de nos clients. Échanges avec Youssef Rahoui, fondateur et dirigeant de Madmagz.
En cette période de crise sanitaire, quels sont les enjeux pour Madmagz ?
J’ai commencé par faire une évaluation de la situation. Je voulais comprendre ce qu’était ce virus, comment il se propageait… Beaucoup de fausses rumeurs circulent et suscitent des inquiétudes infondées, voire des comportements inappropriés. Il était donc important de résumer les choses et de les partager avec l’équipe.
Il fallait aussi envisager les conséquences globales. D’une part à moyen et long-terme, car toute crise met fin à des choses et en suscite de nouvelles. Et d’autre part à très court terme : la situation actuelle met en jeu la survie de sociétés, il y a donc une réelle urgence.
Il s’agit alors de prendre le changement à bras le corps, d’essayer de voir les vagues qui s’amorcent et sur lesquelles on peut surfer. Il faut commencer à penser la société de demain. Si l’analyse est juste, elle contribue à définir la stratégie de l’entreprise et à stimuler les managers. Cela apporte de la confiance, et aide à se projeter sur l’après.
Lors du passage au confinement, quelles mesures ont été prises en interne chez Madmagz ?
Cela s’est déroulé en trois phases. Comme expliqué il s’agissait en premier lieu de comprendre le problème, d’évaluer à la fois son impact global et sur l’entreprise. Nous avons aussi pris connaissance des mesures de soutien gouvernementales et de leurs modalités de mise en œuvre. Et dès le 16 mars, nous sommes tous passés en télétravail.
La deuxième phase était celle de la communication. En interne, il fallait rassurer et inspirer les collaborateurs. Nous avons ainsi rédigé un mémo, qui a été envoyé à tous les collaborateurs par email. Ce texte a été publié en parallèle sur notre blog, ainsi que sur LinkedIn et Twitter. Nous allons aussi envoyer une newsletter à nos actionnaires.
Un focus sur la crise a également été fait lors de nos all hands meetings mensuels. J’y ai abordé la stratégie de gestion de crise, les menaces et les opportunités qu’elle représente et ce qu’elle signifie pour chacun. J’ai également communiqué en continu avec les managers via le « channel » dédié sur notre messagerie. Cela leur a permis d’informer leurs équipes de manière fiable, et d’échanger sur le sujet.
Enfin, la troisième phase est celle de l’action. Il faut motiver les managers concernant les projets clés, les pousser à prendre la mesure de la crise et à être à l’affût des opportunités. Je veux les inciter à penser autrement.
Nous avons également lancé des actions permises par les mesures gouvernementales, comme le chômage partiel, le télétravail ou le prêt garanti par l’État.
Comment s’organise le télétravail chez Madmagz en cette période de confinement ?
Nos modes de travail étaient déjà très digitalisés, et nous étions bien habitués au télétravail. Tous nos outils sont sur le web, donc les collaborateurs peuvent travailler de n’importe où. Ils sont très à l’aise avec ce fonctionnement.
Je me suis assuré d’avoir bien fait passer les différents messages à toutes les équipes, et le plus tôt possible. Cette communication rapide et inclusive a contribué à rassurer les collaborateurs.
Au quotidien, je m’appuie beaucoup sur les managers pour qu’ils soient un relais de communication. Ils me remontent également les points saillants.
Les mesures mises en place vous permettent-elles de poursuivre les différents projets en cette période de confinement ?
Oui, tout à fait. Nous avons cependant réévalué tout ce que nous faisions, pour faire très attention aux coûts. Il a fallu rationaliser tous les investissements, revisiter toutes les dépenses qui n’étaient pas essentielles. Nos projets stratégiques, qui sont porteurs de sens pour l’avenir, sont ainsi maintenus et même soutenus.
Concernant les projets de nos clients, tout dépend de leur situation. Ils ont notamment dû absorber le choc du télétravail. Leur communication interne se retrouve souvent très exposée en ce moment. Certains ont un besoin accru de nos services, car il faut absolument délivrer les messages rapidement et à tous les collaborateurs. Pour d’autres, les enjeux économiques ont impliqué une réduction des dépenses et des projets.
Mais nous sommes confiants sur le fait que les communicants internes ont besoin de solutions comme les nôtres. En les accompagnant à travers cette crise, nous avons une vision claire de leurs besoins, ce qui nous permettra d’être encore plus pertinents à l’avenir.
Comment maintenez-vous la communication interne chez Madmagz en cette période particulière ?
En temps normal, nous organisons des points corporates mensuels et des points bimensuels avec les managers. Nous avons également un événement d’équipe trimestriel, et nous célébrons régulièrement les succès et les anniversaires. Comme nous télétravaillons souvent, nous avons aussi l’habitude des contacts via des outils digitaux.
Actuellement, nos échanges se font surtout par Slack, Hangouts et par téléphone. Le point avec les managers est devenu hebdomadaire, et nous y faisons une revue de l’humeur et de l’état d’esprit des équipes. Le point mensuel avec les collaborateurs est maintenu, de manière digitale. Les relations informelles au sein des équipes sont gérées à l’initiative des managers. Certaines équipes organisent également des afterworks sur Houseparty.
Les canaux, outils et moments de communication que nous utilisons, ainsi que la culture de la transparence, ont rendu la transition fluide. Tout était déjà en place, l’usage des différentes solutions s’est simplement intensifié. Nous avons cependant renforcé les mesures de sécurité informatique, car le travail à distance expose encore plus l’entreprise.
À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact durable sur le fonctionnement de l’entreprise ?
Au sein de Madmagz, nous avions engagé l’année dernière une réflexion stratégique concernant nos deux business units, qui évoluent dans les domaines de l’éducation et de la communication interne.
Concernant l’éducation, nous avions fait le pari que les parents allaient intensifier leur présence auprès de leurs enfants, que les thématiques liées aux soft skills allaient prendre du poids et que l’enseignement à distance allait croître. La crise a accéléré ces tendances, nous devrons donc aller plus vite que prévu.
Et concernant la communication interne, nous sommes persuadés depuis longtemps de son importance stratégique. Elle n’était pas toujours estimée à sa juste valeur, mais la crise actuelle va être pour les communicants l’occasion de faire valoir leur rôle. Les entreprises vont réaliser l’importance de certains projets et se rendre compte de leurs lacunes.
D’une manière plus générale, je pense que les services en SaaS vont se développer. Les entreprises devront désormais accepter le télétravail, investir dans des infrastructures dédiées, dans des outils de communication et dans la sécurité informatique. Il leur faudra aussi réfléchir à de nouvelles formes de cohésion sociale. Le travail à distance n’est pas vécu de la même manière par tout le monde, et c’est un sujet qui va prendre de l’importance.
D’autres témoignages sont ajoutés régulièrement sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.Huit!
