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Les outils indispensables pour une communication interne efficace

Mener une communication interne efficace passe, notamment, par la mise en place d’outils adaptés. Pour vous accompagner dans cette démarche, nous faisons le point sur la boîte à outils idéale du communicant interne.

Depuis les confinements, l’importance de la communication interne dans l’entreprise n’est plus à prouver. Cependant cette reconnaissance n’a, en général, pas été accompagnée d’une augmentation des budgets.

Les communicants doivent donc optimiser leurs façons de travailler afin de continuer à produire des contenus de qualité. Pour cela, il leur faut se doter des bons outils.

Les 4 clés d’une communication interne efficace

 

 

1) Le plan de communication

Pour être pertinente et adaptée, la diffusion des contenus doit s’organiser de manière précise. Afin d’y parvenir, il faut construire un plan de communication.

Ce plan est en fait la déclinaison pratique de la stratégie de communication interne. Il répertorie à la fois :

  • les sujets à aborder
  • les objectifs à atteindre pour chacun d’entre eux
  • et les statistiques à analyser

Pour créer votre plan de communication interne, vous pouvez vous appuyer sur les ressources que les équipes de Madmagz Com’In ont préparées pour vous :

Cet outil est véritablement la base de la communication interne. Il permet de garder le cap tout au long de l’année et d’articuler au mieux les besoins de l’entreprise avec les attentes des salariés.

2) Le calendrier éditorial, outil quotidien de la communication interne efficace

Si le plan de communication fixe un cadre, il est cependant souvent trop abstrait pour une utilisation quotidienne. C’est là qu’intervient le calendrier éditorial.

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un planning. Établi pour chaque semaine ou pour chaque mois, il regroupe et organise l’ensemble des publications prévues sur la période. Il précise, pour chaque contenu :

  • l’angle
  • le format
  • les cibles
  • le ou les média(s) à utiliser pour la diffusion

Certains outils permettent également de voir l’état d’avancement des contenus (« À rédiger », « En validation », « Publié », etc.) et la personne en charge de chaque étape. C’est le cas par exemple dans notre modèle de calendrier éditorial, réalisé sur Trello.

Utiliser un calendrier éditorial facilite l’organisation de l’équipe. Il devient plus simple de répartir la charge de travail, et donc de faire face aux imprévus ou aux demandes urgentes venant des autres départements.

Pour planifier vos publications à l’avance, n’hésitez pas à inscrire les temps forts de l’année dans votre calendrier éditorial. Pour cela, vous pouvez vous inspirer de notre marronnier des actions de communication interne.

3) Des outils pour le quotidien

La communication interne, surtout dans sa version digitale, ne peut plus se passer des images. Illustration d’un texte, réalisation d’une affiche, production d’une vidéo… Les besoins sont multiples.

Mais les logiciels de création et de retouche d’images sont souvent coûteux et complexes à prendre en main. Lorsqu’il n’y a pas de graphiste en interne, les communicants ont donc besoin de trouver des outils pratiques pour leur usage quotidien.

L’équipe de Madmagz Com’In en a sélectionné quelques-uns, tous adaptés à la communication interne. Vous les trouverez dans ce guide, qui répertorie également des solutions facilitant l’organisation d’événements ou l’amélioration du travail en équipe.

Retrouvez également sur le blog notre sélection d’outils pour :

Et si vos besoins concernent des outils pour réaliser votre journal interne, votre newsletter interne ou votre intranet, n’hésitez pas à nous contacter pour que nous en discutions ensemble.

4) Une communication interne efficace est une communication interne analysée

Pour élaborer une stratégie de communication efficace, il faut savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Cela passe par l’enquête interne, qui révèle les besoins et attentes des salariés, mais aussi par l’analyse de la performance des différents outils.

Ces chiffres se trouvent dans le tableau de bord de chaque média digital. Il est généralement possible d’en faire une extraction Excel, ce qui facilite leur analyse. Vous devriez ensuite construire un fichier global, qui vous permette de connaître :

  • la performance d’un média, à la fois sur l’année et par rapport à une période de référence
  • la performance de tel contenu ou de tel sujet

Vous pouvez vous inspirer de notre modèle de reporting de newsletter interne par exemple.

Communication interne efficace et usage optimal des outils existants

Avant de se doter de nouveaux outils, il convient également de faire un état des lieux des fonctionnalités offertes par les logiciels déjà en place.

Car, parfois, les communicants sont confrontés à des problématiques pour lesquelles, sans le savoir, ils ont déjà la solution. Avant de chercher un outil de sondage, par exemple, regardez si votre application interne ne dispose pas d’un module de ce type. De la même manière, votre messagerie instantanée permet probablement aux participants d’un événement interne de poser leurs questions en direct.

Il est donc essentiel de bien connaître toutes les possibilités de vos différents outils digitaux. Vous maîtrisez déjà leur fonctionnement, ils ont été approuvés par la DSI… Et vous optimisez ainsi votre budget.