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Les tâches superflues au travail, un phénomène à combattre

Les entreprises françaises semblent être celles qui imposent le plus de tâches superflues à leurs employés. Décryptage.

  

En France, comme chacun sait, les salariés passent beaucoup d’heures en réunion. Avec parfois, en sortant, l’impression d’avoir perdu leur temps. Une étude de Sapio Research pour Asana, publiée le mois dernier, semble montrer que ce phénomène est non seulement bien concret, mais dépasse aussi largement la question des réunions.

État des lieux des tâches superflues

L’étude cherchait à savoir quelle était la part de travail superflu dans le quotidien des salariés. Pour cela, Sapio Research a interrogé un panel de 13 123 professionnels dans le monde, dont 2 003 en France. Les « tâches superflues » ont été définies comme les activités empêchant de se concentrer sur les tâches qualifiées. Elles concernent :

  • les réunions superflues
  • la recherche d’informations
  • la vérification et la lecture de ses mails
  • le passage d’un outil informatique à un autre
  • la gestion des priorités changeants
  • et la vérification du statut d’un projet

Cela englobe donc les tâches qui concernent l’organisation du travail. L’étude les qualifie également de « work about work », soit du travail concernant le travail.

La situation en France

Le constat dressé par Sapio Research est édifiant : les Français consacrent 66 % de leur activité professionnelle au « work about work ». Ils n’exercent d’activités qualifiées que 21 % du temps. Les 13 % restants concernent les tâches liées à la stratégie, comme la planification par exemple.

Si les tâches superflues sont assez courantes, l’étude montre cependant que les salariés français sont ceux qui en effectuent le plus. En volume horaire, cela représente :

  • 5 heures par semaine à réaliser des tâches déjà effectuées par un collègue
  • 3 heures par semaine de participation à des réunions qui ne concernent pas l’employé

C’est donc presque une journée par semaine qui pourrait être gagnée en optimisant l’organisation du travail. Et multiplier les outils n’aide pas forcément à contrer ce phénomène. En moyenne, les salariés utilisent 10 applications différentes, ce qui engendre 25 basculements de l’une à l’autre chaque jour.

Les effets des tâches superflues sur l’efficacité et le moral des collaborateurs

Le volume des tâches superflues engendre une réelle perte de temps, et donc d’efficacité. Mais ce phénomène a également d’autres effets, moins évidents.

Tout d’abord, le fait de basculer sans arrêt d’une application à l’autre augmente le risque de passer à côté d’une information. En conséquence, les salariés travaillent moins bien. Ils manquent environ 30 % de leurs échéances chaque semaine.

Cette impossibilité de travailler efficacement entraîne aussi un certain état d’esprit. Difficultés à se concentrer et allongement du temps de travail en sont les premiers symptômes. 82 % des employés déclarent également avoir du mal à se déconnecter de leur travail. Et 61 % d’entre eux ont connu un syndrome de l’imposteur en 2020.

L’impact du télétravail sur ce phénomène

Dans le contexte actuel de télétravail massif, le poids des tâches superflues se ressent encore plus nettement.

Le fait de travailler depuis chez soi a contribué à brouiller la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle, ce qui a entraîné un allongement des horaires de travail. Il est devenu encore plus difficile de se déconnecter (concrètement et mentalement) à la fin de la journée. En 2020, les salariés français ont ainsi effectué 455 heures supplémentaires (contre 242 en 2019).

  

Limiter le « work about work », un impératif

Il convient ici de noter que l’étude de Sapio Research était commandée par Asana, l’un des éditeurs d’applications de gestion de projets dont nous vous parlions dans cet article.

Cependant, elle semble révélatrice d’un phénomène ressenti par de nombreux salariés, et qui affecte véritablement leur productivité. Les entreprises devraient donc s’attacher à limiter les tâches superflues, afin d’assurer le bien-être de leurs employés et de leur proposer des conditions de travail optimales.

Quelques pistes d’amélioration

Les salariés interrogés dans l’étude identifient clairement les principaux freins à la productivité. Ils citent notamment :

  • la surcharge de travail
  • la réponse à de trop nombreux mails et messages
  • le temps passé à chercher des informations
  • le manque de clarté sur les tâches, qui entraîne un trop grand nombre de réunions

Aux managers donc de se pencher sur les process de travail et l’organisation de leur équipe. Comment mieux partager les informations ? Comment éviter les redondances entre les postes ? Et comment rendre les réunions plus efficaces ?

Les salariés étant les premiers à subir les tâches superflues, ils devraient également être consultés dans l’élaboration des solutions. Ils seront d’autant plus impliqués si l’entreprise leur montre qu’elle leur fait confiance et qu’elle compte sur eux pour s’améliorer.

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