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Limiter le nombre d’emails, un impératif pour la communication interne

Limiter le nombre d’emails devient essentiel à la fois pour le bien-être des salariés et la productivité de l’entreprise. Éclairage.

Le site Ragan s’est intéressé à une étude de PoliteMail qui a analysé 1,3 milliards de mails internes envoyés par 8,5 millions d’employés dans le monde en 2020. À l’arrivée, un constat sans appel : la quantité d’emails échangés au sein des entreprises doit diminuer.

Pourquoi il faut limiter le nombre d’emails

Les emails sont au cœur du fonctionnement des entreprises, c’est un fait. Et le contexte de télétravail massif dû à la crise sanitaire a montré qu’ils étaient plus que jamais indispensables. En 2020, les communicants internes ont ainsi envoyé 72 % d’emails de plus qu’en 2019.

Cependant, lorsque toutes les informations transitent par emails, cela crée une situation paradoxale. Le salarié ne peut travailler sans se passer des emails, mais en recevoir trop entrave son quotidien.

Emails et interruptions de tâches

Tout d’abord, cela perturbe sa concentration. Recevoir des emails tout au long de la journée empêche de se consacrer pleinement à une tâche. D’autant plus lorsqu’on se sent obligé de les lire immédiatement (voire d’y répondre au plus vite). Il faut arrêter ce que l’on est en train de faire, se concentrer sur le message reçu, puis reprendre son travail. L’étude estime qu’il faut 64 secondes après la lecture d’un email pour retrouver son rythme de travail antérieur.

Et comme cela vaut pour tous les emails, quelle que soit leur importance, ces interruptions de tâche fréquentes finissent par devenir conséquentes. Ainsi, un employé passerait 28 % en moyenne de son temps de travail hebdomadaire à lire et à répondre à ses mails.

Gestion des emails et gestion du stress

De plus, la surabondance d’emails a un autre effet négatif. Au-delà de la perturbation de la concentration, et donc de la baisse de la productivité, elle génère du stress chez les salariés. Ils ont peur de passer à côté d’une information urgente, ou d’avoir l’air moins réactifs et impliqués que leurs collègues.

Certains choisissent, pour améliorer leur concentration, de désactiver les notifications de leur boîte de réception pour ne regarder leurs emails que toutes les deux ou trois heures. En théorie, l’idée est bonne. Mais en pratique, si ce fonctionnement n’est pas partagé au sein de l’équipe, cela peut entraîner des reproches de la part du manager pour n’avoir pas été assez réactif.

 

 

La communication interne a son rôle à jouer pour limiter le nombre d’emails

En communication interne également, l’email reste un outil central. Il possède en effet un avantage indéniable : sa capacité à atteindre immédiatement l’ensemble des salariés connectés.

En 2020, le confinement et le télétravail ont éloigné de nombreux employés des locaux de leur entreprise. Les communicants internes ont donc massivement utilisé les emails pour garder le contact avec eux. Le site Ragan note ainsi que :

  • 16 emails corporate ont été reçus par mois et par employé
  • le contenu de ces emails représentait au total 35 minutes de lecture (et comportait 121 liens vers d’autres pages)
  • l’engagement des salariés envers ce média a augmenté de 71 %

Les collaborateurs eux-mêmes étaient donc très réceptifs à ces messages. Au détriment, sans doute, de leur productivité et de leur gestion du stress. En voulant répondre à un besoin urgent (continuer à informer malgré la distance), les communicants internes ont donc, malgré eux, contribué à alourdir le quotidien des salariés.

Comment faire pour limiter le nombre d’emails au quotidien

Pour soulager les employés, il faut donc limiter les emails. À la fois dans les échanges entre collègues et en communication interne. Pour cela, de nombreuses solutions existent. En voici quelques-unes.

1) Limiter le nombre d’emails lors de la gestion de projets

Des applications dédiées permettent désormais de simplifier les (nombreux) échanges d’emails nécessaires pour mener à bien un projet. Certaines sont même conçues spécifiquement pour les équipes en télétravail.

2) Une application de chat pour réduire les échanges internes

Au sein d’une équipe, les applications de chat facilitent les échanges du quotidien. L’organisation en différents canaux permet de structurer les conversations selon des thématiques précises… Y compris pour les discussions concernant des sujets informels.

3) Limiter le nombre d’emails envoyés par la communication interne

Ce point devrait figurer en tête des objectifs lors de l’élaboration de la stratégie de communication annuelle. Cela entraînera un meilleur usage des autres médias, comme l’application interne. D’autant que, si elle est installée sur les téléphones personnels, elle permet de toucher un public plus large que les emails.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur les managers pour qu’ils relayent les informations à leur équipe. Attention cependant à les doter d’outils adéquats afin de ne pas augmenter leur quantité d’emails reçus !

Enfin, passez en revue les différents canaux de communication en interne. Car si un salarié cherche une information trop longtemps, il va probablement envoyer un mail à ses collègues pour avoir la réponse. Pour cela, menez l’analyse en vous plaçant du point de vue des employés et de leurs usages. Vous trouverez probablement de nouvelles pistes pour optimiser les échanges en interne !

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