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Newsletter interne : 5 raisons pour lesquelles Outlook et Gmail ne sont pas adaptés

Votre newsletter interne est prête, et vous pensiez l’envoyer depuis votre messagerie habituelle ? Voici 5 raisons d’utiliser plutôt un outil de newsletter dédié.

Une fois que vous avez défini les contenus à diffuser en interne et la structure de votre newsletter, il s’agit maintenant de la réaliser et de l’envoyer. Pour cela, le premier réflexe est souvent de se servir de sa messagerie habituelle, comme Outlook ou Gmail.

Mais ces outils ne sont pas conçus pour cet usage. Certes, rien ne vous empêche de vous en servir pour cela. Vous utilisez quotidiennement votre messagerie, vous en connaissez bien le fonctionnement, vos contacts y sont déjà enregistrés… Mais votre tâche risque d’être plus compliquée que prévu si vous n’utilisez pas un outil de newsletter dédié.

Comme l’explique designmodo (en anglais), il y a plusieurs raisons à cela. Nous en avons sélectionné cinq.

1) Un outil de newsletter pour un rendu graphique optimal

Ce qui fait l’attractivité d’une newsletter, c’est d’abord son aspect graphique. Vous passez du temps à créer un template, à choisir des contenus multimédias, à optimiser la taille et l’emplacement des visuels… Cependant, il est possible que cette mise en page ne soit pas supportée par votre messagerie.

Ainsi, Outlook utilise le moteur de rendu de Word pour afficher le code des emails. Ce code est donc « nettoyé » et certains aspects peuvent changer, comme :

  • les images : elles n’apparaîtront pas automatiquement si les destinataires ne sont pas dans vos contacts
  • l’alignement : les blocs peuvent se décaler légèrement, en hauteur comme en largeur
  • les espacements : certaines versions d’Outlook ignorent les espaces entre le texte et les images, d’autres ajoutent des espaces vides
  • mais il y aura aussi des gifs qui ne se lanceront pas, des coins arrondis sur certains boutons qui disparaîtront, etc.

Vous ne pouvez donc pas être certains de l’aspect de votre newsletter interne lorsqu’elle arrivera dans les boîtes mails de vos destinataires. (Ce point est moins vrai pour Gmail, qui conserve mieux le rendu prévu du code HTML).

Un outil de newsletter dédié, en revanche, permet justement de préserver la mise en page exacte, quelle que soit la messagerie utilisée par chaque destinataire… Ou le support ! N’oubliez pas qu’une newsletter réalisée sur Outlook a peu de chances d’être vraiment responsive, alors qu’une part croissante de vos employés la liront sur leur smartphone.

 

2) Préserver la réputation de la communication interne

Cette affirmation peut sembler exagérée, et pourtant. Même si cela commence à changer (le confinement a montré la valeur ajoutée de la communication interne dans de nombreuses entreprises), ce métier n’est pas toujours reconnu à sa juste valeur.

Tous vos employés reçoivent régulièrement des newsletters commerciales dans leur vie privée. Ils vont donc, consciemment ou non, y comparer la newsletter interne. S’ils reçoivent un mail à la mise en page déformée, cela ne va pas les inciter à penser que leurs collègues de la communication sont des professionnels.

Utiliser un outil de newsletter dédié permet au contraire de conserver le visuel souhaité, d’ajuster les messages de manière précise, et même de personnaliser chaque mail envoyé.

3) Faciliter la gestion des répertoires grâce à un outil de newsletter

Qui dit newsletter interne dit aussi répertoire(s) de destinataires. La newsletter interne se décline souvent en plusieurs versions selon les publics ciblés. Vous pouvez certes créer des groupes d’envoi dans votre répertoire, mais il faudra les gérer à la main, ce qui peut s’avérer complexe si votre newsletter est envoyée à un grand nombre de personnes.

Certains optent pour des listes de diffusion sous Word, mais là encore, au-delà de quelques dizaines de destinataires la gestion peut s’avérer complexe.

Un outil de newsletter permet au contraire d’avoir un répertoire dédié, composé des différents groupes identifiés en interne.

  

4) Un outil de newsletter pour programmer les envois

En tant que communicant interne, la réalisation de la newsletter est souvent une tâche parmi de nombreuses autres. Il s’agit donc de l’optimiser pour qu’elle ne devienne pas une perte de temps.

Les messageries classiques ne disposent généralement pas de fonctions pour programmer l’envoi d’un mail. Il vous faut donc vous dégager du temps au bon moment, ne pas faire d’erreur sur les groupes de destinataires, ne pas oublier d’envoyer le message en « copie cachée »… Autant d’aspects qui sont simplifiés dans un outil de newsletter.

Vous aurez également l’avantage de pouvoir envoyer un grand nombre de mails en une seule fois, là où Gmail, par exemple, limite à 500 la quantité quotidienne de mails émis.

 

5) Suivre les indicateurs chiffrés

Mais surtout, votre messagerie habituelle ne vous permet pas de connaître la popularité ni l’efficacité de votre newsletter interne. Or, pour assurer le succès de cet outil de communication, vous avez besoin de connaître :

  • son taux de rebond
  • son taux d’ouverture
  • ou encore le nombre de clics

Autant d’éléments indispensables si vous souhaitez pouvoir ajuster votre newsletter en fonction des attentes de votre (ou de vos) public(s) interne(s).

Un outil de newsletter… Mais lequel ?

Si vous voilà convaincus, il ne vous reste plus qu’à choisir le prestataire qui correspond le mieux à vos besoins. Nous avions d’ailleurs consacré un article à ce sujet. Madmagz Com’in propose également un outil de newsletter spécifiquement pensé pour un usage interne, n’hésitez pas à contacter nos équipes pour plus de précisions.

Et si votre service informatique préfèrerait, pour des raisons de sécurité, que vous vous contentiez d’Outlook, nous espérons que les éléments ci-dessus vous aideront à les convaincre !

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