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Onboarding des nouveaux collaborateurs : comment réussir leur accueil ?

L’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise, ou « onboarding », est une étape cruciale dans la relation qui va se créer entre eux. Voici comment l’aborder.

Accueillir un nouveau collaborateur ne se limite pas à lui montrer son bureau. L’onboarding est un processus de plusieurs semaines, qui va avoir un impact sur l’engagement futur de l’employé. Comme l’explique le site Zenefits, la façon dont une entreprise accueille ses salariés a même un rôle dans le turn-over.

Préparer l’onboarding d’un collaborateur

Toute entreprise doit définir la manière dont elle accueille ses employés, depuis leur embauche jusqu’à leur intégration complète. Cela passe par l’élaboration d’un programme d’accueil à l’attention des managers. Il va comporter la liste des différentes démarches, un planning type, les contacts utiles… Ce document devrait aussi préciser les différents aspects légaux à vérifier, par exemple la signature d’une clause de confidentialité.

Un accueil bien préparé et standardisé annonce également la culture de l’entreprise, et préfigure donc l’expérience employé.

L’importance de la première impression

Dès son premier jour, le salarié va commencer à se forger une opinion sur son environnement de travail. Vous devez donc vous assurer que tout est prêt pour l’accueillir. Si certains papiers administratifs ne sont pas encore finalisés, prévoyez de le faire en amont. Arriver dans une nouvelle entreprise est une source de stress : votre nouvel employé aura l’esprit plus libre si les aspects légaux sont réglés.

Onboarding : aspects pratiques

Avant l’arrivée de votre nouvel employé, envoyez un mail à sa future équipe. Présentez-le et décrivez son poste et ses missions. Proposez également un déjeuner d’équipe pour le jour J, afin que tous soient disponibles pour leur nouveau collègue.

Quelques jours avant la date, envoyez un mail de bienvenue au nouveau salarié et rappelez-lui les détails pratiques :

  • Horaire et adresse du rendez-vous
  • Plan d’accès
  • Coordonnées de la personne qui va l’accueillir
  • Document à présenter à l’entrée

Anticipez également les aspects matériels : bureau, ordinateur, badge doivent être prêts pour que votre nouveau collaborateur se sente le bienvenu. 

Onboarding : le 1er jour

Pour un salarié, le premier jour est intense car il faut retenir de nombreuses informations. Et au stress de l’inconnu s’ajoute la nécessité de faire bonne impression.

Prendre connaissance des éléments utiles…

Prévoyez donc du temps pour l’accueillir, discuter, lui présenter son équipe et lui faire visiter les lieux. Donnez-lui un exemplaire du règlement intérieur et des autres politiques internes en vigueur. N’oubliez pas de mentionner les informations pratiques concernant la cantine, la salle de sport, l’infirmerie ou encore le CE. La vie en entreprise ne se limite pas au travail !

L’idéal est de fournir un livret d’accueil à votre nouveau collaborateur. Véritable guide de l’entreprise, il pourra lui être utile au quotidien. De votre côté, disposer d’une checklist des points à aborder vous permettra de ne rien oublier.

… pour véritablement intégrer l’entreprise

Le premier jour est aussi pour le salarié l’occasion de découvrir véritablement la société. Présentez-lui les différentes ressources à sa disposition et les personnes à contacter.

Donnez-lui aussi accès à l’intranet et aux applications internes. Proposez-lui le dernier numéro du journal interne : ce sera l’une des meilleures manières de le familiariser avec sa nouvelle entreprise, ses composantes et son périmètre d’activité.

L’onboarding, un processus dans la durée

Dans les jours suivant son arrivée, chaque employé prend ses marques et se forge une opinion plus construite de la société. Il est essentiel de continuer à l’accompagner pendant cette phase pour que son intégration soit réussie.

Une session de présentation des aspects RH, notamment, a son importance. Votre nouveau collaborateur doit avoir une vision claire des avantages offerts par l’entreprise, par exemple concernant l’épargne salariale.

Au fur et à mesure qu’il prend connaissance de ses dossiers, il va avoir besoin d’approfondir certains points. L’idéal est donc de programmer, au cours des premières semaines, des réunions avec les personnes et les équipes qui travaillent sur les mêmes sujets. Le fait de connaître ses interlocuteurs va aussi faciliter l’intégration de votre nouveau salarié.

Accueillir de nouveaux collaborateurs, un atout pour l’entreprise

Chaque nouvel employé arrive dans une société avec un œil neuf. Il est donc parfois le plus à même de détecter certains points d’amélioration, voire dysfonctionnements. Un mois après le début de son onboarding, faites un point avec lui pour connaître ses premières impressions. Écoutez ses suggestions et, si elles sont pertinentes, proposez-lui de les mettre en place. Il aura ainsi la preuve que son avis est important pour l’entreprise. Et participer à son amélioration ne pourra que renforcer son engagement envers elle.

Un nouveau point peut être fait à la fin des six premiers mois. L’occasion aussi de s’assurer que votre nouveau collaborateur se plaît dans l’entreprise, et que son onboarding est un succès.

Pour aller plus loin sur le sujet :

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