Il fût un temps où il était bon de se demander si vos collaborateurs étaient prêts à accepter la digitalisation de leur journal interne. La vraie question est aujourd’hui de savoir comment leur offrir un support digital à la hauteur de leurs attentes en matière de communication interne et de confort de lecture. Explications.

Print / Digital : des techniques rédactionnelles à respecter

En matière de contenu, le format digital impose aux services de communication de former leurs équipes aux nouvelles techniques rédactionnelles. Concrètement, il faut réduire la taille des articles, être plus concis, plus percutant, sans oublier l’intégration de visuels (voir article : Les contenus visuels : l’avenir de la communication interne ?). La question que beaucoup se posent : peut-on se contenter de reproduire à l’identique le journal interne papier sur support digital ? Bien évidemment que non, le format des supports numériques et les habitudes de lecture en ligne montrent qu’une adaptation est indispensable. Par ailleurs, le principal apport du numérique est de rendre les contenus plus dynamiques et flexibles, avec des fonctions multimédias (vidéos, sons) et interactives (liens vers des sites Internet ou Intranet). Impossible donc de reprendre les contenus print en l’état. Vous devez envisager un nouveau chemin de fer avec des entrées (des clics possibles) vers d’autres contenus complémentaires, jouer sur les liens entre les articles, découper éventuellement vos articles en plusieurs afin de les rendre plus digestes, etc.

Concevoir des contenus pour une lecture numérique

Le confort de lecture est un des arguments phares des personnes souhaitant conserver un journal interne papier. Il est donc nécessaire de trouver des solutions ou des outils facilitant la lecture. Pourquoi pas une application mobile uniquement dédiée au journal interne ? Pratique, cette déclinaison – complémentaire du journal interne digital – permettrait de lire individuellement chaque article sur mobile et tablette. Autre solution : opter pour des rédacteurs externes qui sauront apporter clarté, lisibilité et donc confort de lecture à votre journal interne.

Maitriser les pratiques de partage d’information

Côté confidentialité, la numérisation de l’information induit forcément des risques de fuite d’informations internes confidentielles en dehors des entreprises. Cependant, ce genre de fuite n’est pas nouveau. Combien d’employés ont l’habitude de prendre avec eux leur journal interne pour le lire dans les transports ? Cette tendance s’accentue bien entendu avec le numérique et le BYOD – l’utilisation d’équipements privés pour un usage professionnel. Dès lors, il est nécessaire de sensibiliser tous les collaborateurs aux bonnes pratiques relatives au partage d’information.

Prendre en compte l’usage de vos collaborateurs

Si vous envoyez déjà votre journal interne au format PDF, c’est un premier pas vers la digitalisation. Mais vous êtes loin de tout le potentiel offert par le numérique. Pour choisir les bonnes « options » pour votre journal interne, n’hésitez pas à questionner vos collaborateurs. Voient-ils un intérêt, une plus-value à l’intégration d’interactivité et de multimédia dans leurs publications internes ? Ressentent-ils la nécessité de commenter les articles du journal ? Se sentent-ils limités par le fait que leur support ne contienne que du texte et des images ? Autant de questions et de réponses qui vous aiguilleront pour aller plus loin dans la digitalisation, avec le soutien de vos collaborateurs. Et in fine créer un véritable outil que vos collaborateurs vont s’approprier.