Souvent critiqué, PowerPoint reste pourtant un outil de référence en entreprise. Mais PowerPoint et communication interne sont-ils encore compatibles ?
PowerPoint est un outil central dans les discussions en entreprise. Réunions, travaux de synthèse et même suivis de projet s’appuient sur des séries de slides… Avec pour conséquence des séances de travail qui semblent parfois interminables.
Les communicants internes peuvent-ils remédier à cette problématique ?
PowerPoint et communication interne : les limites
PowerPoint est en usage depuis de nombreuses années déjà. Comme le souligne le site Ragan, il est l’outil privilégié d’une communication « top-down » et à sens unique. Si un intervenant veut faire passer un message à un groupe de personnes plus ou moins large, il s’appuie sur une présentation.
Mais ce mode de circulation des informations commence à devenir obsolète. Le management tend vers un modèle plus horizontal, où chacun peut partager ses idées. Et la communication interne cherche désormais à faire entendre la parole des salariés.
Aujourd’hui, alors que de nombreuses équipes travaillent à distance, PowerPoint semble avoir encore perdu en pertinence. L’heure est aux outils collaboratifs comme Teams ou Zoom, qui permettent à la fois d’échanger en direct et de partager des idées.
Un outil contre-productif
De plus, avec PowerPoint, l’auditoire devient souvent assez passif. C’est en partie dû à une mauvaise utilisation de l’outil. Les intervenants veulent trop bien faire, ils ne trient pas suffisamment les informations qu’ils intègrent dans leurs slides. Au lieu d’être un simple support, une aide pour le discours, la présentation prend toute la place et l’orateur se trouve, presque malgré lui, réduit à la lire à voix haute.
La (mauvaise) réputation de PowerPoint est telle que des études sur son efficacité ont même vu le jour. Toujours selon Ragan, une équipe d’Harvard a ainsi montré que les orateurs utilisant PowerPoint sont perçus comme moins informés et moins professionnels que ceux ayant recours à d’autres outils plus souples, comme Prezi par exemple.
Revenir à des présentations plus efficaces
Cependant, si l’usage de PowerPoint est aussi fréquent, c’est aussi pour les services qu’il rend. Chacun peut créer facilement un support pour sa présentation orale. Cela aide à fixer l’attention du public et à garder le fil de son discours.
À condition, bien sûr, que les slides aient été bien construites. C’est peut-être donc moins l’outil en lui-même qu’il faut abandonner, mais plutôt les mauvais usages qui en sont faits.
Pour une utilisation exemplaire de PowerPoint en communication interne
Les communicants internes ne se servent pas forcément de PowerPoint pour faire passer des informations aux collaborateurs. Cependant, ils sont les mieux placés pour aider leurs collègues à bien utiliser cet outil. Ils peuvent ainsi :
- concevoir et diffuser un « masque » pour assurer une homogénéité visuelle des différentes présentations réalisées en interne
- relayer des conseils et des bonnes pratiques pour améliorer la qualité des slides
- aborder le sujet lors des formations à la prise de parole en public
Et bien sûr, ils peuvent donner l’exemple en veillant à ce que leurs propres présentations soient claires, aérées et efficaces. Elles ne devraient être qu’un support pour l’orateur, c’est-à-dire:
- rappeler quelques idées clés
- montrer les principaux chiffres
- illustrer le propos.
Repenser le format même des réunions pour réconcilier PowerPoint et communication interne
L’article de Ragan propose également quelques conseils pour rendre les réunions plus vivantes et maintenir l’attention de l’auditoire. Ils seront utiles lors de discussions sur l’avancée d’un projet, par exemple.
Nous avons notamment retenu les deux idées ci-dessous :
1) prendre le temps nécessaire, en début de projet, pour bien définir les objectifs, les livrables attendus ainsi que la répartition des missions. Cela permet de limiter le nombre de réunions nécessaires par la suite, car chacun a une vision claire de l’organisation. Le suivi du projet se fait donc plus facilement. L’utilisation d’une application dédiée réduit en parallèle le nombre de mails.
2) opter pour la gestion par blocs de temps, ou « timeboxing ». Cette méthode consiste à attribuer un temps donné (et assez court) pour la réalisation de chaque tâche. Cela incite à plus de concentration, dans une recherche d’efficacité. Après avoir discuté du projet en réunion, chacun dispose par exemple de 30 minutes pour réfléchir à une problématique dans son domaine de compétences. Ensuite, la réunion reprend pour mettre en commun les réflexions et prendre une décision.
L’usage de PowerPoint étant bien ancré dans les entreprises, cela prendra probablement du temps avant un réel changement d’outil. Cependant, les communicants internes peuvent montrer la voie en proposant des solutions alternatives, et en changeant l’idée que leurs collègues se font d’une présentation interne !
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