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Quels outils collaboratifs pour faciliter le télétravail ?

Avec le passage en stade 3 de l’épidémie de COVID-19, le télétravail se généralise. Voici quelques outils collaboratifs pour vous aider lors de cette période.

Si certaines entreprises utilisent déjà le télétravail, la situation actuelle est particulière. Il ne s’agit plus de quelques jours de travail à distance. C’est la majorité, voire l’ensemble des équipes qui vont travailler de leur domicile. Et ce, pour une durée indéterminée.

La mise en place d’outils collaboratifs est donc indispensable. Nous avons listé pour vous les principales solutions utilisées.

Les outils collaboratifs, avantages et inconvénients

Avec les solutions actuellement disponibles, le télétravail ne doit plus être un frein à l’avancement des projets.

Les outils collaboratifs permettent de recréer un environnement de travail complet. Les salariés peuvent continuer à échanger des informations, suivre les projets… Et, plus simplement, à maintenir les liens entre eux. Il s’agit aussi d’organiser plus facilement les réunions.

Les outils collaboratifs permettent, entre autres :

  • le partage d’informations en temps réel
  • le partage de documents à jour
  • l’organisation des réunions
  • l’attribution des tâches
  • le passage de relais sur les projets complexes
  • le suivi en temps réel de l’évolution des projets

Les limites des outils collaboratifs

Si les possibilités offertes sont nombreuses, ces solutions doivent cependant être sélectionnées avec soin.

Il s’agit d’abord de ne pas les multiplier. Chacune peut être très utile, mais il ne faut pas qu’elles soient redondantes. Si vos besoins sont divers, optez pour un outil avec plusieurs fonctionnalités. Faute de quoi, les salariés risquent de ne pas s’y retrouver. Le télétravail sera alors complexe… Et la productivité diminuera. Des informations vont également se perdre.

Faites aussi attention à l’ergonomie. Tous les employés n’ont pas le même âge, ni la même facilité avec les outils informatiques. Mais tous doivent pouvoir utiliser les solutions proposées. Veuillez donc à ne pas décourager les plus réticents !

Enfin, l’un des aspects essentiels est la sécurité des données. Vérifiez donc bien auprès de votre DSI que les solutions envisagées répondent aux normes de votre entreprise.

Outils collaboratifs : quelques exemples

Si votre entreprise dispose déjà d’une digital workplace, les employés connaissent déjà ces méthodes de travail. Ils savent aussi où trouver les ressources à leur disposition. Veillez cependant à bien communiquer en interne pour présenter les nouveaux outils collaboratifs.

1) Les outils collaboratifs pour le suivi de projet

Ces solutions sont essentielles pour qu’une équipe puisse télétravailler efficacement. Elles permettent de matérialiser l’avancée d’un ou de plusieurs projets, d’attribuer des tâches, de passer la main à l’intervenant suivant…

En voici quelques-unes :

2) Les outils de partage

Ces outils servent au stockage et au partage des documents. La plupart permettent aussi de les modifier en ligne, par un ou plusieurs utilisateurs. Et ce, de manière simultanée. Chacun a alors accès en permanence à la dernière version du fichier concerné.

Les plus utilisés sont :

 

3) Les solutions pour communiquer

Ces outils permettent de discuter ou d’organiser des réunions à distance. Certains offrent notamment des fonctionnalités de partage d’écran. Ainsi, les salariés peuvent être en contact aussi souvent que nécessaire. Les réunions s’organisent facilement… Et sont même plus fluides que dans un format classique. Personne n’a besoin de se déplacer, et les discussions sont plus guidées.

Voici les principaux :

4) Les outils collaboratifs de la communication interne

La communication interne dispose également d’outils dédiés. Création collaborative du magazine ou de la newsletter, programmation des publications sur les réseaux sociaux… Les usages sont multiples.

Madmagz propose ainsi des solutions collaboratives pour réaliser son journal interne et gérer sa newsletter interne.

Remettre les employés au cœur de l’environnement de travail digital

Assurez-vous également que votre intranet, votre newsletter interne et votre application interne soient bien accessibles à distance. Ainsi, les employés ne seront pas coupés des actualités de l’entreprise.

Demandez-leur aussi régulièrement si les outils collaboratifs déployés leur conviennent. L’objectif est de faciliter leur quotidien, et ils seront les mieux placés pour évaluer les solutions proposées.

Dans le contexte actuel de télétravail généralisé, portez une attention particulière aux nouveaux salariés. Ils n’ont peut-être pas eu le temps de se familiariser avec les outils existants. Vérifiez donc qu’ils disposent bien des informations nécessaires.

Avec les outils collaboratifs, chacun peut désormais travailler et maintenir les liens avec ses collègues, en présentiel comme à distance. Ces nouveaux modes de fonctionnement façonnent également le monde du travail de demain. Il s’agit donc de les apprivoiser, pour mieux les optimiser !

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