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Comment gérer vos tâches en ligne : Remember The Milk

Parmi les logiciels que j’utilise quotidiennement, il n’y en a pas dont je pourrais moins me passer et auquel, dans le même temps, je sois plus attaché, que Remember The Milk.

Ce populaire gestionnaire de tâches en ligne existe depuis 2005 et a été amplement couvert sur le Web. Je vais donc surtout m’attacher à exposer comme je m’emploie et pour quel bénéfice.

Chaque matin, en corrélation avec mes rendez-vous enregistrés sur Google Agenda, je fais le point sur les tâches du jour. Je repousse celles que je ne pense pas pouvoir réaliser ou faire progresser de façon satisfaisante le jour même. Je reprogramme également celles que je n’ai pu abattre la veille.

À cette fin, je tire profit de plusieurs fonctionnalités. La programmation automatique des tâches (point comptable tous les mois…), la programmation à heure fixe (bloguer tous les jours à 21 heures…), le mini bloc-notes attaché à chaque tâche, les codes couleurs des niveaux de priorité, etc. Le moteur de recherche est particulièrement puissant et, grand avantage, les critères de recherche peuvent faire l’objet d’une liste de tâches spécifique permanente (smart list) accessible en un clic et automatiquement mise à jour. J’ai ainsi constitué la liste des tâches du jour.

Je trouve cependant qu’il manque à Remember The Milk une vue calendaire et « à perte de vue » de l’ensemble des tâches à réaliser. En ce sens, le module Netvibes, qui apporte cela, est utile.

Remember The Milk me sert également à organiser le travail de l’équipe. Rien de plus simple : il suffit de partager une tâche avec une personne pour qu’elle la voit apparaître parmi ses tâches. Petit défaut cependant ici : si elle la déclare comme réalisée, elle disparaît de ma liste. Un état intermédiaire comme « en attente de suppression » serait utile car quand on a beaucoup de tâches à gérer, on peut oublier jusqu’au fait d’en avoir crée certaines.

Bref, pour moi, c’est l’outil quasi idéal. Si en outre j’y suis attaché, c’est en raison de la simplicité d’usage, de l’élégante sobriété de l’interface et de cet humour léger et enfantin qui émaille le service. Quand on conçoit une application destinée à être intensivement utilisée, le cool facteur cool factor est un point important.

Enfin, si donc ce service est excellent, la qualité de service ne l’est pas moins. J’ai une fois perdu par je ne sais quelle manipulation toutes mes tâches. J’ai envoyé un e-mail catastrophé à la start-up australienne. Emily Boyd, la co-fondatrice, me répond rapidement et, dans la matinée, je les avais récupérées. Assurément l’école à suivre !

PS (26 février)

À noter cet excellent tutoriel exposant comment utiliser Remember The Milk pour appliquer la méthode GTD.