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Réussir son livret d’accueil en entreprise : les 7 règles à suivre

Pour optimiser le parcours d’onboarding, réussir son livret d’accueil est indispensable. Voici 7 points incontournables à prendre en compte dans sa conception.

Le livret d’accueil est le document que toute société devrait remettre à ses nouvelles recrues, idéalement quelques jours avant leur prise de poste. Il permet aux nouveaux salariés de trouver toutes les réponses dont ils ont besoin sur le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble.

Réussir son livret d’accueil, c’est donc faciliter l’intégration du nouvel employé, faire en sorte qu’il se sente accompagné et qu’il prenne rapidement ses repères. Ce document contribue ainsi à accélérer le processus d’onboarding.

C’est aussi un élément-clé de l’engagement envers l’entreprise. Selon le site Collock, 58 % des employés ayant été correctement accompagnés lors de leurs débuts sont encore en poste 3 ans plus tard.

Il est donc essentiel d’accorder du temps à la conception de ce document. Et si les livrets d’accueil vont différer d’une entreprise à l’autre, certains points doivent systématiquement être pris en compte.

Les 7 règles pour réussir son livret d’accueil

 

1) Privilégier la synthèse

Tout au long de l’élaboration du livret d’accueil, il faut garder en tête ce principe : synthétiser et simplifier. Ce document est un outil ; il doit donc être facile à prendre en main et à utiliser.

S’il contient trop d’éléments de langage corporate, ou si les chapitres sont trop longs, les nouveaux arrivants le refermeront vite. Optez pour une écriture claire, qui mette en avant les informations essentielles. Prévoyez également une table des matières dès les premières pages, et aérez la présentation en utilisant des photos et des pictogrammes.

2) Commencer le livret d’accueil par un mot de bienvenue

Réussir son livret d’accueil, c’est bien sûr montrer au nouvel employé qu’il est le bienvenu dans l’entreprise. Le document devrait donc commencer par un mot de bienvenue, si possible signé par le dirigeant.

Ce mot, qui peut tenir en quelques paragraphes, peut aussi présenter les objectifs du livret d’accueil. Il s’agit de montrer, dès le début de la lecture, que le document est un réel outil pratique et non un élément de communication.

3) Présenter l’entreprise dans son ensemble

Le jeune embauché connaît déjà, en partie, l’entreprise qu’il rejoint. Cependant, il n’a pas forcément de vue d’ensemble sur toute l’organisation. Pour qu’il puisse prendre son poste dans de bonnes conditions, il a donc besoin de connaître le contexte dans lequel il va évoluer.

En quelques pages, offrez-lui cette vision globale. Présentez la mission de l’entreprise, le périmètre de ses activités, sa structure, ainsi que ses implantations géographiques. Mettez en avant les informations principales, notamment :

  • le chiffre d’affaires
  • le nombre de collaborateurs
  • et l’organigramme de la direction générale

Vous pouvez aussi inclure dans cette partie un résumé de l’histoire de l’entreprise.

4) Intégrer la culture de l’entreprise pour créer un livret d’accueil pertinent

Recevoir le livret d’accueil marque véritablement le début du processus d’intégration du nouveau salarié. Ce document devrait donc refléter la culture et les valeurs de l’entreprise, et donner un aperçu de l’environnement de travail.

Pour cela, travaillez la forme. Celle du document lui-même (papier ou digital, succession de chapitres ou utilisation du storytelling…), mais également le ton adopté.

Pensez aussi à montrer la façon dont s’appliquent les valeurs de l’entreprise. Présentez la politique concernant la formation, ainsi que les actions de mécénat ou de soutien aux associations.

Cette partie peut aussi passer en revue les différents accords collectifs signés par la société.

5) Mettre en avant les informations pratiques

Ce point est véritablement au cœur du livret d’accueil, qui doit contenir des réponses pour l’ensemble des questions pratiques que se pose le salarié.

On devrait notamment y trouver les informations utiles concernant :

  • la restauration, le CE, la salle de sport
  • l’infirmerie et la médecine du travail
  • les consignes de sécurité
  • les transports (participation aux frais, système de covoiturage, parking…)
  • l’accès au site (horaires et mesures de contrôle)
  • les coordonnées de l’assistante sociale et des représentants du personnel

Cette section peut aussi contenir le règlement intérieur de l’entreprise.

6) Détailler les informations RH

Connaître l’ensemble des dispositifs RH est indispensable pour réussir son arrivée dans une entreprise. Les avantages offerts, d’une part, contribuent à l’engagement et à la motivation du nouveau salarié. Et d’autre part, certains points sont parfois plus délicats à aborder dès les premiers jours avec son manager : mieux vaut intégrer les réponses dans le document.

Assurez-vous donc de présenter dans le livret d’accueil :

  • le nom et les coordonnées du RH de proximité référent pour le salarié
  • les informations concernant les horaires de travail et le télétravail
  • le fonctionnement de la paie et des congés
  • les modalités de fonctionnement de l’intéressement, de la participation, de l’épargne salariale et du compte épargne-temps
  • les informations concernant la mutuelle et la prévoyance

Vous pouvez également préciser ici quelle est la convention collective applicable.

7) Passer en revue les principaux outils internes

Enfin, réussir son livret d’accueil c’est aussi présenter au nouvel arrivant l’ensemble des outils dont il va se servir au quotidien. Il ne s’agit pas ici de parler des logiciels nécessaires à son poste : son manager et ses collègues se chargeront de les lui présenter.

Mieux vaut insister sur les outils communs à tous les salariés, tels que :

  • l’application de chat
  • le SIRH pour la pose des congés et des absences
  • ou encore l’application interne et l’intranet

Pensez aussi à donner le dernier exemplaire du journal interne à votre nouvel employé lorsque vous lui remettrez son livret d’accueil. Il pourra ainsi se plonger directement dans les différentes facettes du quotidien de l’entreprise !