La semaine dernière, on vous parlait de la tendance des chatbots en communication interne. A l’ère de la conversation, cette technologie est l’héritière de la messagerie instantanée, elle-même plus utilisée désormais que les réseaux sociaux. Or, en entreprise aussi, cet outil se développe pour transformer les liens entre les collaborateurs.

ReportLinker a récemment mené une enquête auprès de 513 travailleurs aux Etats-Unis afin de comprendre l’usage de la messagerie instantanée au travail, d’évaluer la popularité des différents outils et d’analyser le risque qu’ils comportent. Retour sur les points saillants de cette étude :

A noter tout d’abord que le mail reste prince dans le royaume des échanges : considéré comme outil principal par la moitié des répondants, il devance largement les échanges physiques (appels ou réunions), qui n’ont la préférence que de 19% des sondés.

Mais revenons aux outils de messagerie instantanée : s’ils dominent la communication privée, ils ne sont pas toujours utilisés ni accessibles en milieu professionnel. En effet, si 28% des sondés indiquent les avoir adoptés, ils ne sont considérés comme un outil “principal” que par 8% des personnes interrogées. Penchons-nous maintenant sur leur disponibilité en entreprise : moins de la moitié des travailleurs sondés (43%) indiquent disposer d’un messagerie instantanée professionnelle. Ce chiffre, que l’on s’attend à voir croître dans les prochaines années, concerne à l’heure actuelle les personnes travaillant dans la tech avant tout. Il convient donc de souligner une véritable disparité parmi les entreprises : si le mail fait l’unanimité, l’arrivée de nouveaux outils n’a pas systématiquement modifié les modes de communication professionnelle.

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Parmi les outils les plus connus, Skype est le logiciel le plus utilisé (29%), suivi de Facebook Messenger (22%), Lync (19%) et Slack (5%). Microsoft continue donc de dominer le marché, quand l’utilisation de Facebook augmente dans le milieu professionnel – montée en puissance soutenue par le lancement de Workplace by Facebook. Inutile de préciser qu’ils sont avant tout plébiscités dans les entreprises internationales, où la messagerie instantanée est utilisée par 62% des salariés. En effet, elle permet de lancer des conversations privées comme groupées, et aident ainsi les équipes à collaborer, à gagner en productivité, et à suivre les projets, même de loin.

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Vers une collaboration plus efficace

L’efficacité (22%) et le travail d’équipe (14%) sont considérés comme les principales raisons d’utiliser une application de messagerie instantanée. Parmi les salariés les plus accros, 45% expliquent que ces outils les rendent plus productifs, 14% indiquent qu’ils réduisent ainsi leur volume de mails, 12% en apprécient la flexibilité et 10% trouvent ces outils faciles à utiliser.

Mais elles favorisent également le travail d’équipe : près de la moitié des répondants pensent que la messagerie instantanée encourage la collaboration. En réalité, il faut noter que plus les travailleurs pensent que ces outils améliorent la collaboration au travail, plus ils imaginent un lien entre une amélioration de leur productivité et la messagerie instantanée.

 

Pour terminer, elle facilite le télétravail, pratique de plus en plus fréquente, aussi bien en startup qu’au sein d’entreprises multinationales. Dans cette situation, les sondés utilisent avant tout la vidéoconférence (71%), mais aussi la messagerie instantanée (60%)

Sur le site Marginalia, le co-fondateur de ReportLinker, Benjamin Carpano, livre son analyse : « Les applications de messagerie instantanée bénéficient aux entreprises, elles facilitent la communication parmi les salariés. En effet, elles permettent de réduire le nombre de mails et d’échanger rapidement en cas de situation critique. En outre, elles encouragent les échanges informels, renforçant ainsi les relations, et créant un meilleur esprit d’équipe. »

 

Les risques de la messagerie instantanée

Les outils de messagerie instantanée présentent plusieurs formes de risques : elles ouvrent la porte à des virus, peuvent réduire la productivité ou diffuser du contenu inapproprié sur un espace professionnel. C’est pourquoi plusieurs entreprises mettent en place des mesures pour contrôler et restreindre l’accès de leurs salariés à internet – plus de la moitié des sondés par ReportLinker disent subir une restriction quant à l’accès à certains sites. A noter que cette situation est moins fréquente dans les entreprises de moins de 50 salariés, dont 62% indiquent offrir à leurs employés un accès illimité à internet.

Autre désavantage des application de messagerie instantanée : elles peuvent être stressantes ! Selon 24% des personnes interrogées ressentent une pression et se sentent obligés de répondre instantanément, même si cela vient les interrompre au milieu d’une tâche

Le manque de confidentialité est également une préoccupation importante, puisque 57% des répondants pensent qu’il est impossible d’être certain que les conversations sur des outils utilisés professionnellement restent privées.

 

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