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Comment organiser une convention annuelle virtuelle ?

L’année 2020 a entraîné de nombreuses adaptations dans les modes de travail. Cela s’étend également aux événements internes, y compris ceux destinés à rassembler tous les employés. Voici donc comment organiser une convention annuelle virtuelle.

 Cette année, le repas de Noël en entreprise risque de ne pas avoir lieu. Pourtant, les derniers mois ont été rudes et vos employés auraient bien besoin d’un moment de détente. Si les rassemblements physiques ne sont plus d’actualité, vous pouvez cependant opter pour un événement en ligne.

C’est d’autant plus important si votre entreprise a l’habitude d’organiser un événement interne à cette période de l’année. Vos salariés en télétravail se sentent probablement isolés, et ceux sur le terrain n’ont peut-être pas le moral au beau fixe. Il est donc nécessaire de leur montrer, concrètement, qu’ils font partie d’une communauté sur laquelle ils peuvent compter.

Événement en ligne, mais événement social

Car organiser une convention annuelle virtuelle a un double objectif. L’événement contribue à renforcer à la fois les liens entre les employés et leur sentiment d’appartenance. Il s’agit en effet d’offrir aux salariés une occasion de retrouver leurs collègues dans un contexte informel. Ceci afin d’encourager l’engagement collaborateur, parfois mis à mal en raison du télétravail prolongé.

Mais pour cet événement en ligne, les équipes de communication interne ne peuvent pas se permettre de conserver les codes habituels. Les salariés ne pourront pas circuler dans un même lieu et discuter au hasard des rencontres ou autour du buffet. Il faut alors imaginer un nouveau type d’événement à part entière.

C’est ainsi que Bananatag, habituée à organiser des fêtes internes au cours de l’année, a imaginé un format en ligne inédit pour sa soirée d’Halloween. Son but était, en premier lieu, de permettre à ses collaborateurs, en télétravail, de pouvoir créer des liens entre eux.

Organiser une convention annuelle virtuelle, mode d’emploi

Tout d’abord, il vous faut déterminer le thème de l’événement. Votre convention annuelle virtuelle, comme son nom l’indique, a vocation à revenir tous les ans. Le thème doit donc à la fois être récurrent d’une année sur l’autre, et suffisamment informel pour permettre d’instaurer une ambiance décontractée. Les fêtes de fin d’année sont donc plus appropriées que la publication des résultats annuels, par exemple.

Ensuite, définissez une date et un horaire. Optez pour un créneau qui permette de rassembler le maximum d’employés, y compris ceux ayant des enfants ou travaillant de nuit. Si besoin, vous pouvez envisager d’organiser l’événement sur plusieurs jours, afin qu’aucun salarié ne se sente mis de côté.

Cette deuxième piste peut aussi s’avérer nécessaire si vos collaborateurs sont très nombreux. Même si l’outil choisi vous permet d’accueillir des centaines de participants, veillez à ce que la convention annuelle virtuelle puisse rester chaleureuse.

Réconcilier contraintes numériques et attentes humaines

Comment faire pour regrouper les gens et favoriser les discussions informelles, alors que chacun reste physiquement chez soi ? Comment offrir une réelle expérience événementielle, sans possibilité d’offrir un buffet, une décoration, une ambiance musicale ?

Pour Bananatag, la solution a consisté à apporter un peu de l’événement directement chez les employés. Tous ont reçu un colis la semaine précédant la fête d’Halloween. Ce paquet contenait à la fois des friandises à grignoter et des accessoires pour participer aux animations en ligne. Tous les participants ont ouvert le leur en même temps, une fois connectés via Zoom.

Ainsi, chacun disposait d’une base commune lors du lancement de l’événement. L’idée peut être déclinée de nombreuses manières, en faisant attention toutefois à respecter les goûts et impératifs alimentaires des différents participants.

Pour le reste de la soirée, optez pour un mélange entre :

  • discussions en petits groupes (déterminés à l’avance) autour d’une activité commune (dans le cas de Bananatag, c’était de la sculpture sur citrouille)
  • jeux participatifs en ligne, quizz, etc.
  • et un ou deux moments communs à tous les participants, autour d’un petit mot d’un dirigeant par exemple, ou pour annoncer les gagnants des jeux et quizz.

La difficulté de l’exercice consiste à trouver des animations amusantes et qui ne soient pas une corvée. Pensez notamment aux personnes réservées et timides !

L’importance de la communication autour de la convention annuelle virtuelle

Encore plus que pour un événement physique, la communication interne joue un rôle essentiel. Les salariés n’auront pas de trajet à faire pour se rendre sur place… Puisqu’ils resteront chez eux. À vous alors de créer ces moments d’attente. Faites en sorte qu’ils soient dans un bon état d’esprit le moment venu !

Faites du teasing régulièrement à l’approche de la convention annuelle virtuelle, donnez-leur des indices sur le thème, proposez-leur un premier jeu-concours en annonçant que les résultats seront révélés pendant la soirée… Autant de manières de créer de l’excitation et de l’impatience.

Le rôle de la communication interne est ici d’inciter les salariés à participer, en leur donnant un aperçu de ce que leur réserve l’événement. Optez pour un ton informel, pour marquer le fait qu’il s’agira plus d’un moment convivial que d’une obligation corporate.

À l’issue de la convention annuelle virtuelle, n’hésitez pas à réaliser un sondage auprès des participants pour savoir ce qui leur a plu et ce qu’ils n’ont pas aimé. Cela vous permettra de disposer de bonnes bases pour l’édition de l’année prochaine !

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