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Coronavirus et communication interne

Alors que l’épidémie de coronavirus COVID-19 est toujours au stade 2 en France, voici nos suggestions pour aborder cette crise sanitaire en interne.

Trajets quotidiens en transports en commun, réunions, déplacements professionnels… Les salariés rencontrent en permanence des situations dans lesquelles ils peuvent craindre d’être affectés par le coronavirus COVID-19. En rappelant les consignes officielles à observer, l’entreprise participe à la limitation de la propagation du virus.

L’importance de communiquer en interne sur le coronavirus

Un employeur a également l’obligation d’« assurer la sécurité et protéger la santé physique et morale des travailleurs » (article L. 4121-1 du Code du Travail).

De nombreuses organisations mettent donc en place des mesures concrètes, comme :

  • la mise à disposition de gel hydroalcoolique
  • l’annulation de certaines réunions
  • le report de voyages professionnels
  • la mise en place du télétravail

Autant de mesures dont les employés doivent être informés le plus rapidement possible.

Le rôle de l’entreprise est également de répondre aux interrogations de ses salariés. Il s’agit aussi de les informer des éventuels cas détectés en interne. L’objectif est alors d’accroître la sensibilisation pour limiter la propagation.

Comment communiquer en interne sur le coronavirus

Avant d’élaborer vos contenus, rappelez-vous que votre but principal est d’informer, et non d’inquiéter. Prévoyez donc une tonalité factuelle.

Vérifiez ensuite les consignes officielles. Elles peuvent évoluer, et il vous faut diffuser les bonnes informations. Un point doit également être fait avec la direction de l’entreprise. Il s’agit de recenser toutes les mesures particulières prises en interne. Ainsi, vous pourrez donner aux salariés une vision globale et exhaustive.

Contactez également le médecin du travail. Il est votre premier interlocuteur si vous souhaitez éclaircir certains points dans vos communications. N’hésitez pas à lui donner la parole, au travers d’une interview par exemple.

Une communication précise et efficace

Comme évoqué plus haut, il est essentiel de rester factuel. Dans un contexte d’épidémie, il est fréquent d’entendre des rumeurs ou des lieux communs. Vous devez donc rassurer les employés et contribuer à la diffusion des bonnes informations.

Couvrir les différents impacts de l’épidémie de coronavirus…

Vos contenus devraient alors rappeler :

  • les consignes officielles
  • les consignes en interne, avec des liens vers les notes de service éventuelles
  • mais aussi les numéros de téléphone à contacter en cas de doute
  • et les précautions à prendre pour voyager (si des déplacements professionnels sont maintenus)

Vous pouvez aussi prévoir une communication dédiée pour les employés concernés par une mise en quarantaine. Certains peuvent revenir d’une zone à risque, ou côtoyer une personne qui en revient.

Il s’agit alors de leur rappeler les modalités à observer, et de répondre à leurs questions. Et celles-ci ne concernent pas uniquement la santé. Les salariés ont aussi besoin de connaître les impacts sur leur rémunération. Vous pouvez notamment vous appuyer sur les Questions/Réponses du Ministère du Travail.

… en privilégiant la clarté

Vos communications doivent être efficaces et claires. Mais si le fond doit rester factuel, vous pouvez travailler la forme pour donner plus d’impact à votre message.

Privilégiez donc les contenus rapides à lire ou à regarder. De courtes vidéos ou des infographies, par exemple, sont adaptées pour ce type de communication.

Gardez aussi à l’esprit que vous aurez sûrement besoin de faire des mises à jour. Ainsi, un article sur l’intranet faisant le point sur la situation devra être remanié en fonction des évolutions.

Une diffusion globale

Pour être efficace, votre campagne de communication doit être accessible à tous. Vous devez donc la diffuser le plus largement possible.

Pour cela, utilisez l’ensemble des relais de communication, notamment :

  • l’intranet
  • l’application interne
  • les newsletters internes
  • les pushs mail, surtout si vous incitez vos collaborateurs à faire du télé-travail
  • l’affichage dans les lieux de passage (réfectoire, sanitaires, ateliers…)
  • voire un live-chat sur le réseau social d’entreprise pour répondre aux questions des salariés sur les consignes spécifiques à votre société

Appuyez-vous également sur les managers. Leur appui est essentiel, notamment pour s’assurer que les informations parviennent bien aux employés non-connectés.

Et si votre entreprise est implantée dans plusieurs pays, il est impératif d’adapter vos messages aux différentes situations locales. Là encore, l’objectif est de prévenir et non d’inquiéter.

Dans ce contexte sanitaire particulier, le rôle de la communication interne est primordial. Transparence et efficacité sont plus que jamais de mise pour une diffusion optimale des bonnes informations. Les entreprises joueront ainsi leur rôle dans la lutte contre l’épidémie.

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